Z opomniki do vedno ažurnih evidenc delovnega časa

Jasno komunicirana pričakovanja in postopek beleženja delovnega časa

Najprej se prepričajte, da zaposleni v celoti razumejo politiko, postopke in orodja vaše organizacije za vnos in obdelavo podatkov o delovnem času. To še posebej velja za nove zaposlene, vendar je treba postopke občasno ponoviti tudi zaposlenim, ki so z vami že nekaj časa.

Pomembno je, da beleženju časa in prisotnosti posvetite ločeno poglavje v priročniku, ki ga uporabljate pri uvajanju ("onboarding manual"), in da je vsak zaposleni ustrezno usposobljen. Če že na začetku določite pravila (in poskrbite, da jih bodo zaposleni upoštevali že od samega začetka), bo vodenje zaposlenih veliko lažje. 

Predlagamo, da v poglavje vključite naslednje točke:

• Pojasnite, zakaj so podatki o delovnem času in prisotnosti pomembni.
• Pojasnite postopek za beleženje časa in prisotnosti.
• Postavite standarde in pričakovanja, ki veljajo za vse.
• Po potrebi zagotovite usposabljanje za zaposlene.
• Če se vam zdi primerno, zagotovite spodbude za vestno in dosledno vnašanje podatkov.

Za več napotkov, kako uspešno vpeljati proces registracije in evidence delovnega časa v vaše poslovanje ter kako zagotoviti ustrezno tehnološko podporo, vas vabimo, da preberete naš Vodič po evidenci delovnega časa.

Opomniki o beleženju časa – Najbolj praktična pot do ažurnih evidenc delovnega časa

Opomniki o beleženju časa (ustni ali pisni opomniki za vnašanje podatkov o delovnem času) so eden od najboljših načinov, kako zagotoviti, da so evidence delovnega časa ažurne. Pomembno je poudariti, da so opomniki koristni le, če so zaposleni že seznanjeni s postopki, orodji, pravili in pričakovanji v vaši organizaciji.

Opomnike o beleženju časa lahko razdelimo v dve skupini:

1. Tehnične rešitve
2. Intervencije vodstva

Tehnične rešitve so veliko učinkovitejše, saj zamudno delo opravi tehnologija. Vodstvo ima veliko pomembnejših nalog, kot je opozarjanje zaposlenih, naj ažurno beležijo svoj delovni čas. 

Zato je tako pomembno, da imate dobro programsko rešitev za beleženje delovnega časa in prisotnosti. Sedaj pa si oglejmo, kako nam lahko tehnologija pomaga pri vodenju ažurne evidence delovnega časa. 

1. Avtomatizacija registracije

Številne rešitve za sledenje delovnega časa in prisotnosti (kot je tudi Špicina rešitev) imajo pametne funkcije, ki čim bolj avtomatizirajo beleženje delovnega časa. 

Primer takšne avtomatizacije je opomnik za registracijo prihoda oziroma odhoda, ko so zaposleni v bližini določene lokacije. V ta namen se lahko uporabljajo GPS koordinate ali Bluetooth žolne (beacons).

Če se sprašujete, kaj so žolne Bluetooth: to so naprave, ki jih lahko uporabite za razlikovanje več položajev na določeni lokaciji. Tako veste, kdo je vstopil v določene prostore oziroma jih zapustil, ne le določene naslove. To so majhne in poceni naprave z baterijskim napajanjem.

Za takšno avtomatizacijo se poleg žoln GPS in Bluetooth lahko uporablja tudi Wi-Fi. V praksi to pomeni, da se prihod zaposlenih na delovno mesto registrira takoj, ko vstopijo v območje Wi-Fi in se priklučijo na omrežje. 

Takoj ko območje zapustijo, se povezava Wi-Fi prekine in registrira se njihov odhod z delovnega mesta.

Preberite študijo o tem, kako avtomatizacijo Wi-Fi uporablja podjetje Sirius2010.

2. Obvestila ali besedilna sporočila na mobilnem telefonu

V današnjem svetu hitre tehnologije številni zaposleni uporabljajo svoje pametne telefone za različna opravila, vključno z delovnimi. Sodobne rešitve za beleženje delovnega časa temeljijo na oblaku, kar pomeni, je običajno na voljo tudi mobilna aplikacija.

Če želite zagotoviti, da se zaposleni ne bodo pozabili prijaviti in odjaviti, lahko kot opomnik uporabite obvestila na mobilnem telefonu. Nastavite jih lahko tako, da se opomnik pošlje ob določenih urah dneva ali ko zaposleni vstopi na določeno območje oziroma ga zapusti.

Alternativa obvestilom na mobilnem telefonu (če zaposleni ne uporabljajo aplikacije) je pošiljanje besedilnih sporočil (SMS). Obvestila lahko občasno spregledamo (saj jih je včasih veliko), skoraj vedno pa preberemo besedilna sporočila, kar je velika prednost.

3. Opomniki po e-pošti in aplikaciji Slack

Poleg mobilnih obvestil so lahko koristni tudi opomniki po e-pošti, kadar je treba zaposlene opozoriti, naj sproti beležijo svoj delovni čas. To je še posebej priročno, kadar programska oprema za beleženje delovnega časa in prisotnosti ugotovi, da manjkajo vnosi v evidenco.

Tukaj je nekaj primerov e-poštnih opomnikov:

• Ne pozabite oddati svoje evidence delovnega časa do konca današnjega dne! Vaši natančni in pravočasni vpisi nam pomagajo učinkovito upravljati vire.
• Prijazno vas opominjamo, da morate do konca jutrišnjega dne oddati svojo evidenco delovnega časa za ta teden. Točna evidenca delovnega časa vam zagotavlja pravilno in pravočasno plačilo.
• Spet je teden naokoli! Vzemite si nekaj minut časa in izpolnite svojo evidenco delovnega časa za ta teden ter jo pošljite do roka.
• Opominjamo vas, da je treba evidenco delovnega časa oddati ob koncu vsakega tedna. Prepričajte se, da ste jo izpolnili in oddali, saj se tako izognete zamudam pri obračunu vaše plače.

Z rednimi opomniki prek e-pošte lahko zaposlene enostavno in učinkovito opomnite, da morajo izpolniti evidenco delovnega časa. Nastavite lahko tudi samodejne opomnike, ki se pošljejo ob koncu vsakega dneva, na določen dan v tednu ali ko manjkajo podatki v evidenci.

V priljubljenih e-poštnih odjemalcih, kot so Outlook, Gmail in drugi, lahko preprosto nastavite in avtomatizirate e-poštne opomnike.

Če vaša ekipa poleg e-pošte uporablja tudi aplikacijo Slack, lahko znotraj nje nastavite ponavljajoče se sporočilo, ki ga lahko pošljete celotnemu podjetju ali določenemu kanalu v aplikaciji. Ena od prednosti samodejnega opomnika v aplikaciji Slack je, da se pošlje kot naloga, ki jo mora prejemnik opraviti. Ta funkcija zagotavlja, da naloga za oddajo časovnega lista ostane aktivna na profilu prejemnika, dokler je ta ne zaključi.

4. Opomnik za celotno podjetje v koledarju

V aplikaciji koledarja, ki jo uporablja vaše podjetje, lahko nastavite ponavljajoči se dogodek, ki bo zaposlene na določen dan in ob določeni uri opomnil, da izpolnijo svoje evidence delovnega časa. Izberite pogostost dogodka, ki ustreza urniku obračuna plač v podjetju oziroma projektnim rokom.

Nastavitev takega opomnika je zelo preprosta. Na ponavljajoči se dogodek v koledarju povabite vse zaposlene in poskrbite, da bo dogodek nastavljen tako, da jih bo pravočasno opomnil na rok za oddajo evidenc delovnega časa.

Opomnik lahko prilagodite tako, da vključuje posebna navodila, smernice ali vire, ki jih zaposleni potrebujejo za izpolnjevanje evidenc delovnega časa. To lahko vključuje povezave do predlog evidence delovnega časa ali kontaktne podatke kadrovske službe v primeru kakršnih koli vprašanj.

5. Spremljanje s strani vodstva

Poleg tehničnih rešitev je včasih potrebna tudi človeška interakcija. Če nobena druga rešitev ne pomaga, je pomembno, da vodstvo proaktivno poskrbi za pravilno izpolnjevanje evidenc delovnega časa. 

To lahko vključuje redne sestanke ena na ena ali skupinske sestanke z zaposlenimi, na katerih se skupaj pregledajo evidence delovnega časa in takoj rešijo morebitne težave.

Seveda je opominjanje zaposlenih na beleženje delovnega časa naloga z nizko dodano vrednostjo, zato naj vodstvo to opravlja le v skrajni sili. Vodstvo se mora osredotočiti na pomembnejše naloge (npr. razvijanje strategije, vodenje itd.), naloge nižje ravni pa avtomatizirati in optimizirati s pomočjo programske opreme.

6. Druge zamisli za opomnike o beleženju časa

Spodaj je še nekaj drugih, ne tako pogostih zamisli za opomnike o beleženju časa, ki jih lahko uporabite, če menite, da katera od njih ustreza organizaciji vašega podjetja.

• Izobesite plakat, kjer lahko zaposleni vidijo opomnik.
• Pošljite glasovna sporočila zaposlenim.
• Na mize zaposlenih položite opomnike, letake ali samolepilne listke.
• Organizirajte kratke „šprinte“, na katerih vsi zaposleni poskrbijo, da so njihove evidence delovnega časa posodobljene.
• Določite osebo, katere naloga bo, da zaposlene opozarja na beleženje delovnega časa. 

Številne prednosti ažurne evidence delovnega časa

Kot smo že omenili, ažurna evidenca delovnega časa zagotavlja hiter obračun plač in pravično plačilo zaposlenih, obenem pa učinkovito upravljanje delovnih obremenitev in ohranjanje visoke produktivnosti. Točne evidence delovnega časa zagotavljajo tudi, da podjetje posluje v skladu z zakonodajo.

Poleg tega prinašajo še nekatere druge prednosti, ki jih je treba upoštevati. Ena od njih je prisotnost zaposlenih v realnem času. Če se delovni čas evidentira sproti, lahko že z enim pogledom na nadzorno ploščo rešitve za beleženje delovnega časa natančno vidite, kdo dela v določenem trenutku.

Na nadzorni plošči lahko preprosto vidite, kdaj so zaposleni prišli na delo in kje je bil zabeležen njihov prihod oziroma odhod. Poleg tega nadzorna plošča prikazuje tudi, kdo je trenutno prisoten, odsoten ali na službenem potovanju.

V Špicini rešitvi za registracijo in evidenco delovnega časa so zaposleni, ki delajo od doma ali imajo odmor, prikazani ločeno. Tako boste imeli dober pregled nad vsakodnevnim dogajanjem v vašem podjetju.

Če povzamemo, lahko na več načinov zagotovite, da vaši zaposleni pravilno izpolnjujejo evidence delovnega časa. Ne glede na to, ali se odločite za avtomatizacijo, obvestila na mobilnem telefonu, e-poštne opomnike ali kombinacijo teh rešitev, je pomembno, da ugotovite, kaj najbolje deluje za vaše podjetje, in se tega držite. 

Z malo truda lahko povečate učinkovitost, pridobite pregled nad vsakodnevnim dogajanjem v vašem podjetju, kar vam bo pomagalo pri sprejemanju boljših odločitev o upravljanju, in zagotovite, da so vaši zaposleni pravično in pravočasno plačani.