Načrtovanje delovnega časa je lahko vaša konkurenčna prednost

Kaj je programska oprema za načrtovanje delovnega časa zaposlenih?

Zato je premišljeno načrtovanje delovnega časa zaposlenih eden temeljih pogojev za zagotavljanje poslovnih uspehov.

Toda načrtovanje delovnega časa je lahko zelo zapleteno. Številna podjetja že posegajo po digitalnih rešitvah. Te pa na žalost niso vedno tako učinkovite, kot se zdijo na prvi pogled.

Kako torej najti programsko opremo za načrtovanje delovnega časa zaposlenih, ki najbolj ustreza potrebam vašega podjetja?

V tem zapisu z vami delimo nekaj nasvetov, kako najti pravo rešitev za načrtovanje delovnega časa, in predstavljamo pomisleke, ki jih je vredno upoštevati.

Glavni cilj načrtovanja delovnega časa zaposlenih je dosledno zagotavljati, da je ustrezno število zaposlenih s pravimi kompetencami ob pravem času na pravem mestu. Z drugimi besedami – zagotoviti, da so usposobljeni zaposleni v vsakem trenutku tam, kjer morajo biti.

Zahtevano število zaposlenih se lahko spreminja na kratki, srednji in dolgi rok, prisotni pa so tudi še drugi dejavniki, kot so pomanjkanje osebja, čas nedejavnosti, nadure in podobno.

Načrtovanje delovnega časa je osrednja odgovornost vodje kadrovanja in vodje upravljanja. Načrtovanje kadrovskih kapacitet in stroškov lahko dolgoročno vpliva na korporativno načrtovanje in strategijo podjetja, zato je natančno obvladovanje tega kompleksnega procesa načrtovanja čedalje pomembnejše.

Načrtovanje delovnega časa zaposlenih ni preprosto, če upoštevamo:

• kompleksnost postopka,
• visoke zahteve glede kakovosti podatkov (napake v načrtovanju delovnega časa zaposlenih lahko povzročijo ogromno težav),
• večje število ljudi, vključenih v proces načrtovanja,
• potrebe po hitrem usklajevanju vsakodnevnih procesov ter
• številne vire informacij in potrebe po načrtovanju.

Programska oprema za načrtovanje delovnega časa je v marsikaterem podjetju zato nepogrešljivo orodje. Poleg tega, da zmanjša količino truda, vloženega v načrtovanje delovnega časa, poskrbi tudi za natančnejši proces načrtovanja, saj zagotavlja popolno preglednost vseh ciljev načrtovanja.

Ročno načrtovanje in upravljanje urnikov izmen ter načrtovanje delovnega časa s slabo programsko opremo sta preveč dolgotrajna in dolgočasna.

Oseba, ki načrtuje delovni čas zaposlenih, mora upoštevati večje število dejavnikov, kot so interni dogovori podjetja, zakonski predpisi in želje zaposlenih.

Razporedi dolžnosti, ustvarjeni v Excelu ali napisani na papir, lahko privedejo do okornih seznamov z napakami, odvečne dokumentacije in zamud v elektronski ali telefonski komunikaciji.

Ne glede na omenjene težave veliko podjetij še vedno planira delovni čas z Excelom.  Za njih smo razvili brezplačno aplikacijo, ki omogoča, da plan narejen v Excelu uvozijo v spletno aplikacijo Workforce Scheduler, ki ga avtomatično pretvori v veliko bolj pregledno in interaktivno predglednico.

Digitalno načrtovanje izmen pa prinaša številne prednosti za vodstvo, kadrovsko službo, osebe, zadolžene za načrtovanje delovnega časa, in ne nazadnje za zaposlene.

Rešitev za načrtovanje delovnega časa zaposlenih je v pomoč pri:

• ustreznem načrtovanju posameznih in rotacijskih izmen,
• izdelovanju pregledov ob upoštevanju dnevnih evidenc prisotnosti zaposlenih in načrtovanih letnih dopustov,
• podpiranju analize razporeda zaposlenih in načrtovanih dopustov ter izdelovanju razporeda dolžnosti za vsakega zaposlenega.
• Programska oprema za načrtovanje delovnega časa zaposlenih je običajno za vse panoge enaka. Ne glede na to pa obstajajo rešitve za določene sektorje, kot so zdravstvo, trgovina na drobno, družbene ustanove, upravljanje objektov in prirejanje dogodkov.

Kakšne so prednosti programske opreme za načrtovanje delovnega časa zaposlenih?

Uvedba programske opreme za planiranje delovnega časa zaposlenih prinaša več prednosti:

podjetje bo kadrovalo pametneje in učinkoviteje, se izognilo dragim naduram in času nedejavnosti, znižalo kadrovske stroške, motiviralo svoje zaposlene ter z natančnim in preglednim načrtovanjem izboljšalo zadovoljstvo vseh zaposlenih.

Slika: Uporabniški vmesnik aplikacije Workforce Scheduler

Programska oprema za načrtovanje delovnega časa zaposlenih prinaša naslednje prednosti:

• avtomatizacijo,
• prilagodljivost,
• optimizacijo stroškov,
• preglednost,
• ohranjanje zaposlenih,
• varstvo podatkov in skladnost z delovno zakonodajo.

1. Avtomatizacija kot ključ do natančnega načrtovanja delovnega časa zaposlenih

Z avtomatizacijo postopkov načrtovanja prihranimo čas in preprečimo napake. To velja tudi za načrtovanje delovnega časa zaposlenih.

Ročno ustvarjanje zapletenih razporedov dolžnosti s kupi papirja in tabelami v Excelu, ki ne povzročajo ničesar drugega kot preglavice, zahteva preveč časa. Z digitalnim načrtovanjem delovnega časa zaposlenih je veliko procesov avtomatiziranih, kar prihrani ogromno časa.

Tudi načrtovanje izmen je postopek, v katerem se pogosto pojavljajo napake, zlasti če se izvaja ročno. Osebe, ki načrtujejo izmene, morajo upoštevati številne dejavnike in urnike dosledno prilagajati spreminjajočim se okoliščinam.

Ročno vnašanje nalog, dogovorjenih po telefonu, v urnik izmen ni le zamudno – pogosto privede do nedoslednosti in nepotrebnih nadur. Naknadni popravki in spremembe urnika lahko povzročijo še več napak.

Takšnim napakam se je mogoče izogniti s pomočjo programske opreme za načrtovanje delovnega časa, saj so tovrstni procesi avtomatizirani. Spremembe v urniku so vidne takoj, pametna programska oprema pa zazna neskladja v urniku in vas opozori, ali poskušate zaposlenemu večkrat dodeliti isto izmeno ali zaposlenemu izmene ni mogoče dodeliti zaradi dopusta ali bolniške odsotnosti.

V primeru ročnega načrtovanja delovnega časa morate informacije med postopkom načrtovanja iskati tudi v drugih datotekah, kot so razporedi dopustov in podobno.

2. Prilagodljivo odzivanje na spremembe

Priprava razporeda dolžnosti je lahko zelo dolgotrajna, saj je za to, da ugotovite, kateri zaposleni so na voljo, treba opraviti več telefonskih klicev ali napisati več elektronskih sporočil.

Digitalna rešitev s pomočjo hitrih, neposrednih in nezahtevnih komunikacijskih kanalov omogoča prilagodljivo in hitro odzivanje na spremembe.

Ko je urnik izmen objavljen, je dostopen vsem zaposlenim, zato ni treba obveščati vsakega zaposlenega. Prav tako zaposlenim za komunikacijo ni treba uporabljati nobenih zasebnih komunikacijskih kanalov.

3. Optimizacija stroškov

Ko je opredeljeno, kaj je za pripravo in izvedbo projekta nujno, programska oprema za načrtovanje delovnega časa zaposlenih pomaga učinkovito razporediti kadre, obenem pa skozi celotno izvajanje projekta spremlja finančne rezultate.

Trud in čas, ki ju je treba vložiti v načrtovanje delovnega časa zaposlenih, sta zdaj zanemarljiva. To zagotavlja večjo učinkovitost, zmanjšuje stres ter prihrani delo in denar.

Programska oprema nudi popoln pregled nad razporedom zaposlenih, obenem pa pomaga preprečiti ozka grla zaradi pomanjkanja kadrov in posledične zaplete.

Učinkovito načrtovanje delovnega časa zaposlenih zagotavlja, da so zaposlenim naloge dodeljene v skladu z njihovimi poklicnimi kompetencami. Na ta način se prepreči preobremenjenost zaposlenih in morebitne zamude v izvedbi projektov, ki bi lahko podjetje drago stale.

4. Boljši pregled in večja preglednost vsem uporabnikom

Tabele v Excelu in obrazci na papirju pogosto povzročajo preglavice, saj je treba iskati in med seboj primerjati podatke, ki so v različnih stolpcih.

Digitalne rešitve za načrtovanje delovnega časa zaposlenih pa so zasnovane tako, da lahko oseba, zadolžena za načrtovanje, že na prvi pogled razbere, ali so vse izmene ustrezno zajete in kateri zaposleni so še na voljo.

Delovni čas zaposlenih se izračuna na spletu, morebitna neskladja pa se prikažejo takoj. Vsaka sprememba je razvidna v realnem času.

Poleg tega digitalno orodje nudi zaposlenim boljši pregled nad njihovim delovnim časom kadarkoli. Številne rešitve to možnost ponujajo v sklopu mobilne aplikacije.

5. Večje zadovoljstvo zaposlenih = večja zvestoba zaposlenih

Vse odlične rešitve za načrtovanje delovnega časa v proces načrtovanja vključujejo tudi zaposlene. Na ta način imate možnost, da na spletu kadarkoli pridobite posodobljen pregled nad razporedom svojih dolžnosti in morebitnimi spremembami.

Postopki načrtovanja delovnega časa so razumljivi vsem zaposlenim. Nekatere programske rešitve zaposlenim omogočajo, da se samostojno prijavijo na razpoložljive izmene. To spodbuja samoodločanje in povečuje zadovoljstvo med zaposlenimi, obenem pa preprečuje morebitne nesporazume.

Ne nazadnje pa programska rešitev poskrbi, da organizacija ostaja v koraku s časom, kar povečuje pripadnost podjetju, predvsem med mladimi.

6. Skladnost z zahtevami glede varstva podatkov in delovne zakonodaje

Varstvo podatkov ima pomembno vlogo tudi pri načrtovanju delovnega časa zaposlenih. Osebne podatke, kot sta ime in naslov zaposlenega, pa tudi njegov delovni čas, dopust, bolniške odsotnosti ali nadure, je treba zaščititi ter preprečiti njihovo objavo in razkritje drugim zaposlenim.

Javna objava razporeda dolžnosti, ki je običajna praksa številnih podjetij, povzroča težave prav zaradi varstva podatkov.

Programska oprema za načrtovanje delovnega časa mora zato obenem izpolnjevati zahteve splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in ponujati vse funkcionalnosti. Zaposlenim mora omogočati dostop do razporeda njihovih dolžnosti, ne da bi jim omogočala dostop do osebnih podatkov drugih zaposlenih.

Vodstvo in kadrovske službe lahko z dodeljevanjem pravic v programski opremi natančno nadzorujejo, katere podatke lahko spremlja vsak zaposleni.

Digitalno vodenje evidence dela, odmorov ali odsotnosti pri nekaterih vzbuja strah pred 'transparentnostjo dela'.Toda uporaba ustrezne programske rešitve prinaša določene prednosti: Natančno vodenje evidenc delovnega časa je pogoj, da zaposleni upoštevajo pripadajoče odmore in čas za počitek.

Sistem omogoča tudi opozorila v primerih, ko čas odmora in počitka ni dosežen. Na ta način so zaposleni zaščiteni, delodajalec pa zagotavlja izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Katere funkcije vključuje programska oprema za načrtovanje delovnega časa zaposlenih?

Programske rešitve za načrtovanje delovnega časa imajo različne funkcije. Najpreprostejše različice ponujajo predloge za izmene, ki jih lahko oseba, zadolžena za načrtovanje, dodeli drugim zaposlenim, ter vodenje evidenc delovnega časa in odsotnosti.

Celovitejši sistemi pa lahko na podlagi trenutnih časovnih kontov in urnikov izračunajo tudi pričakovano prihodnje stanje časovnih kontov.

Poleg standardnih funkcij lahko nekatere rešitve prikažejo tudi, v kolikšni meri so zapolnjene posamezne kadrovske zahteve oziroma ali obstaja presežna ali premajhna zapolnjenost.

Celovita programska oprema za načrtovanje delovnega časa zaposlenih vključuje naslednje funkcije:

• predloge urnikov za načrtovanje delovnega časa,
• deljenje urnikov z vsemi zaposlenimi,
• izvoz kontov delovnega časa na podlagi izdelanih urnikov,
• pregled nad izpolnjenimi zahtevami glede na predviden urnik dela,
• upravljanje sprememb v izmenah in samodejno opominjanje zaposlenih na prihajajoče izmene,
• spremljanje razpoložljivosti zaposlenih, prošenj za odobritev dopusta in samih odobritev,
• uvoz podatkov iz kontov dela ali izvoz načrtovanih urnikov,
• napoved stroškov dela,
• prilagodljiv dostop do urnikov v realnem času z mobilno aplikacijo.

Kako izbrati pravo rešitev?

Na trgu je na voljo nešteto programskih rešitev, ki ponujajo funkcionalnosti za načrtovanje delovnega časa zaposlenih. Nekatere so izrecno namenjene načrtovanju delovnega časa, zato so te funkcionalnosti povezane s procesom načrtovanja.

Obstaja tudi več sistemov za vodenje evidenc delovnega časa in prisotnosti, ki ponujajo integrirane module za načrtovanje delovnega časa, ter celovitih programskih rešitev za kadrovske zadeve, ki med drugim omogočajo tudi načrtovanje delovnega časa. Vendar bodite previdni: vse rešitve za področje kadrovanja nimajo ustreznih funkcij za načrtovanje delovnega časa.

Ne glede na to, ali je to malo podjetje ali skupina z več kot 10.000 zaposlenimi – za vsako podjetje obstaja primerna programska oprema za razporejanje delovne sile. Pri odločanju je pomembno upoštevati, kateri delovni načini in procesi so podprti.

V Špici, kjer imamo več kot 30 let izkušenj, ponujamo preverjene rešitve za načrtovanje delovnega časa zaposlenih, ki so kos tudi najbolj zapletenim izzivom v panogah, kot so gostinstvo, trgovina na drobno, zdravstvo in druge.

Če želite izvedeti več, prelistajte našo brošuro o načrtovanju delovnega časa zaposlenih, nas pokličite ali nam pišite po elektronski pošti.