Veliko opcij registracije za ažurno evidenco

Uniqa Osiguranje d. d. Sarajevo je članica Uniqua Skupine, ene vodilnih zavarovalniških skupin s 200-letno tradicijo. Zaupa ji več kot 9,4 milijona zavarovancev.

Z več kot 20 leti poslovanja v Bosni in Hercegovini (BiH) svojim strankam nudi podporo na 35 prodajnih mestih po vsej državi. V njej je zaposlenih 250 oseb, poslovalnice pa ima po celotni Bosni in Hercegovini.

Uniqa je vodilna na trgu življenjskih zavarovanj v BiH, vodilna v bančnem zavarovanju in prva med vodilnimi zavarovalnicami v hitrosti obdelave in izplačila škod. Nenehno postavlja standarde v inovacijah in storitvah za stranke, ki jim je 24/7 na voljo storitev Uniqa Non Stop.

Cilj: Združitev evidence delovnega časa na vseh lokacijah

V zavarovalnici so uvedli sistem za beleženje delovnega časa z namenom optimizacije notranjih procesov na področju upravljanja delovnega časa in kontrole pristopa.

Projektni cilj je bil združitev beleženja delovnega časa na vseh lokacijah v BiH, kjer Uniqa posluje. Glavni izzivi so bili izpolnjevanje zakonskih okvirov za beleženje delovnega časa vseh zaposlenih na ravni podjetja ter povezovanje evidence z modulom za obračun plač.

Cilj projekta je bila avtomatizacija procesov od planiranja dela, zbiranja registracij, nadzora in popravkov podatkov, naprednega poročanja do optimizacije procesa obračuna plač. “Špicina rešitev Time&Space nam je omogočila elektronsko beleženje delovnega časa na ravni podjetja in izboljšanje samega procesa obračuna plač,” je dejala Rubina Čirić, vodja nabave in splošnih zadev.

“Izvedena je bila integracija med programsko opremo Time&Space in našim modulom za obračun plač, kar je izboljšalo proces obračuna plač. Programska oprema povsem ustreza našim potrebam in olajšuje spremljanje prisotnosti zaposlenih,« pa je povedala Mirsada Šahat, vodja finančnega oddelka v Uniqa Osiguranju.

V Direkciji en sistem, v poslovalnicah pa drugi

S Špicino rešitvijo se podatki o delovnem času samodejno zbirajo in omogočajo pregled ter spremljanje podatkov kadarkoli in od kjerkoli.

Poleg evidence delovnega časa je stavba Direkcije zavarovalnice opremljena tudi s kontrolo dostopa. Na vhodu so nameščene zapornice, povezane s terminalom Zone Touch in čitalniki, ki beležijo dogodke glede na uporabniške pravice in dostopne točke. Uporabnikom so dodeljene dostopne točke, kar omejuje njihovo gibanje po prostorih.

V manjših poslovalnicah se delovni čas beleži prek spletne aplikacije "Web Clocking", ki omogoča prijavo in odjavo dela prek spletnega brskalnika. Registracije se vežejo na delovno mesto, omogočeno pa je tudi sledenje lokacijam prijave in odjave zaposlenih.

Za dodatno avtomatizacijo je podjetje uvedlo modul "Payroll Integration Framework", ki omogoča pripravo podatkov za obračun plač in povezuje sistem Time&Space z ERP sistemom.

“Uvedba Time&Space sistema je olajšala beleženje in generiranje podatkov o delovnem času ter omogočila uresničitev fleksibilnih delovnih ureditev, kar je pomembno prispevalo k zadovoljstvu zaposlenih,” dodaja Emina Užičanin, vodja kadrovskega oddelka.

Rezultati

• Zagotovljeno je načrtovanje, analitika in napredno poročanje po delovnih mestih.
• Omogočen je pregled, kdo, kdaj in koliko časa je preživel na delovnem mestu.
• Zmanjšana je ročna obdelava podatkov, kar prihrani čas zaposlenim in omogoča osredotočanje na druge naloge.
• Uvedba fleksibilnega delovnega časa in krajšega delovnega dneva ob petkih, kar je izboljšalo zadovoljstvo zaposlenih.
• Podatki o delovnem času se samodejno zbirajo in omogočajo pregled ter spremljanje podatkov kadarkoli in od kjerkoli.