Evidenca delovnega časa je ključna za zmanjšanje administrativnih opravil

V prvem Špicinem podcastu je bila naša gostja Nastja Kramer, ki ustvarja blagovno znamko Malinca – portal in trgovino z zdravo prehrano in naravno kozmetiko. Pri oblikovanju ponudbe dajejo prednost izdelkom slovenskega porekla in izdelkom iz kontrolirane ekološke pridelave. Podjetje sta leta 2013 ustanovili Nastja Kramer in Andreja Stopar, zdaj je v njem zaposlenih deset oseb. Malinca je že štirikrat prejela naziv »Spletni trgovec leta« v kategoriji hrana in pijača, leta 2015 je bila celo Spletni trgovec leta – skupni zmagovalec«. Prejela je tudi nagrado WEBSI ter nacionalno oznako zaupanja »CERTIFIED SHOP®« in evropsko oznako zaupanja.

Preberite, kako je o podjetništvu, motivaciji in ključnih poslovnih procesih razmišljala Nastja Kramer.

2:00 Kaj je glavni razlog za uspeh podjetja Malinca?

Mislim, da to, da z Andrejo res verjameva v najino idejo in uživava v tem, kar delava. Če uživaš v tem, kar počneš, vztrajaš tudi takrat, ko pridejo težka obdobja. Mislim, da sva ravno zato, ker uživava v svojem delu, po petih letih lahko začeli žeti sadove in da je podjetje danes tako uspešno.

Drugi razlog za uspeh pa je to, da sva se z Andrejo zelo izpostavili. Ljudje vedo, kdo stoji za izdelki, pokaževa jim, kako lahko izdelke uporabljajo, približava jim našo zgodbo in same izdelke. Potem je vse skupaj lažje. Mislim, da je osebni pristop eden ključnih dejavnikov, da nam je uspelo. 

3:05 Zakaj je bila koronakriza za podjetje Malinca pozitivna?

Na začetku karantene sem se najprej malo ustrašila, ker nisem vedela, kako se bodo stvari obrnile. Nato pa smo naredili strateški načrt in se odločili, da bomo strankam ponudili uporabne vsebine z recepti in nasveti za zdravo prehrano in rekreacijo. Začeli smo tudi kampanjo z oglaševanjem na radiu. Vse skupaj se je zelo dobro obrnilo in prodaja je začela močno rasti. Med karanteno je morala celotna ekipa delati 150-odstotno, sicer ne bi mogli obdelati vseh naročil. Koronakriza nas je še bolj povezala, saj smo v času, ko je veliko zaposlenih ostalo doma ali so celo izgubili službe, mi delali 150-odstotno. Ljudje so želeli hitro dostavo hrane na dom in mi smo jim to lahko zagotovili. Rezultate dela med karanteno tako čutimo še danes, saj se k nam vračajo zadovoljne stranke.

4:48 Kako Malinca motivira svoje zaposlene?

Velik faktor je to, da smo med seboj zelo odkriti in povezani; ne samo službeno, tudi na prijateljski ravni. Smo kot družinsko podjetje. Zaupanje in povezanost ter dobra ekipa so ključni za uspeh. Samo dobri izdelki niso dovolj za rast podjetja. Pri nas ni hierarhije, vsi smo enaki. Večjo motivacijo zaposlenih pa dosežemo s finančnimi sredstvi in skupnimi izleti oz. podaljšanimi vikendi, ki jih ob doseženih planih izvedemo vsake tri mesece. Pomembno je, da vsi vedo, kakšni so naši cilji in kakšna je vizija. Tako zaposleni čutijo, da so pomemben del ekipe.  

6:47 Kaj Malinco Nastjo Kramer motivira, da vsako jutro z nasmehom pride v službo?

Motivira me da grem v službo tja, kjer se dobro počutim in delam tisto, kar mi je res všeč. Priznam, da nisem vedno prihajala z nasmehom. Bila so obdobja, ko je bilo težko. A sem šla čez to in ko zdaj zjutraj vstanem, najprej preberem svoj seznam stvari, ki mi veliko pomenijo. Na seznamu je tudi trditev, da imam najboljši tim na svetu. In zato grem z veseljem v nov dan.

7:36 Kako se Nastja Kramer spopada z medijsko izpostavljenostjo?

Osebna izpostavljenost in zgodba sta za samo postavljanje blagovne znamke zelo pomembni. S solastnico Andrejo sva se odločili, da bo Nastja Kramer tista Malinca, ki se bo izpostavljala. Na začetku mi je bilo težko, ker nisem bila navajena kamere in medijev. Ko pa ugotoviš, da so ljudje navdušeni nad tem, kar delaš, in da radi vidijo, da se pokažeš, ti ni več problem. Ne bom rekla, da mi je zelo všeč, da me zdaj veliko ljudi prepozna, ampak to je del mojega posla in tak način mi je všeč.

9:07 Zakaj je za Malinco evidenca delovnega časa pomembno poslovno orodje?

Kljub temu da smo zelo povezana ekipa, moramo kot podjetje vseeno uporabljati sistem za beleženje nadur, opravljenih ur, dopustov, bolniških odsotnosti. Prej smo uporabljali Excelovo tabelo, kamor smo vse to beležili, saj je treba konec meseca te podatke računovodsko urediti in ovrednotiti. Pogosto se je zgodilo, da je kdo kaj pozabil vpisati, da so se podatki pomotoma izbrisali, vsak je pisal zase, bilo je malo »na hojladri«. Ko smo se letos selili v nove prostore, smo se odločili, da vpeljemo sistem, ki je enostaven za uporabo, pregleden in pri katerem tudi z računovodskega vidika vse »štima«. Med iskanjem rešitev na spletu sem našla AllHours in tako se je sodelovanje začelo.

10:36 Zakaj so izbrali ravno AllHours?

Všeč mi je, ker je vse na enem mestu: pregled vseh ur, vseh odsotnosti, da lahko beležiš delo od doma, kar je pri nas pogosta praksa. Tako se lahko potni stroški pravilno obračunavajo. Oddaš lahko tudi zahtevek za dopust in ni treba pošiljati ločene e-pošte. Res je vse na enem mestu in glavno je, da je rešitev AllHours enostavna za uporabo – ko prideš, pritisneš en gumb, ko greš, pritisneš drugega. To je to. Nobenih nepotrebnih dodatnih funkcij, ki jih ne uporabljaš. Enostavno je za vse sodelavce in to je ključno. Tudi z vidika cene je ugodno. Implementacija je enostavna, Špicina ekipa nam je veliko pomagala, zato smo stvari hitro uredili in začeli aplikacijo uporabljati.

11:41 Evidenca delovnega časa na telefonu vs. spletni vmesnik

Mislim, da večina sodelavcev uporablja aplikacijo na telefonu, imamo tudi žolno, na kateri se lahko registrirajo. Andreja pripravlja plače in uporablja spletno aplikacijo AllHours, v kateri lahko tudi ročno uredi ure, če se je kdo kdaj pozabil prijaviti ali odjaviti.

12:12 Prisotnosti, odsotnosti, dopusti, … tudi podatki za plače?

Seveda, to je ena izmed ključni stvari. Zdaj Andreji ni več treba ročno obračunavati ur, beležiti dni, računati potnih stroškov. Prej je za to porabila bistveno več časa. Odkar uporabljamo AllHours, samo pregleda podatke, vse informacije ima na enem mestu in hitro konča. Mislim, da smo s tem prihranili kar nekaj njenega časa.

12:52 Ali je vpeljava AllHours vplivala na druge procese v podjetju?

Ne, drugih procesov nismo spreminjali. Za nas je bila ključna avtomatizirana evidenca delovnega časa, ki je prej nismo imeli. Preglednost in točnost – to je novo. Stvari res dobro delujejo.

13:20 Kakšni so bili pomisleki pred implementacijo sistema AllHours?

Moj pomislek je bil, ali se bomo spomnili, da je zdaj vpeljana evidenca delovnega časa. Prej nismo bili navajeni na to in na začetku pozabiš na prijavo in odjavo. Prvi mesec smo se lovili, zato smo si po vsem podjetju nalepili liste z napisom AllHours, ki so nas opominjali na registracijo. V dveh tednih smo se vsi navadili na nov sistem. Zdaj se le še tu in tam zgodi, da se kdo pozabi odjaviti, sicer pa sistem super deluje.

14:17 Delo na terenu olajša evidenca delovnega časa na telefonu

Ja, predvsem jaz sem veliko na terenu in lahko potrdim, da je evidenca delovnega časa na telefonu zelo praktična. Prej smo Excele vodili na računalniku in hitro pozabiš, kje si bil in zakaj. Zdaj pa s telefonom vse hitro uredim, ne potrebujem nobenih dodatnih pripomočkov.

14:58 Kakšen je bil odziv sodelavcev ob vpeljavi AllHours?

Preden smo se odločili za vpeljavo sistema, smo se o tem pogovorili. Vsi so se strinjali, da moramo vpeljati nek sodobnejši sistem, saj vpisovanje v Excel res »ni kul«. Zdaj smo vsi navdušeni, pravzaprav sploh ne veš, da se »štemplaš«, ker se čisto avtomatsko prijaviš in potem odjaviš. Je čisto nevsiljivo.

Sistem, s katerim se ti ni treba ukvarjati, je super zadeva.

15:59 Kaj pa zaupanje podrejenim pri delu od doma?

Jaz z zaupanjem ekipi nimam težav, res dobro sodelujemo. Poleg tega imamo tudi sistem, v katerem se beleži, katere naloge so bile opravljene. Do zdaj nikoli nisem podvomila, da bi kdo goljufal. Je pa zelo odvisno, kakšni so odnosi v podjetju.

16:43 Kako je potekalo sodelovanje s Špico?

Ekipa nam je bila v veliko pomoč pri vzpostavljanju sistema. Bilo je nekaj dela z nameščanjem aplikacije in zaradi njihove podpore nismo obupali. Takoj ko je bil sistem na vseh napravah uspešno vzpostavljen, je vse super delovalo. Pri takšnih projektih se mi zdi najpomembnejše, da ponudnik zagotovi začetno podporo, da se vse vzpostavi in deluje. Če se nam zdaj pojavi še kakšno vprašanje, napišemo mail in hitro dobimo odgovor. Načeloma pa je tako, kot sem rekla – manj kot se moraš ukvarjati s sistemom, boljši je. Zdaj dejansko nimamo nobenih težav in ne potrebujemo dodatne pomoči.

18:03 Malincin pogled v prihodnost … morda optimizacija poslovnih procesov?

Veliko razmišljamo o optimizaciji procesov in tudi veliko delamo na tem. Radi bi se znebili čim več administrativnih zadev, da prihranimo čas za pomembne stvari, kot sta razvoj izdelkov in komunikacija s strankami. Zato želimo v prihodnje čim več procesov optimizirati.

Na poslovnem področju so nas izkušnje naučile, da dolgoročnih planov ne delamo. Trenutno planiramo za leto 2021, želimo si širitve na tuje trge in rast podjetja.

Počasi se daleč pride. Malinci želimo še veliko poslovnih uspehov in uspešno implementacijo plana 2021.