Študija primera

Upravljanje z osnovnimi sredstvi v zahtevnem poslovnem okolju banke UniCredit

23/08/2019
Upravljanje z osnovnimi sredstvi v zahtevnem poslovnem okolju banke UniCredit

Izziv

UniCredit Bank Srbija zaposluje preko 1.000 ljudi na dveh sedežih v Beogradu in v preko 70 izpostav širom Srbije. Glede na centralizirane procese, se je podjetje odločilo, da tudi popis osnovnih sredstev prenese na višji nivo. UniCredit Banka je že predhodno uporabljala črtne kode za označevanje in branje sredstev. Ker pa sistem ni podpiral komunikacije med napravo za branje črtnih kod in centralno bazo ter zaradi slabih izkušenj z baterijami v čitalniku, so vršili popis osnovnih sredstev ročno, uporabo papirnih popisnih listov. Nenatančni rezultati in dolg proces popisa, so privedli upravo UniCredit Banke do odločitve o implementaciji sodobne in znatno učinkovitejše rešitve za upravljanje z osnovnimi sredstvi.

Rešitev

Uprava je izbrala Frontman Assets v 2.0 – rešitev za upravljanje z osnovnimi sredstvi, ki ga je razvila Špica Sustavi, del Špica Grupe. Implementacija je trajala 2 dni, skupaj z vzpostavitvijo baze na serverju, inštaliranjem klient aplikacije, povezavo z ERP sistemom banke in izobraževanjem zaposlenih za delo z aplikacijo ter praktično demonstracijo aktivnosti popisa. Po nastavitvah sistema, tako da v celoti podpira obstoječe procese UniCredit Banke, je njihov IT strokovnjak v petih minutah predstavil članom popisne komisije celoten proces popisa – skeniranje črtnih kod, ki označujejo lokacijo, pregled spiska sredstev, ki naj bi se po zadnjem popisu, nahajala na tej lokaciji in jih je potrebno popisati, nato kako postopati v primeru, da se neko sredstvo ne pojavi na spisku sredstev te lokacije ali kako postopati v primeru, če neko sredstvo ostane nepopisano, oziroma na tej lokaciji ni bilo najdeno.

Prednosti:

  • znatno krajša inventura in manjša časovna obremenitev zaposlenih,
  • neprimerljiva natančnost,
  • istočasni popis na večih lokacijah s sinhronizacijo podatkov v realnem času ali po potrebi,
  • spremljanje stanja sredstev (servis, odpis),
  • učinkovita evidenca viškov in manjkov,
  • avtomatično generiranje popisnih listov.
popis osnovnih sredstev

“Popis smo skrajšali iz 45 na 15 dni, izobraževanje popisne komisije pa v 5 minutah!” Pravi Igor Marinkovič, ki je odgovoren za varnost podatkov in ICT mrežo in preprečevanje visokotehnološkega kriminala.

Rezultati

Frontman Assets poleg inventure, omogoča tudi sledenje in upravljanje z osnovnimi sredstvi v realnem času, celo leto. Z uporabo ustreznih poročil, uprava UniCredit Banke lahko učinkovito odloči, katera sredstva je potrebno servisirati, katera so brezhibna, katera niso v uporabi in jih dodeli kateremu od zaposlenih ter s tem prepreči nakup nove opreme (na primer ob zaposlitvi novega kadra). UniCredit Banka je največji prihranek prepoznala pri skrajšanju trajanja popisa in zmanjšanju števila napak.

V prihodnje bodo glavne prihranke prinašale funkcionalnosti sledenja in upravljanja z osnovnimi sredstvi.