Cikel PDCA – Preprosta metodologija za stalne izboljšave in neustavljiv uspeh

Uvesti spremembo je enostavno, težje pa je uvesti spremembo, ki je učinkovita

Za uspešno implementacijo sprememb je potrebno upoštevati določene osnovne principe. Če se teh principov ne upošteva, je implementacija sprememb pogosto neučinkovita, ali pa dosežemo celo nasprotni učinek. 

Glavna razloga za neuspelo implementacijo sprememb sta naslednja:

1. uvedba površinskih sprememb v upanju, da bo rezultat drugačen;
2. impulzivno uvajanje sprememb brez sistematičnega in skrbnega pristopa.

Nikoli se ne smete osredotočiti le na fazo izvedbe in pozabiti na fazo načrtovanja pred njo in fazo analize, ki ji sledi. Tako se namreč lahko zgodi, da so spremembe preveč površinske (na bazi mnogih kompromisov) ali pa ne boste vedeli, katera sprememba prinaša želene rezultate in katera ne.

Poleg tega, veliko število sprememb, ki niso skrbno načrtovane in merjene, lahko prinašajo samo dodaten stres za organizacijo, brez resnega učinka. PDCA krog pomaga ravno pri tem, da se namesto sprememb, ki bi lahko vodile v še slabše rezultate, odločite za spremembe, ki so dejansko učinkovite. 

Okvir pomaga tudi pri preusmeritvi ("pivot"), kadar sprememba ni uspešna.

Cikel PDCA – preprost proces izboljšav v štirih korakih

Cikel PDCA ima štiri črke in tako tudi štiri faze. Najprej načrtujete (P – plan) spremembo na podlagi svojih predpostavk ali hipotez. Nato v zelo nadzorovanem okolju izvedete (D – do) načrtovano spremembo. Naslednji korak je preverjanje (c – check) rezultatov in analiza, kam spremembe vodijo.

Zadnji korak je ustrezno ukrepanje (a – act) oz. odločitev, ali boste spremembo ohranili ali se preusmerili na kaj drugega. Ko sprejmete to končno odločitev, spet začnete nov cikel načrtovanja in implementacije naslednje spremembe. Cikel se torej nikoli ne konča in tako lahko zlahka sledite procesu stalnih izboljšav. Znašli se boste v rastoči spirali sprememb.

Od tod izvira ime cikla PDCA, ki ga je treba upoštevati pri uvajanju kakršnihkoli sprememb. Koraki so naslednji:

• Plan (načrtuj) se nanaša na kaj in zakaj;
• Do (izvedi) se nanaša na izvajanje poskusov in testiranje;
• Check (preveri) se nanaša na analizo, razmislek in introspekcijo;
• Act (ukrepaj) se nanaša na implementacijo in korektivne ukrepe (preusmeritev);

Zdaj pa si vsako fazo cikla PDCA oglejmo še nekoliko podrobneje.

Načrtuj (P – plan) – vzemite si čas za razmislek in načrtovanje

Prvi logični korak v ciklu PDCA je načrtovanje. Usedite se in razmislite o končnem rezultatu, ki ga želite doseči, oziroma problemu, ki ga želite rešiti. 

Z načrtovanjem lahko razjasnite, katere vrste izboljšav želite uvesti, se odločite, katerim priložnostim boste sledili, in zapišete predpostavke (hipoteze ali utemeljena ugibanja), ki jih želite preveriti.

Prav tako morate analizirati in skrbno ugotoviti, kakšna sprememba vedenja vas bo najverjetneje pripeljala do želenega rezultata. Postaviti morate merljive in dosegljive cilje (tj. OKR oz. KPI), potrebujete pa tudi močan zakaj, ki vas bo čustveno opolnomočil in spomnil na razlog, zakaj nekaj želite doseči. 

V sklopu planiranja je potrebno analizirati tudi notranja in zunanja razmerja organizacije.

V fazi načrtovanja so vam lahko v pomoč naslednja vprašanja:

• Kaj je glavni problem oz. težava, ki jo želimo rešiti?
• Katere pristope smo že uporabili?
• Katere vire potrebujemo in imamo na voljo za izboljšave?
• Katerih posameznikov / oddelkov se dotika sprememba in kako se bodo odzvali?
• Katera je optimalna rešitev, ki bi jo morali preizkusiti?
• Kateri so glavni ključni kazalniki uspešnosti (KPI) oz. ključni rezultati? Kako bomo izboljšave merili?

Osnovni namen faze načrtovanja je zasnovati niz nadzorovanih poskusov, pri katerih se sprememba izvaja v obvladljivem obsegu, tako da lahko analizirate učinke, ki bi jih lahko imela na večji ravni. 

Dejstvo je, da lahko le z izvajanjem in preizkušanjem svojih predpostavk in nato z razmislekom o rezultatih ugotovite, ali so vaše predpostavke iz načrta pravilne ali ne.

Z izvajanjem in razmislekom se lahko odločite, ali so vaše hipoteze potrjene ali ovržene. To nas pripelje do faz »izvedi« in »preveri« cikla PDCA.

Izvedi (D – do) – implementacija načrta, da bi lahko spremljali spremembo

V fazi »izvedi« implementirate načrt. Na zelo nadzorovan način spremenite svoje vedenje, ureditev, proces, sistem ali kar koli drugega, kar lahko privede do drugačnega in po možnosti želenega rezultata. Načrt pravzaprav postane realnost.

Ko spremenite vedenje, postopek ali proces se spremeni tudi interakcija z okoljem, kar preoblikuje odnose in smer razvoja okolja. Vsaka sprememba v vzpostavljenem sistemu povzroči trenje in stres, kar posledično vodi v polarizacijo internih in eksternih dejavnikov.

Polarizacija pomeni, da mora vsak interni oz. eksterni dejavnik vaše spremembe zavirati ali podpirati. Ko začnete delovati drugače, se pojavijo zagovorniki sprememb in tisti, ki želijo stvari vrniti v prejšnje stanje. Do kakšne polarizacije bo prišlo, ne morete vedeti, skušate pa čim bolj predvideti.

To pomeni, da morate v načrtu upoštevati ne samo to, kako bo sprememba vplivala na ožje okolje, temveč tudi, kako bo vplivala na organizacijo kot celoto. Pravilno izvedeno fazo »izvedi« je lahko zaznati. 

Če pravilno implementirate katero koli spremembo, skoraj vedno:

• začnete z nečim novim;
• prenehate z nečim starim;
• ali oboje;

Preveri (C – check) – opazovanje, preučevanje, analiza in razmislek

Naslednji korak je analiza rezultatov. Pri koraku »preveri« ne gre za revizijo, temveč bolj za razmislek. Zato cikel PDCA nekateri raje imenujejo PDSA, kjer je »check« (preveri) zamenjan s »study« (preuči). 

Z refleksijo (ali introspekcijo, kot jo pogosto imenujemo) analizirate, kako je sprememba vplivala na vas in vaše okolje po spremembi.

V fazi preverjanja analizirate, kaj je šlo po načrtih in pričakovanjih ter kaj ne in kaj bi lahko naredili drugače, da bi dosegli boljše rezultate. Prav tako pripravite ideje za morebitne nadaljnje izboljšave in spremembe.

V fazi preverjanja potrebujete jasen odgovor na naslednja vprašanja:

• Kaj je šlo med poskusom dobro?
• Kaj ni šlo tako dobro?
• Kako bi lahko stvari naredili drugače?
• Kako lahko uvedemo novo spremembo?

V znanstvenem smislu v tej fazi opravite vrednotenje – rezultate primerjate z načrtom. Svoje hipoteze potrdite ali ovržete. Podatke pretvorite v informacije, da lahko pridete do končnih sklepov in spoznanj ter ustrezno ukrepate. 

V fazi preverjanja se na podlagi testiranja in poskusov naučite, kako ravnati. Gre za validirano učenje. Pri izvajanju faze preverjanja je lahko v veliko pomoč analiza 5 zakaj.

Ukrepaj (A – act) – izvedba korektivnih ukrepov in standardizacija

Zadnji korak v ciklu PDCA je ukrepanje na podlagi ugotovitev, ki ste jih pridobili s poskusom. Gre za izvajanje korektivnih ukrepov na podlagi vašega načrta, rezultatov poskusa in razmisleka. 

Glede izboljšave je treba sprejeti odločitev, ali:

• Vztrajati
• Se vrniti na prejšnje vedenje
• Preusmeriti – spremeniti z ohranitvijo temeljev
• Preizkusiti nekaj povsem novega

Če je sprememba prinesla želene rezultate, boste vztrajali. Novo vedenje bo postalo novo izhodišče, nov standardni način delovanja. Če sprememba ni delovala po pričakovanjih in je imela negativne učinke, imate dve možnosti: 

• Lahko se vrnete na staro vedenje ali 
• pa se delno preusmerite oz. se odločite za nekaj povsem novega.

Izjemno pomembna stvar, ki se je morate zavedati, ko pridete do faze ukrepanja, je, da tu obenem vstopate v nov cikel PDCA in že načrtujete novo izboljšavo in poskus. Cikel PDCA se nikoli ne ustavi, kar vodi k nenehnemu validiranemu učenju in izboljšavam.

Uporaba cikla PDCA za uvedbo sistema beleženja delovnega časa in prisotnosti

Poglejmo si sedaj povsem praktični primer, kako lahko cikel PDCA uporabimo za boljše upravljanje časa v podjetju.

V fazi načrtovanja podjetje najprej ugotovi težave ali neučinkovitosti pri trenutnem postopku beleženja delovnega časa in prisotnosti. To so lahko težave s točnostjo zaposlenih, z beleženjem opravljenih ur ali izračunavanjem nadur. 

Določijo se cilji za izboljšanje procesa, na primer manj zamujanja ali več natančnosti pri beleženju delovnega časa.

V naslednji fazi, fazi izvedbe, podjetje uvede načrtovane rešitve in izboljšave. To lahko vključuje uvedbo novega sistema za beleženje delovnega časa in prisotnosti (kot je npr. Špicina rešitev za evidenco delovnega časa), pripravo urnika za zaposlene ali izvedbo usposabljanja o novem postopku.

V fazi preverjanja podjetje izmeri in analizira rezultate. To lahko vključuje zbiranje podatkov o točnosti, spremljanje opravljenih ur ali izračun nadur, ki jih nato primerja s cilji, določenimi v fazi načrtovanja.

Na koncu, v fazi ukrepanja, pa podjetje na podlagi rezultatov analize sprejme ukrepe. To so lahko prilagoditve novega procesa, prilagoditve programske opreme, dodatno usposabljanje zaposlenih ali nadaljnje spremljanje procesa, da bi zagotovili, da ta poteka v skladu z načrti.

Z uporabo cikla PDCA v procesu spremljanja in upravljanja časa lahko podjetja nenehno izboljšujejo svoj proces in zagotavljajo natančno spremljanje delovnega časa in prisotnosti zaposlenih.

Uporaba cikla PDCA za boljše interno upravljanje časa

Če želimo biti še bolj inovativni, lahko cikel PDCA povežemo z internim upravljanjem časa v organizacijah. Cikel PDCA sestavljajo štiri faze in štirje vidiki, ki so izjemno pomembni pri internem upravljanju časa.

Načrtovanje = priprava urnika

Tako kot morate za optimalne rezultate načrtovati spremembe, morate načrtovati tudi človeške vire. Pomembno je, da pravo število ustrezno usposobljenih ljudi razporedite točno tja, kamor jih potrebujete, takrat, ko jih tam potrebujete. 

Za to fazo Špica ponuja rešitev za planiranja delovnega časa glede na realne potrebe (»Dynamic Scheduling«).

Izvedba = spremljanje časa

Ko nekaj začnete izvajati, morate začeti spremljati tudi čas in trud, porabljen za izvedeno nalogo. Upravljate in razmišljate lahko le o tem, kar izmerite. 

Za to fazo Špica ponuja rešitev Moderne evidence delovnega časa v oblaku. Za podrobno spremljanje se lahko uporabi tudi rešitev projektnega spremljanja porabe časa My Hours.

Preverjanje = analiza delovnega časa in prisotnosti: 

Če želite preveriti, ali je sprememba učinkovita, morate upoštevati podatke. Pri tem so bistveni podatki glede upravljanja delovnega časa in prisotnosti ter spremljanja časa projektov. 

Špicina moderna evidenca delovnega časa ponuja mnogo podrobnih poročil, ki lahko vodijo k izboljšanju interne učinkovitosti.

Ukrepanje = izboljšava časovnega vložka

Zadnji korak je izboljšava načina porabljanja časa zaposlenih na podlagi analitike. Zaposleni morajo čas usmeriti v projekte, ki zahtevajo najmanj truda in dajejo najboljše rezultate, ter v aktivnosti, ki krepijo konkurenčno prednost podjetja.

Tako kot PDCA na splošno je ta proces neskončen, zato je lahko tudi izboljševanje upravljanja časa neskončno. 

Je kot vztrajnik, ki se vrti vse hitreje in postaja vse stabilnejši. Začnite se z majhnimi spremembami, kot je upravljanje časa, ki bodo vodile k vedno večjim spremembam in kmalu boste neustavljivi. 

V tem je resnična moč cikla PDCA.