Bolniški list (eBol) in evidenca delovnega časa - Popolna avtomatizacija

1. Kaj je eBOL?

eBOL je kratica za elektronski bolniški list oziroma elektronsko potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela. Gre za digitalno izdano in upravljano potrdilo, ki v celoti nadomešča klasični papirni bolniški list. Njegova pravna podlaga izhaja iz uredb ZZZS in povezanih izvajalskih aktov, s katerimi se ureja izdaja ter prenos podatkov o bolniških odsotnostih med zdravstvenimi izvajalci in delodajalci.

Elektronska izdaja pomeni, da osebni zdravnik ob potrditvi bolniške odsotnosti podatke vnaša neposredno v informacijski sistem ZZZS, eBOL pa je tako produkt tega vnosa – z digitalnim podpisom in evidentiranimi podatki o trajanju, razlogu in statusu zadržanosti od dela.

2. Kako in kdaj se uporablja eBOL?

Uporaba eBOL je zakonsko določena in praviloma obvezna oblika potrdila o upravičeni zadržanosti od dela za večino zavarovancev in delodajalcev v Republiki Sloveniji.

Od 1. februarja 2020 se bolniška odsotnost praviloma izdaja v elektronski obliki, ne glede na to, ali delodajalec do eBOL dostopa prek portala SPOT (eVEM) ali preko povezanega informacijskega sistema. Papirni bolniški list se uporablja le v zakonsko določenih izjemah.

Postopek uporabe eBOL je sledeči:

• Zdravnik izda eBOL ob začetku in ob različnih spremembah bolniškega stanja (na primer sprememba diagnoze ali zaključek obdobja bolniške) ter ob zaključku vsakega koledarskega meseca, če zadržanost še traja.
• Delodajalec prevzame eBOL prek portala SPOT ali z uporabo spletnih storitev/vmesnikov (npr. preko vmesnika eBOL in eNDM, ki omogoča integracijo z drugimi sistemi).
• Zavarovanec ne more več dostavljati papirnih bolniških listov delodajalcu, razen v izjemah (zaposleni pri fizičnih osebah, tujci brez dostopa do SPOT, verski uslužbenci itd.).

Elektronska narava eBOL poenostavi administrativne procese in zmanjša ročne vnose podatkov ter napake, hkrati omogoča bolj ažurne in točne podatke za obračun plač in zahtevek za refundacijo nadomestila plače.

3. SPIRIT portal eVEM in prevzem eBOL

SPIRIT-ov portal SPOT je centralna državna platforma za poslovanje podjetij ter upravni dostop do različnih storitev, med katerimi je tudi prevzem eBOL. Delodajalec z digitalnim potrdilom (in ustreznimi pooblastili) preko portala SPOT dostopa do eBOL-ov svojih zaposlenih.

Alternativno se lahko eBOL integrira neposredno v drugo aplikacijo (kadrovsko, obračunsko,…) s pomočjo vmesnika eBOL in eNDM. Ta pristop omogoča avtomatiziran prenos in obdelavo brez vmesnih korakov na portalu.

eBOL je dostopen v PDF in XML obliki, kar omogoča strojno obdelavo in ujemanje z internimi podatki v sistemih delodajalcev.

VIR: SPOT

4. Beleženje evidence delovnega časa in eBOL

Zakonodaja o evidencah na področju dela in socialne varnosti je v letu 2023 uvedla spremembe, ki določajo, kaj mora vsebovati evidenca delovnega časa (ZEPDSV). Med drugim je obvezna elektronska evidenca dejavnikov, ki vplivajo na prisotnost (npr. začetek in konec delovnega časa, odmori, posebne razmere itd.).

Čeprav eBOL kot tak ne predstavlja evidenčnega sistema delovnega časa, je kritični vhodni element, ker standardno določa odsotnost zaradi bolezni, ki se mora odraziti v evidenci delovnega časa in prisotnosti vsakega zaposlenega.

Princip je, da evidenca delovnega časa ne sme retroaktivno spreminjati odsotnosti, temveč mora biti evidentirana in ažurna, zato integracija eBOL v evidenco delovnega časa pomeni:

• Samodejni prevzem ure odsotnosti iz izdanega eBOL.
• Usklajevanje podatkov v evidenci z dejanskimi eBOL-i (datum začetka in konca, razlog odsotnosti ipd.).
• Zagotavljanje dostopa zaposlenim do lastnih podatkov o odsotnosti.

V praksi delodajalci, ki še ne uporabljajo sofisticiranih sistemov, prevzamejo eBOL preko portala SPOT in ročno posodobijo evidenco časa; bolj avtomatizirani sistemi pa omogočajo avtomatski uvoz in obdelavo eBOL podatkov, čemur sledi naslednje poglavje.

5. Optimiziran proces s Špicino rešitvijo eBOL

Špicina rešitev za eBOL je tehnično orodje in modul, ki povezuje prevzem eBOL iz portala SPOT (eVEM) z evidenco delovnega časa. eBOL je na voljo tako za Špicino »on-prem« rešitev Time&Space (poglej video: Prenos eBOL), kot za rešitev v oblaku All Hours.

Glavne značilnosti in praktične koristi so:

• Avtomatiziran prevzem eBOL iz državnega portala v interno evidenco. eBOL se prevzame enkrat in se enotno uporabi kot podlaga za evidenco odsotnosti, obračun plač in druge povezane procese.
• Uskladitev evidence delovnega časa z eBOL. Na primer, celodnevne bolniške odsotnosti zapolnijo celotni plan delovnih ur, krajše pa se vpišejo glede na uradno trajanje, kot je razvidno iz eBOL.
• Ujemanje zaposlenih glede na identifikatorje (ujemanje se lahko zagotovi po imenu, priimku in rojstnem datumu ali ZZZS številki) za avtomatsko povezavo eBOL s sistemskimi podatki.
• Podpora za storniranje in posodobitve: Če zdravnik prekliče ali spremeni eBOL, aplikacija posodobi ali stornira vnos v evidenci odsotnosti, kar ohranja skladnost s spremembami v uradnih podatkih.

Takšna avtomatizacija zmanjša ročno delo, napake in časovno zamudo, povečuje pa pravilnost plačil, poročanja in usklajevanja odsotnosti s pravnimi zahtevami.

Ključne prednosti uporabe Špica eBOL

Poglejmo si nekaj ključnih prednosti uporabe Špica eBOL rešitve in integracije sistema za evidenco delovnega časa z eBOL sistemom:

1. Razbremenitev kadrovnikov

Odprava ročnega spremljanja SPOT portala, prenašanja datotek, preverjanja popolnosti in ročnega vnosa odsotnosti v evidenco delovnega časa.

2. Razbremenitev računovodstva

Odprava naknadnih popravkov obračunov plač zaradi pozno izdanih, manjkajočih ali spremenjenih eBOL ter zmanjšanje komunikacijskih zank med HR, računovodstvom in zaposlenimi.

3. Večja natančnost obračuna plač

Neposreden prenos uradnih podatkov (obdobje, razlog, trajanje) zmanjša tveganje napačnega razreza bolniške (npr. breme delodajalca ali ZZZS).

4. Zmanjšanje tveganja napačnih povračil

Pravilno in pravočasno strukturirani podatki omogočajo pravilno pripravo zahtevkov za nadomestila brez dopolnitev in zavrnitev.

5. Odprava podvajanja podatkov

eBOL se vnese enkrat in se nato uporablja hkrati za evidenco odsotnosti, obračun plač in poročanje.

6. Doslednost evidence delovnega časa

Evidenca odsotnosti temelji na uradnem viru (ZZZS), kar zmanjšuje razhajanja med dejanskim stanjem, evidenco in obračunom. Zakonska skladnost je večja.

7. Boljša sledljivost, revizijska sled in zaščita osebnih podatkov

Program za evidenco delovnega časa, kot je All Hours, omogoča revizijsko sled. Tako obstaja jasna povezava med eBOL, evidenco odsotnosti in obračunom plač, kar omogoča dokazljivost ob inšpekcijah ali notranjih revizijah.

Manj ročnega rokovanja z občutljivimi zdravstvenimi podatki pomeni manj izpostavljenosti tveganjem po GDPR.

8. Boljša uporabniška izkušnja zaposlenih

Manj poizvedb zaposlenih glede bolniške, manj sporov glede obračuna in več transparentnosti.

Nujna optimizacija za sodobni digitalni svet

Digitalizacija bolniških listov z eBOL je pravna norma in praktična nuja za delodajalce v Sloveniji. Od 1. 2. 2020 je prevzem, obdelava in arhiviranje bolniških listov izveden izključno elektronsko, kar ustreza načelom digitalnega poslovanja in omogoča bolj robustno evidenco delovnega časa.

Ključno je predvsem to, da poveča natančnost in prihrani čas. Pravilna integracija eBOL z evidenco delovnega časa poleg prihrankov časa omogoča tudi večjo skladnost z zakonodajnimi zahtevami o transparentnem vodenju časovnih evidenc.