10 najboljših tehnik upravljanja časa

 

    

2. Eisenhowerjeva matrika/Eisenhowerjeva škatla

Ko imate cilje napisane na pameten način, jih razdelite na konkretne in izvedljive naloge. Potem je treba nalogam določiti vrstni red izvajanja. Eisenhowerjeva matrika je eden najbolj priljubljenih okvirov za določanje prednostnih nalog.

Dwight D. Eisenhower je bil 34. predsednik ZDA (med leti 1953 in 1961), njegova matrika pa priporoča razporeditev/razvrstitev nalog v enega od štirih kvadrantov:

• Nujno in pomembno (naredi najprej)
• Ni nujno, a je pomembno (dodaj na seznam nalog)
• Nujno, a ni pomembno (delegiraj)
• Ni pomembno in ni nujno (odpravi)

Nujna opravila so tista, na katera se po vašem mnenju morate odzvati (na primer e-pošta, telefonski klici, sestanki itd.), pa tudi opravila, ki so časovno omejena, torej zanje veljajo natančno opredeljeni roki izvedbe, ki jih ni moč zamakniti.

Pomembne naloge pa so tista opravila, ki prispevajo k vašim dolgoročnim ciljem in stvarem, ki jih resnično želite početi v življenju. Pomembne naloge so tiste, ki so del vaše poslovne ali življenjske vizije in poslanstva.

Seveda se morate vedno najprej lotiti nujnih in pomembnih nalog. Pomembno je, da večino svojega delovnega časa preživite v tem kvadrantu (nujno in pomembno).

Pomembne, a ne nujne naloge, kot so rekreacija, učenje, ustvarjanje, povezovanje z ljudmi, si morate razporediti v koledar (in jih redno opravljati). Vse druge naloge morate prenesti na druge ljudi ali preprosto izbrisati.

To metodo pogosto uporabljajo tudi kadroviki.

3. Kanban

Kanban je japonska beseda, ki označuje reklamni pano ali tablo. Glavna ideja table Kanban je imeti vizualno tablo, ki vam pomaga slediti napredku pri doseganju postavljenih ciljev.

Ljubitelji Kanbana navadno uporabljajo veliko tablo, na kateri vizualizirajo svoje cilje, ali pa programsko opremo (računalniški program), ki podpira vizualizacijo Kanbana. Po naših izkušnjah se fizična Kanban tabla obnese veliko bolje.

Na tablo nato narišite več stolpcev, ki bodo prikazovali stopnjo napredka posamezne naloge. Stolpci na tabli so običajno razvrščeni takole:

• Naredi
• V delu
• Končano

Potem potrebujete lepljive listke. Vsaka nalepka/listek predstavlja nalogo, ki jo je treba opraviti. Na listek preprosto napišete ime naloge, ki jo je treba dokončati. Za večjo preglednost lahko za različne vrste opravil uporabite različne barve lepilnih lističev.

Ko imate veliko tablo in lepljive listke z nalogami, jih preprosto prilepite v enega od stolpcev, odvisno od faze, v kateri se nahaja naloga.

Če ste sledili vsem predhodnim korakom, so pred vami nazorna vizualna predstavitev nalog in informacije, v kateri fazi se posamezne naloge nahajajo. Skladno z vašim napredkom pri opravljanju nalog lepljive listke enostavno premikajte po ustreznih stolpcih.

Programska oprema, ki podpira metodo Kanban:

• Trello
• KanbanFlow‍
• Kanbanize
• Kanban Tool

4. Poglobljeno delo (izogibanje polovičarstvu)

Če ste uporabili vse zgoraj predstavljene tehnike, bi morali imeti svoje cilje jasno zapisane, razčlenjene v konkretne in izvedljive naloge ter pravilno razvrščene in vizualizirane na tabli Kanban.

Izbira najpomembnejše naloge, katere se boste lotili najprej, bi morala sedaj biti povsem enostavna. Za uspešno izvedbo naloge na čim bolj produktiven način pride v poštev tehnika poglobljenega dela.

Poglobljeno delo (ang. deep work) je izraz, ki ga je razvil Cal Newport. Ta navaja, da je treba vse intelektualne dejavnosti izvajati v stanju visoke koncentracije in brez motenj. Namreč, šele ko globoko delate, lahko ustvarite novo vrednost, izboljšate svoje sposobnosti in počnete stvari, ki jih je težko ponoviti.

Nasprotje poglobljenega dela je polovično delo oziroma polovičarstvo. Tovrstno delo majhne vrednosti je običajno povezano z večopravilnostjo, delom na številnih projektih in veliko motečimi dejavniki v okolju (e-pošta, telefon, klepet in druge prekinitve dela).

Najboljši način za premagovanje oziroma odpravo polovičarstva je temeljita osredotočenost na eno stvar, kjer že v mislih in nato tudi v praksi odpravite vse drugo, vsako posamezno motnjo.

Programska oprema, ki vam lahko pomaga pri poglobljenem delu:

• FocusList
• One Big Thing

5. Tehnika Pomodoro

Med poglobljenim delom ne pozabite na odmor(e). Tehnika Pomodoro, ki izhaja iz italijanske besede paradižnik, vas lahko spomni na nujnost odmora.

Razvil jo je razvijalec programske opreme in pisatelj Francesco Cirillo v poznih osemdesetih letih prejšnjega stoletja. Danes je Pomodoro ena izmed najbolj priljubljenih tehnik upravljanja časa.

Ideja Pomodora je zelo preprosta. Vsakodnevno delo najprej razčlenite in ga dokončajte v intervalih, ločenih s kratkimi odmori. Intenzivno delo v trajanju 25 minut brez prekinitev je enota, poimenovana Pomodoro, sledi pa 3- do 5-minutni odmor. Po 4 Pomodorih naredite daljši odmor v trajanju od 15 do 30 minut.

Že preprosta ura z budilko/alarmom (ali pa pametni telefon) vam pomaga slediti tehniki Pomodoro. Upoštevanje te tehnike vam bo omogočilo dovolj osredotočenosti na naloge in njihovo izvajanje ter tudi dovolj časa za počitek, oboje pa bo vodilo do večje produktivnosti.

Tu je povzetek šestih korakov Pomodoro:

• Odločite se za nalogo, ki jo želite opraviti.
• Nastavite časovnik Pomodoro.
• Delajte na nalogi.
• Končajte z delom, ko zazvoni alarm po 25 minutah (en Pomodoro).
• Če ste opravili manj kot štiri enote Pomodoro, si vzemite kratek oddih (3-5 minut).
• Po 4 Pomodorih si vzemite daljši odmor (15–30 minut), nato se vrnite na 1. korak.

Na naslednjih povezavah se nahaja nekaj uporabnih časovnikov Pomodoro:

• Pomodoro Tracker
• Tomighty
• Tomato Timer
• Pomotodo
• PomoDoneApp

Na tem mestu velja omeniti še tehniko pretočnega časa (ang. flowtime), gre za prožnejšo različico tehnike Pomodoro. Ime izvira iz besede tok, ki je povezano s stanjem poglobljenega dela, ko ste popolnoma osredotočeni in potopljeni v nalogo.

Glavna ideja tehnike pretočnega časa je, da nastavite določeno časovno obdobje (navadno med 10 in 90 minutami) in ga uporabite kot poskusni časovni okvir, da vidite, kako dolgo lahko delate v popolni osredotočenosti in kdaj potrebujete odmor.

Ko se ne morete več osredotočiti in delati v toku, si oddahnete. Hkrati vodite zapis z vnosom začetka ter konca dela na posamezni nalogi, seznam odmorov, delovnega časa pa tudi opombe, ali/če ste bili med delom prekinjeni.

6. Spremljanje porabe časa

Ko beseda nanese na spremljanje časa, smo v Špici malce pristranski, saj smo razvili najpreprostejši in najkoristnejši sledilnik časa, imenovan My Hours. Pogosto namreč opažamo, da spremljanje delovnega/porabljenega časa pozitivno vpliva na produktivnost posameznikov in skupin.

Dober sledilnik časa vas nežno potisne do večje produktivnosti, omogoča analizo porabljenega časa, poleg tega pa lahko avtomatizirate naloge, kot sta poročanje in izdajanje računov.

Kot rečeno, upravljate lahko samo tisto, kar (iz)merite. Z uporabo sledenja porabljenega časa imate jasno sliko o tem, kako porabljate svoj čas, koliko delate na različnih projektih in koliko ste v resnici zaslužili.

Z natančnimi statističnimi podatki lahko bolje optimizirate svoj čas. Če uporabljate sledilnik porabe časa, boste tudi bolj nagnjeni k dosledni uporabi drugih tehnik upravljanja časa.

Če vas podrobno zanima spremljanje porabe časa, priporočamo branje naslednjih člankov:

• Najboljše aplikacije za sledenje času – Kako izbrati med več kot 200 možnostmi
• Iščete enostavno rešitev za sledenje času? Te so najboljše ...

Zdaj pa je napočil čas, da si ogledamo bolj zapletene, a zelo priljubljene tehnike upravljanja časa. Gre za neke vrste sisteme za upravljanje časa.

7. Dokončanje stvari

Dokončanje stvari (ang. getting things done) je ena izmed najbolj priljubljenih celovitih tehnik upravljanja časa. Gre za petstopenjsko metodo, ki vam pomaga razstaviti večja opravila na manjše obvladljive korake in jih takoj oziroma čim prej (do)končati.

Ta metoda je nekakšna umetnost, kako doseči visoko produktivnost brez povečanega nivoja stresa. Uporaba te tehnike vam bo pomagala, da boste pri delu bolj sproščeni, dosegli več, bili bolj ustvarjalni in imeli vse pomembne stvari pod nadzorom.

Oglejmo si pet korakov, na katerih temelji tehnika dokončanja stvari:

1. Zajem – Najprej zajemite vse, kar vam pade na pamet – vsako idejo, nalogo ali karkoli drugega, kar si velja zapomniti (stvari za branje ali ogled, zapiske, račune itd.). Vse zajemite v mapo »Prejeto« in tako razbremenite svoj um. Pomnite: pomembno je tudi, da redno praznite mapo »Prejeto«.
2. Obdelava – Ko zajamete vse stvari, sledita njihova analiza in obdelava. Pri tem procesu se odločite, kaj storiti z vsako nalogo ali njenim gradnikom. Če je ni mogoče izvesti (takoj), jo morate izbrisati, arhivirati ali odložiti. Če je naloga izvedljiva, se morate odločiti, ali jo boste opravili takoj, jo delegirali komu drugemu ali preložili na poznejši čas. Če opravilo od vas terja manj kot dve (2) minuti vašega časa, ga opravite takoj.
3. Organizacija – Po obdelavi nalog je naslednji korak organiziranje aktivnosti. Pri organizaciji morate narediti vsaj štiri stvari. Elemente nalog razvrstite na štiri glavne sezname aktivnosti (aktualni projekti, naslednja naloga, naloga na čakanju, koledar), naloge shranite pod različne oznake in jim dodelite kontekst. Stvari, glede katerih ni mogoče ukrepati takoj, morajo biti shranjene v digitalnem ali papirnem arhivu.
4. Pregled opravil – Cilj pregleda je zagotoviti seznanitev s tekočim stanjem. Pri pregledu opravil posodobite svoje sezname aktivnosti, odstranite dokončane in nepomembne naloge itd. Pregled opravil izvajajte vsaj na tedenski ravni.
5. Akcija – Zadnji korak po zajemu ter obdelavi nalog, ki jih je mogoče izvesti, ter pravilni organizaciji in pregledu, je akcija. Začnite delati na izbranih nalogah. A še preden začnete z delom, se prepričajte, da imate primeren kontekst za izvedbo naloge (kontekst je tisto, kar potrebujete za izvedbo neke akcije, lahko je kraj, orodje ali oseba), dovolj časa in energije ter da resnično najprej opravljate naloge, ki so najbolj pomembne.

Programska oprema, ki vam lahko pomaga pri tehniki dokončanja stvari:

• nTask
• FacileThings
• Todoist
• Nirvana
• Flow-E

8. Cilji in ključni rezultati

Tehnika ciljev in ključnih rezultatov (ang. objectives and key results), označena tudi s kratico OKR, je zelo priljubljena v poslovnem svetu, saj jo uporabljajo podjetja, kot so Google, LinkedIn, Uber in Intel. Idejni oče tehnike OKR je Andy Groove, dolgoletni direktor podjetja Intel.

Tudi ta tehnika je v svojem izhodišču povsem preprosta. Cilji so cilji, ključni rezultati pa kažejo, kako boste prišli do njih. Za uporabo te tehnike si lahko pomagate z naslednjim pristopom: dosegel bom (cilj), napredek bom meril z/s (sklop ključnih rezultatov).

• Cilji so opisi, kaj želite doseči. Biti morajo kratki, navdihujoči in privlačni. Organizacija mora imeti 3 do 5 ciljev na najvišji ravni.
• Ključni rezultati so meritve napredka pri doseganju ciljev. Na posamezen cilj velja postaviti od 3 do 5 ključnih (vmesnih) rezultatov. Ko na koncu pogledate ključne rezultate, bi morali imeti jasno predstavo o tem, ali ste cilj izpolnili, oziroma kako daleč/blizu ste.

Tehnika ciljev in ključnih rezultatov naj bo sestavni del četrtletnega planiranja. Po tem, ko določite cilje in ključne vmesne rezultate, jih sporočite vsem članom ekipe. Pomembno je, da cilje in vmesne rezultate pogosto spremljate in pregledujete, na voljo imate veliko različnih primerov in predlog.

Programska oprema, ki podpira to tehniko, je naslednja:

• Weekdone
• Perdoo
• Workfront
• 15Five
• 7Geese

9. SCRUM – najbolj priljubljena agilna tehnika upravljanja produktivnosti

SCRUM je trenutno bržkone najbolj priljubljen agilni okvir za doseganje produktivnosti, uporablja se zlasti na področju razvoja programske opreme. Sicer ni ravno čistokrvna tehnika upravljanja časa, vendar vam lahko vsekakor pomaga pri odpravljanju težav s produktivnostjo.

Temelj tehnike SCRUM je, da morate ostati prilagodljivi in se stalno prilagajati spreminjajočim se okoliščinam. Poleg tega se največ naučite s prakso oziroma delom, zato morate svoje načrte redno in dosledno posodabljati na podlagi novih povratnih informacij iz faz izvedbe nalog/aktivnosti.

SCRUM daje velik poudarek odnosom v skupinah, ustvarja dragoceno sodelovanje z vsemi deležniki, uvaja odzivanje na spremembe in nenehno izboljšuje vaše delo.

Na voljo vam je pester nabor orodij za izvajanje te tehnike. Čeprav temelji na delu ekipe in manj na delu posameznika, jo je vsekakor mogoče prilagoditi in uporabiti tudi na osebni ravni.

SCRUM pozna naslednje vloge v ekipi:

• produktni vodja – upravlja prednostne naloge, se pogovarja z vsemi deležniki, skrbi za izdelke
• SCRUM vodja – skrbi za sledenje tehniki SCRUM, odpravlja ovire
• ekipa – večoddelčna ekipa, popolnoma predana nalogam

Potek dela pa temelji na:

• Hitrem planiranju – opredelitev obsega dela za naslednja dva do štiri tedne
• Dnevnih sestankih – kratki 15-minutni sestanki za dvig motivacije med zaposlenimi
• Hiter pregled – pregled opravljenega dela
• Retrospektiva – pogovor o tem, kaj ste naredili dobro, kaj deluje in kaj bi veljalo izboljšati

Rezultati tehnike SCRUM so: 

• Seznam zaostankov – seznam vsega, kar je še za narediti
• Prednostne naloge – seznam nalog, ki jih boste opravili v naslednjem »šprintu«
• Zgodbe uporabnikov – majhne, neodvisne in cenjene zgodbe, iz katerih se lahko veliko naučite
• Načrt za naprej – načrt napredka, ki temelji na dejanskih sposobnostih ekipe

Programska oprema za upravljanje projektov, ki podpira SCRUM ali podobna agilna načela:

• Backlog
• Zoho
• Jira
• VivifyScrum

10. BoJo – seznam opravil

Tehnika Pomodoro in t. i. metoda Bullet Journal oziroma preprost seznam opravil sta v spletnih brskalnikih najpogosteje iskani tehniki upravljanja časa. Že preprost seznam nalog zagotovo sodi med 10 najboljših tehnik upravljanja časa.

Zgolj to, da si naloge, ki jih morate opraviti, zapišete na papir, vam pomaga slediti preteklo izvedbo nalog, organizirati sedanjost in načrtovati prihodnost. Vse, kar potrebujete, sta zvezek in pisalo.

Temeljno načelo te tehnike pravi, da časa ne morete ustvarjati, lahko ga le porabljate, sreča pa izvira iz pomenljivih stvari, doseganja ciljev in majhnih sprememb, ki sčasoma vodijo do velikih sprememb in ciljev.

Ključne sestavine seznama opravil so:

• Kazalo – Oštevilčite strani z opravili, da jih boste hitreje našli.
• Tri različne zbirke dnevnikov: dnevni dnevnik opravil, dogodkov in zapiskov; mesečni dnevnik, sestavljen iz koledarja in seznama opravil; prihodnji dnevnik za seznam vseh dolgoročnih ciljev in zavez.
• Druge različne zbirke, pogosto skupine sorodnih idej (seznami, dnevniki, zapiski, miselni vzorci, načrti, skice)

Stvari morate hitro beležiti. V dnevnik. Uporabljajte kratke zapise. Pri ustvarjanju beležk velja uporabiti različne vrste točk in oznak, s katerimi nalogam dodate jasen kontekst.

Vsak mesec opravite tudi pregled in selitev nalog iz enega dnevnika v drugega (na primer prečrtate nepomembna opravila, načrtujete nove naloge, selite naloge iz dnevnika v nov mesečni dnevnik itd.).

To je na kratko to. Priporočamo vam, da začnete s točko 1, a tudi če se boste lotili zgolj točke 10, ne bo nič narobe. Pomembno je le, da najdete zase najprimernejšo tehniko upravljanja časa in dvignete osebno produktivnost na nov nivo.