Blog

Ali je narobe, če vodimo evidenco delovnega časa na papir?

17/06/2019
Jan Makoter
Avtor
Ali je narobe, če vodimo evidenco delovnega časa na papir?

Odgovor je, da seveda ni narobe. V resnici si podjetja, ki vodijo evidenco delovnega časa na papir, lahko čestitajo, da jo vsaj vodijo in so s tem bližje zakonskim zahtevam o vodenju evidence o izrabi delovnega časa.

Zakaj bi potem kdorkoli posegel po elektronski evidenci?

Odgovor je približno tak, kot če se vprašamo, kaj je narobe s prevažanjem s kolesom? Prav nič, a kaj v primeru, če želite domov pritovoriti nekaj gradbenega materiala? No, tudi to se da s kolesom, le malo večji izziv je.

Evidenca delovnega časa na papirju

Pa si poglejmo kje so razlike

Pred leti sem delal v podjetju, kjer smo prihode in odhode vpisovali v zvezek. To je zaradi skoraj neopaznih “korekcij” časa prihoda/odhoda, nudilo malo možganske telovadbe, tajnici pa na koncu meseca povzročilo kar nekaj ur dela. Pretipkati je bilo namreč treba vseh 23 prihodov in odhodov (izhodov na malico nismo beležili, da je bilo manj komplicirano) v excel za vseh 12 zaposlenih. To je vsak mesec naneslo 552 podatkov za pretipkati. Posebej je vodila službene izhode in bolniške. Na koncu je odštela uro odhoda od ure prihoda in s tem izračunala prisotnost (šele po dveh letih obratovanja smo dojeli, da je minute pretvarjala kar v decimalke ur, torej, če je bil kdo 7 ur in 45 minut, je bilo zapisano, da je delal 7,45 ur), te podatke je poslala šefu, naredila poseben excel, kjer je za vsakega, ki je bil redno v službi, vpisala 8 ur, za odsotnosti pa ustrezno število bolnišk in to poslala zunanjemu računovodskemu servisu. Šef je nato tiste, ki smo po par mesecev “ven tolkli”, na hitro opomnil, da moramo delati vsaj 7,5 ur na dan in to je bilo to.

Kako pa izgleda vodenje evidence z elektronsko rešitvijo?

  • Prihodi in odhodi se registrirajo preko terminala, pametnega telefona ali računalnika > delo od doma, delo na terenu brez predhodnega obiska prostorov podjetja,
  • najave odsotnosti (dopustov, službenih poti, bolnišk) preko aplikacije in potrjevanje prav tam > nič več čakanja, da pride šef v službo potrjevati in nič več izgubljenih papirjev kdaj je kdo kam šel,
  • izvoz podatkov za pripravo plač > zmanjšanje administracije priprave podatkov za plače na le preverjanje,
  • enostavno dokazovanje skladnosti z zakonom,
  • možnost pregledovanja od kjerkoli, kdo je trenutno v službi in kdo odsoten.

Najpomembneje pa je, da ko enkrat že imamo računalnik, lahko imamo poljubno liberalen delovni čas, saj bo vsaka minuta natančno zabeležena in obračunana. Ni več potrebe, da se “vsi narišejo točno ob uri” samo zato, da bo šef lahko vedel, da so “vsi na broju”.

Pri nas, kljub temu, da se registriramo na terminalu, za zabavo nismo prikrajšani, podatke pa prav tako prenašamo v dvojiškem sistemu, le da nam več ni potrebno računati na pamet, temveč za nas to naredi programska oprema.

Če še vodite evidenco na papir ali excel, si oglejte, kako izgleda tipična elektronska evidenca.