Absentizem – kako ga obvladovati in ob tem povečati storilnost

V tem članku bomo raziskali, zakaj je upravljanje absentizma pomembno, kako pristopiti k temu in kakšen sistem je najučinkovitejši za povečanje produktivnosti in angažiranosti zaposlenih. 

21. stoletje od podjetij zahteva poenostavljeno vsakodnevno poslovanje. Konkurenca je močna, kupci zahtevajo nižje cene, stroški dela so optimizirani do centa natančno. Posledično je tudi vzpostavitev dobrega sistema za upravljanje absentizma zaposlenih malodane obvezna. 

Zakaj je vzpostavitev sistema upravljanja odsotnosti tako pomembna? 

Številne študije, vključno z raziskavo CIPD o zdravju in dobrem počutju na delovnem mestu, so ugotovile, da je povprečni zaposleni z dela odsoten približno 6 delovnih dni na leto. 

Najpogostejši vzroki kratkotrajne odsotnosti z dela so razne bolezni, kot so prehladi in gripe, najpogostejše dolgotrajne odsotnosti pa povzročajo duševne bolezni.
Vsi najpogostejši vzroki za izostanek z dela so:

• Kratkoročne in dolgotrajne bolezni
• Stres in izgorelost
• Poškodbe
• Skrb za nego otrok in starejših
• Odsotnost in nizka morala na delovnem mestu
• Ustrahovanje
• Kraja časa 

Odsotnost zaposlenih z dela poleg očitnih finančnih posledic (beri: stroškov) podjetju povzroča še druge težave, kot so prerazporeditev delovnih nalog med preostale zaposlene, spremembe urnikov izmen itd. V praksi morajo manko posameznega delavca v času njegove odsotnosti preprosto nadomestiti drugi zaposleni. 

Poleg tega je študija upravljanja delovne sile, ki jo je izvedla družba Aptitude Software, pokazala, da je verjetnost napak pri izplačilu plač v podjetjih z avtomatiziranimi rešitvami za upravljanje delovnega časa in prisotnosti ter odsotnosti z dela za 7 % manjša kot pri podjetjih, ki te podatke obdelujejo ročno. 

Ta odstotek se morda zdi nizek, a predstavlja le majhen kamenček, ki lahko sproži plaz. 

Katere so najboljše strategije za obvladovanje absentizma? 

Glede upravljanja absentizma si velja zapomniti naslednje stvari: 

Jasna politika upravljanja absentizma

Najprej je treba vzpostaviti jasne politike upravljanja odsotnosti. Dobra politika upravljanja odsotnosti mora zaposlene seznaniti s standardi in ukrepi, povezanimi z odsotnostmi.

Pravila morajo zagotavljati jasne postopke za obvladovanje odsotnosti, zaposlenim pa morajo biti ti postopki razumljivi. 

Dobra politika upravljanja absentizma mora vsebovati naslednje informacije: 

• kdaj in kako obvestiti nadrejene o odsotnosti
• kako se odsotnost obravnava z upravnega vidika in z vidika urnika/delovnega časa
• kdaj se lahko za zmanjšanje odsotnosti uporabijo možnost, kot je prilagodljiv delovni čas
• kakšno je plačilo v primeru odsotnosti
• kdaj se sprejmejo disciplinski ukrepi
• kako se vrniti na delo po koncu odsotnosti, posebej dolgotrajne
• kako se beležijo odsotnosti in kako se uporabljajo ti podatki 

Podatki o upravljanju odsotnosti so na primer lahko del kadrovske analitike, zato se odsotnosti lahko primerjajo interno med oddelki ali navzven, na nivoju panoge ali konkurenčnih podjetij.

Prilagodljiv delovni čas in programi za dobro počutje zaposlenih

Pomemben trend, povezan z  absentizmom, je dobro počutje na delovnem mestu ali v podjetju. Glavna ideja dobrega počutja na delovnem mestu je pomagati zaposlenim pri izbiri bolj zdravega načina življenja v delovnem okolju. 

Številna podjetja organizirajo različne dejavnosti, ki prispevajo k boljšemu počutju zaposlenih, kot so:

• izobraževanja glede zdravega življenjskega sloga,
• športne prireditve,
• vsakodnevni tečaji joge,
• napitki in sadje,
• zdravi prigrizki na delovnem mestu itd. 

To je t. i. "win-win" situacija. Zaposleni dobi resnično priložnost za bolj zdrav življenjski slog, ki vodi do boljšega zdravja, večje sreče in boljše ravni energije. Prednosti zdravega načina življenja je neskončno. 

Po drugi strani pa podjetja, ki vlagajo v dobro počutje zaposlene, dobijo bolj produktivne in energične zaposlene ter zmanjšajo količino izostankov z dela. 

Kot zanimivost naj omenim analizo Bradfordovega faktorja, ki kaže, da ponavljajoče se kratke odsotnosti močneje in bolj negativno vplivajo na poslovanje in stroške kot dolgotrajne odsotnosti. 

Če vas torej zaposleni pokliče, da je bolan, mu recite, naj ostane doma in si popolnoma opomore. To se bo izkazalo za koristno tako za zaposlene kot za vaše podjetje – počivali bodo brez slabe vesti, vi pa boste lahko načrtovali delo glede na razpoložljive kadrovske vire.  

Uporaba programske opreme za upravljanje absentizma 

Najboljši način za obvladovanje odsotnosti je uporaba namenske programske opreme. Rešitve za upravljanje odsotnost so najpogosteje del kadrovske platforme za upravljanje delovne sile. 

Nobena platforma za upravljanje delovne sile ne more zanemariti upravljanja absentizma, zlasti kar zadeva nenačrtovane, pogoste in kratke odsotnosti, ki navadno povzročajo motnje v delovnih procesih in napake na plačilnih seznamih. 

Kakovostna programska oprema za upravljanje odsotnosti vam bo pomagala:

• pri natančni obdelavi obračuna plač – zaradi odsotnosti boste naredili manj ali nič napak.
• zagotovila kadrovsko analitiko, da boste imeli boljši vpogled, če odsotnosti kakorkoli odstopajo od povprečja.
• učinkoviteje prerazporediti delovno obremenitev.
• povečati produktivnost in spodbujati zaposlene.
• lažje se spopasti z nepričakovanimi odsotnostmi.

Zdaj pa se poglobimo v to, kaj lahko naredi dobra programska oprema za upravljanje časa in prisotnosti/odsotnosti na delovnem mestu ter kako vam lahko pomaga rešiti vaše potrebe in težave. 

Kaj lahko doseže dobra programska oprema za upravljanje absentizma? 

Kot smo že omenili, je programska oprema za upravljanje odsotnosti najpogosteje del platforme za upravljanje delovne sile, znane tudi kot rešitev za upravljanje delovnega časa in prisotnosti. Pogosto v podjetjih najdete enostavne različice, ki se osredotočajo samo na merjenje prisotnosti in delovnega časa. 

Takšna programska rešitev ponuja več funkcionalnosti, kot so prihod in odhod z dela, saj obvlada tudi razporejanje delovne sile in seveda kar najučinkovitejše upravljanje odsotnosti zaposlenih. 

Špica ponuja dve takšni rešitvi:

• hibridna / na lokaciji (Time & Space) in
• različica v oblaku (All Hours). 

Oglejmo si nekaj njunih funkcionalnosti:  

Avtomatizirajte plačilne liste in odpravite napake povezane z odsotnostjo z dela 

Kljub temu, da živimo v dobi pametnih naprav in visokotehnoloških rešitev, večina podjetij še vedno ročno spremlja delovni čas in prisotnost ter delo načrtuje na papirju. 

Rezultat? Napake, dodatni stroški in pogosto tudi neupoštevanje zapletene delovne zakonodaje. Obstaja veliko razlogov, zakaj bi se odpovedali ročnemu spremljanju delovnega časa in prisotnosti. 

Predstavljajte si zaposlenega, ki zaradi napake na plačilnem seznamu prejema prenizko plačo. To mu vsekakor povzroča veliko frustracij; pri svojem delu lahko celo izgubi motivacijo. Da ne omenjam dejstva, da mora računovodstvo take napake popravljati – posebej problematično je popravljanje za nazaj. 

Poleg tega se pogosto pripeti, da razočarani zaposleni zapustijo podjetje, kar povzroči dodatno delo kadrovski službi, ki mora v kratkem času opraviti razgovore in zaposliti nove delavce. Gre za zahteven in drag postopek. 

S sistemom spremljanja delovnega časa in prisotnosti, kot je All Hours, lahko enostavno nastavite in avtomatizirate izdelavo poročil in izvoz podatkov, ki jih potrebujete za obdelavo plačil.

Prav tako lahko nastavite prilagodljiva pravila za izplačilo plač in za sledenje rednemu delovnemu času, naduram, dopustu, bolniškim odsotnostim, odmorom za malico/kosilo, službenim potovanjem, izmenam itd.  

Poleg bistveno lažje obdelave plač ima uporaba takšnega sistema prednosti tudi na področju zagotavljanja skladnosti z zakonodajo. Od leta 2020 morajo podjetja v EU uvesti rešitve za upravljanje delovnega časa in prisotnosti, ki zapisujejo revizijske sledi za vse registracije in manipulacije s podatki. 

Delodajalci morajo upoštevati pravila o omejitvah glede največjega števila nadur in obveznih minimalnih odmorov, mesečna poročila pa morajo predstavljati natančen rezultat dejanskih ur, opravljenih na delovnem mestu.  

Avtomatizirajte razporejanje dela zaposlenih 

Napredne rešitve za planiranje dela in razporejanje sodelavcev Dynamic Scheduling, vam pomagajo enostavno upravljati bolniške odsotnosti, dopuste in vse druge vrste odsotnosti ter smiselno (pre)razporediti delo med zaposlene, ki so prisotni v podjetju. 

Dynamic Scheduling omogoča uporabnikom, da vnesejo svoje želje glede delovnega časa v naslednjem obdobju (dnevu, tednu, mesecu ali četrtletju) ali predlagajo spremembe obstoječega urnika, če pride do nenačrtovanega dogodka. Zaposleni imajo vedno na voljo pregled svojega urnika, realiziranih ur, bolniške odsotnosti in preostalih dni dopusta. 

S temi rešitvami upravljanje prisotnosti, odsotnosti in delovnega časa še nikoli ni bilo lažje. 

Vodje lahko načrtujejo delo glede na resnične potrebe in na podlagi poslovnih zahtev. Poleg tega boste z alarmi, ki vas bodo opozorili na predpise, vedno poslovali v skladu z zakonodajo.  

Postavite sistem poštenega dela vseh zaposlenih 

Ob uvedbi sistema spremljanja delovnega časa in prisotnosti na delu, se lahko nekateri zaposleni počutijo neprijetno. Morda so njihovi odmori za kosilo včasih nekaj minut predolgi, ali pa zjutraj ponavadi zamujajo na delo. Res je, upravljanje delovnega časa in prisotnosti razkriva vse te drobne napake. 

Predlagamo vam odkrit pogovor z zaposlenimi. Prijazno jim povejte, da bodo tudi oni imeli koristi od novega sistema: nič več neplačanih nadur, izplačane plače brez napak in redni odmori za počitek bodo dovolj dober razlog, da se bodo strinjali z novim sistemom. 

Za piko na i pa bodo dobili možnost vnosa lastnih želja glede urnika in bodo lahko predlagali spremembe obstoječih urnikov/izmed ter tako postali aktivno udeleženi v pripravi urnikov dela.

Konec dne programska oprema za upravljanja delovnega časa in prisotnosti predstavlja veliko bolj pravičen sistem za vse zaposlene. 

Ko delo kadrovske službe postane veliko bolj učinkovito 

Obvladovanje odsotnosti z dela pomaga vodjem in kadrovski službi prepoznati trende odsotnosti še preden se pojavijo resnične težave. Glede na prejšnja obdobja (sezone ali leta) lahko napovedujejo trende absentizma.  

Poleg tega ti podatki odražajo tudi ravni proizvodnje, ki zahtevajo več ali manj delavcev v eni izmeni. In kar je najpomembneje, pravila se izvajajo bolj dosledno, stroški so pod nadzorom, manj je tveganj, produktivnost dela narase. 

Kršitve delovnega časa, bolniške odsotnosti, počitnice in usposabljanja so najpogostejši razlogi za odsotnost zaposlenih. Kot je razloženo v članku »Učinki odsotnosti z dela na produktivnost, učinkovitost in donosnost podjetja«, objavljenem v reviji Business and Economic Research leta 2018, lahko stroški nenačrtovanih odsotnosti predstavljajo do 8,7 % vseh stroškov dela. 

To pomeni, da se na račun odsotnosti z dela produktivnost zmanjša za približno 20 %. 

Prepričajte se, da imate vzpostavljene strategije, politike, postopke za zmanjšanje odsotnosti z dela ter vzpostavljen sistem za pravilno upravljanje in evidentiranje odsotnosti zaradi natančne obdelave plač in drugih omenjenih razlogov.