Točna evidenca delovnega časa za zanesljiv obračun plač

Prva »greenfiled« investicija zunaj matičnega trga

Podjetje Yusei Machinery v Srbiji posluje od leta 2021, proizvodnjo pa je zagnalo leta 2023. Kot del globalnega sistema z devetimi tovarnami, od katerih jih je kar sedem na Kitajskem, Srbija predstavlja njihovo prvo »greenfield« investicijo in prvo tovarno zunaj matičnega trga.

Danes podjetje zaposluje približno 200 delavcev, ob načrtovani nadaljnji širitvi in potencialni izgradnji nove tovarne. Kot dobavitelj v avtomobilski industriji Yusei proizvaja plastične komponente za stranke doma in v tujini.

Na samem začetku delovanja je bila evidenca delovnega časa organizirana kot kombinacija ročnih procesov in preprostih digitalnih orodij. Aplikacija, ki jo uporabljajo v Yuseijevih tovarnah na Kitajskem, ni omogočala ustrezne obdelave podatkov niti njihove integracije s programom za obračun plač, kar je pomenilo veliko ročnega dela in omejeno preglednost. Z rastjo števila zaposlenih je takšen način dela hitro postal neučinkovit.

Špica ob podjetju Yusei Machinery od samega začetka proizvodnje

O izkušnji z implementacijo in delom v sistemu sta spregovorili Mila Mitković, HR Manager, in Jovana Ristić, sodelavka za splošne zadeve, ki sta vsakodnevno vključeni v delo s sistemom.

Odločitev o izbiri rešitve je bila precej enostavna, temeljila pa je na Špicinem uglednem portfelju strank in rešitev ter predhodnih uporabniških izkušnjah v velikih proizvodnih sistemih.

»Tudi danes bi ponovno izbrala Špico. Tehnične možnosti so ogromne in resnično ne vidim razloga, zakaj ne bi delali v tem sistemu,« poudarja Mila Mitković, HR-menedžerka podjetja Yusei Machinery.

Špicina rešitev je bila uvedena praktično od prvih dni organizirane proizvodnje v podjetju. Sama implementacija je potekala izjemno hitro – postavitev terminala je bila zaključena v enem dnevu, nastavitve sistema in mapiranje pa so bili izvedeni v zelo kratkem času. Že pri prvi plači je bil sistem v polni funkciji, brez zamud in brez napak.

Mila: »Od prvega trenutka je bil izvoz podatkov za obračun plač popolnoma točen, kar pomeni, da je bil sistem odlično nastavljen že na začetku.«

Natančnost, transparentnost in nadzor nad procesi

Danes Yusei uporablja Špicino rešitev za evidenco delovnega časa in modul PIF za pripravo časovnih podatkov za obračun plač. Sistem je prilagojen delu v treh izmenah, kljub preprosti infrastrukturi, ki vključuje en terminal in kartice, pa omogoča popoln nadzor in preglednost vseh procesov.

Največje vrednosti, ki jih je sistem prinesel, se kažejo v natančnosti in transparentnosti. Evidenca delovnega časa je zanesljiva, obračun plač točen, vsi podatki, od zamud in odsotnosti do nadurnega dela, pa jasno vidni in lahko dostopni.

Na vprašanje »Kaj vam je sistem olajšal?« smo dobili enoglasen odgovor: VSE. »Sistem je pregleden, vse je vidno, izvoz podatkov pa je popolnoma točen. V bistvu nam je olajšal vse,« poudarja Jovana Ristić, sodelavka za splošne zadeve.

Visoka fleksibilnost sistema je velika prednost

Posebej izstopa fleksibilnost sistema, ki ga je mogoče v celoti prilagoditi pravilom podjetja – od načina obračuna do zaokroževanja delovnega časa in upravljanja prerazporeditve ur.

Kar zadeva uporabniško izkušnjo, odpora zaposlenih ni bilo. Proces evidentiranja je enostaven, sistem pa jasno postavljen, kar dodatno prispeva k njegovi vsakodnevni uporabi. Eden ključnih dejavnikov uspeha je tudi stalna podpora Špicine ekipe.

Mila: »Takšna strokovnost, potrpežljivost in hitrost odziva – resnično nimamo niti ene pripombe.«

Ob načrtovani rasti podjetja in možni širitvi kapacitet se pričakuje nadaljnja nadgradnja sistema, vključno z uvedbo novih modulov in implementacijo v prihodnjih obratih.

Za podjetje Yusei Machinery Špicina rešitev danes predstavlja zanesljiv temelj za upravljanje delovnega časa in obračuna plač – sistem, ki združuje preglednost, točnost in fleksibilnost.

»V treh letih dela nismo imeli niti ene težave. Vse, kar smo želeli, je bilo implementirano in deluje brezhibno,« poudarja Mila. Jovana: »Če bo nova tovarna, bo tudi Špica.«

Na koncu priporočilo za Špicino rešitev Time&Space pride povsem naravno: »Absolutno priporočilo, še posebej za podjetja z velikim številom zaposlenih. Za takšne sisteme sta priporočilo samo rešitev Time&Space in podjetje Špica,« zaključuje Mila Mitković.