Uvedba RFID-sledenja arhivskemu gradivu v Arhivu Republike Slovenije

Arhiv RS upravlja z več kot 300.000 tehničnimi enotami

»Prehod iz klasične, pasivne hrambe v podatkovno in z umetno inteligenco podprto upravljanje arhiva je pomemben razvojni korak države.« dr. Tatjana Hajtnik, vodja Sektorja za elektronske arhive in računalniško podporo, Arhiv RS

Arhiv Republike Slovenije (Arhiv RS) je osrednja državna arhivska ustanova, ki skrbi za varstvo arhivskega gradiva kot dela kulturne dediščine in pravne varnosti države. Organizacija skrbi tudi za zasebno in filmsko arhivsko gradivo ter vodi zbirno evidenco javnega arhivskega gradiva v državi, evidenco arhivskega gradiva v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, ter evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države. 

»Naše delo je prevzemanje, varovanje, urejanje, popisovanje in zagotavljanje uporabe slovenske arhivske kulturne dediščine,« je uvodoma pojasnila dr. Tatjana Hajtnik, vodja Sektorja za elektronske arhive in računalniško podporo v Arhivu RS.

Arhivsko gradivo ima trajen pomen za državo Slovenijo, slovenski narod in posameznike. Zaradi svoje neprecenljive vrednosti se obravnava kot kulturni spomenik. Nastalo je v skoraj tisočletnem delovanju državne in lokalne uprave na ozemlju današnje Slovenije, danes predvsem pri delu državnih organov in drugih javnopravnih oseb, ki jih ustanavlja država in delujejo na območju celotne države. Za to področje v Arhivu RS skrbi Sektor za elektronske arhive in računalniško podporo.«

Danes arhiv ni več zgolj prostor fizičnih dokumentov, temveč kompleksna institucija, ki mora enakovredno obvladovati fizično in digitalno arhivsko gradivo ter zagotavljati njegovo dolgoročno ohranitev in dostopnost v digitalnem okolju. Po zadnjih podatkih v Arhivu RS hranijo več kot 30 tisoč tekočih metrov arhivskega gradiva, ki je razvrščeno v več kot dva tisoč fondov in zbirk

Izziv obvladovanja fizičnega arhivskega gradiva

Arhiv RS upravlja z več kot 300.000 tehničnimi enotami (škatle, fascikli, filmski koluti itd.), ki so razporejene na dveh lokacijah v skoraj 80 prostorih na dveh etažah. Ročno beleženje premikov gradiva pri takšnem obsegu ni več učinkovito, zato so v Arhivu RS iskali rešitev, ki bi omogočila avtomatizirano, zanesljivo in pregledno sledenje gradivu ter razbremenitev zaposlenih. 

»Velika težava je bila nepreglednost pri premikih arhivskega gradiva v fizični obliki. Tehnične enote so bile pogosto začasno odložene, lokacije so se vpisovale ročno in z zamudo, kar je povečevalo možnost nastanka napak,« je dodala Tatjana Hajtnik.

Poleg tega je bilo delo v preteklosti fizično zahtevno in administrativno obremenjujoče. Stalno povečevanje obsega arhivskega gradiva je zahtevalo vzpostavitev natančnejšega sistema za zagotavljanje njegove varnosti in sledljivosti.

Tehnična in organizacijska preobrazba

V okviru širše digitalne preobrazbe in uvedbe portala e-ARH.si so se v Arhivu RS odločili za avtomatizacijo sledenja fizičnemu gradivu s tehnologijo radijsko-frekvenčne identifikacije (RFID). Projekt je bil financiran v okviru Načrta za okrevanje in odpornost. Pri izvedbi je sodelovala interdisciplinarna ekipa Arhiva RS ter zunanji izvajalec Špica International, ki je bil na javnem razpisu izbran glede na svoje kompetence in reference. 

»Podjetje Špica je delovalo kot ključni tehnološki partner ter je v tesnem sodelovanju z arhivisti in informatiki prilagajalo rešitev realnemu arhivskemu okolju,« je dodala Tatjana Hajtnik. 

Pri prenovi rešitev sledenja arhivskega gradiva so zaposleni na strani naročnika in izvajalca uspešno rešili več tehničnih in organizacijskih izzivov. Zahtevna je bila že sama tehnična izvedba, saj je postavitev industrijskih bralnikov značk RFID in visokofrekvenčnih anten zahtevala preboje debelih sten.

Tekom projekta so tako opravili kar 94 prebojev sten, ki so bile debele med 25 in 150 cm, pri čemer so morali vso gradivo temeljito zaščititi. Skupaj z Arhivom RS so odpravili tudi težave z motnjami signala zaradi kovinskih filmskih kolutov in omejitve pri ožičenju. 

»Špica je vzpostavila rešitev osnovano na kombinaciji RFID-infrastrukture (nalepke, visokofrekvenčni bralniki in antene), strežniške in aplikativne plasti, ter poskrbelo za integracijo z arhivskimi IT sistemi.«

»Poseben poudarek je bil na integraciji z obstoječimi rešitvami, saj je bil imperativ projekta zagotoviti, da okolje RFID ne deluje kot ločen sistem, temveč kot del celotnega informacijskega ekosistema arhiva,« je izpostavila dr. Hajtnik. 

Programska rešitev je povezana z obstoječimi arhivskimi sistemi, kot sta Virtualna arhivska čitalnica in sistem scopeArchive, kar omogoča celovit pregled nad gradivom.  Rezultat? »Največje prednosti so hitrejše iskanje gradiva, večja natančnost evidenc, manj napak in bistveno boljša preglednost nad premiki. Zaposleni so razbremenjeni ročnega beleženja, kar jim omogoča, da se bolj posvetijo strokovnemu delu. Pomembna je tudi večja varnost arhivskega gradiva.« 

»Projekt je potekal uspešno in v skladu s časovnico. Rešitev že deluje v praksi, arhivsko osebje pa poroča o pomembnih izboljšavah pri vsakodnevnem delu,« je dodal Andrej Planina, Špica International.

S tehnologijo nad kadrovsko podhranjenost

Ob znatni kadrovski podhranjenosti v Arhivu RS je večji izziv predstavljalo tudi vprašanje, kdo bo lepil RFID-značke na veliko količino tehničnih enot – izziv so rešili s kombinacijo študentskega dela in lastnega nadzora. »V tesnem in partnerskem sodelovanju s podjetjem Špica International smo vse izzive postopno reševali in rešitev prilagajali realnemu arhivskemu okolju. 

»V moji štiri desetletja dolgi karieri se je prvič primerilo, da projekt ni zamujal in je potekal v skladu s projektnim planom ter se izvajal na izjemno visoki profesionalni ravni,« je dodala sogovornica.

Velik del zaslug za to ima tudi projektni pristop, ki je končne uporabnike rešitve vključil že v sam razvoj rešitve, po zaključku projekta pa je bilo izvedeno še dodatno izobraževanje. Z izobraževanjem, postopnim uvajanjem in podporo uporabnikom so zaposleni novo rešitev dobro sprejeli. Ko so se pokazale konkretne koristi v praksi, je sprejemanje postalo zelo pozitivno.

»S pomočjo RFID-sledenja smo izboljšali natančnost, varnost in dostopnost našega gradiva. Dokumentom lahko enostavno določimo lokacijo, spremljamo njihovo gibanje ter zagotavljamo njihovo varnost.« je dodal Ivan Fras, vodja projekta

Gradnja nacionalne digitalne infrastrukture

Načrti Arhiva Republike Slovenije v prihodnjem obdobju so tesno povezani s strateškim prehodom, ki se bo zgodil na področju elektronskega arhiviranja. »Elektronski arhiv mora postati stalna nacionalna digitalna infrastruktura, ki deluje neprekinjeno, zanesljivo in dolgoročno ter ni odvisna od posameznih razpisov ali časovno omejenih projektov,« poudarja dr. Hajtnik. 

V tem kontekstu uvedba RFID-sledenja arhivskemu gradivu predstavlja prvi korak v širši digitalni preobrazbi fizičnih arhivskih postopkov. Gre za prelom z ročnim, administrativno zahtevnim upravljanjem gradiva in za vzpostavitev temeljev, na katerih je mogoče graditi nadaljnjo avtomatizacijo in boljšo povezavo med fizičnim in digitalnim arhivskim svetom. V Arhivu RS bodo v prihodnje nadaljevali z razvojem sistema e-ARH.si ter postopnim uvajanjem naprednih tehnologij, vključno z analitičnimi orodji in umetno inteligenco.

»Arhiv prihodnosti ne bo več zgolj prostor, kjer se gradivo shranjuje in čaka na uporabo, temveč aktiven sistem, ki omogoča napredno iskanje, povezovanje podatkov, analizo vsebin in učinkovitejšo podporo raziskavam, javnosti in državi,« je dejala sogovornica.

V zaključku je bilo poudarjeno, da v končni fazi v središču vseh načrtov ostajajo uporabniki ter da Arhiv obstaja zaradi javnosti, raziskovalcev in države, zato so vsi prihodnji razvojni cilji Arhiva RS usmerjeni v zagotavljanje, da arhivsko gradivo ostane dostopno, razumljivo in dejavno vključeno v digitalno družbo, ne le danes, temveč tudi čez desetletja.

Vabljeni, da si projekt ogledate tudi v video prispevku.