Študija primera

Kontrola pristopa na Fakulteti za logistiko v Celju

26/08/2019
Kontrola pristopa na Fakulteti za logistiko v Celju

Izziv

Skozi vrata Fakultete za logistiko v Celju vsak dan vstopi med 50 in 70 zaposlenih in zunanjih sodelavcev. Pred uvedbo kontrole pristopa Time&Space so evidenco prihodov in odhodov vodili ročno, z vpisi na recepciji. Tudi dodeljevanje ključev za vstop v prostore v fakulteti so evidentirali na podoben način. Zaradi papirne evidence je prihajalo do nedoslednosti, kot so nezabeleženi prihodi in odhodi ter napake pri vpisih. Posledično se ure pri obračunu plač pogosto niso ujemale. Poleg tega se je pogosto zgodilo, da je kdo izgubil ključ.

PREDNOSTI

  • Dosledna kontrola pristopa
  • Enostavno dodeljevanje dostopnih pravic
  • Hitrejši obračun plač     
  • Lažje odklepanje
  • Prihranek pri stroških dela

Vodstvo fakultete se je zato pred petimi leti odločilo, da se spopade z omenjenimi težavami in uvede elektronski sistem kontrole pristopa. 

Rešitev

Informatiki fakultete so preučili ponudbo na trgu in se glede na reference in izkušnje podobnih ustanov odločili za Špicin Time&Space. Sistem ni bil zelo obsežen, tako da je bila implementacija končana v dveh tednih. Špica je ob uvedbi sistema izvedla šolanje za administratorje, ki so se na novo rešitev navajali približno dva meseca. Uporabniki (zaposleni in zunanji sodelavci) so nov sistem začeli redno uporabljati po enomesečnem uvajalnem roku.

 

»Uvedba sistema kontrole pristopa Time&Space nam je olajšala delo na številnih področjih: zahvaljujoč elektronskim ključavnicam smo se znebili ključev, kontrola in dodeljevanje pristopa sta sedaj mnogo bolj enostavna, olajšano je delo računovodstva in administratorke za plače; ni več premetavanja Excelovih tabel in zvezkov. Z rešitvijo smo tako zadovoljni, da se s Špico že dogovarjamo za nadgradnjo sistema,« je povedal Dejan Sklamba, vodja informatike na Fakulteti za logistiko v Celju

Rezultati

Uvedba sistema kontrole pristopa Time&Space je prinesla izboljšave na večih področjih:

  • kontroliranje pristopa je dosledno, saj se zaposleni ob odpiranju vrat hkrati tudi registrirajo,
  • enostavno določanje dostopnih pravic preko oblikovanja skupin,
  • avtomatski prenos v univerzitetni sistem za obračun plač FIPS, zaradi česar je obračunavanje lažje in hitrejše,
  • ukinitev fizične recepcije in posledično prihranki pri stroških dela.

Uvedba sistema kontrole pristopa Time&Space je prinesla izboljšave na številnih področjih. Po uvedbi so bistveno olajšali sistem za obračun plač in ukinili fizične recepcije, kar je znižalo stroške dela.