Pred uvedbo digitalnega popisa so imeli na šestih lokacijah podjetja vsa osnovna sredstva opremljena z nalepkami z inventarnimi številkami, a so bile nalepke brez črtne kode. Inventuro so izvajali na klasičen način – s svinčnikom in papirjem. Najprej so natisnili izpise vseh osnovnih sredstvih po nahajališčih (t. i. inventurni listi), nato pa vsako sredstvo poiskali in ga nato na listu obkljukali. Zatem so inventurne liste pregledali in ugotovili skladnost oziroma neskladje z računovodskim stanjem. Za stvari, ki jih ob popisu niso našli, so opravili ponovno iskanje po podjetju, kar je zaposlenim vzelo ogromno časa.   

Javni zavod Zasavske lekarne Trbovlje se je odločil za uvedbo rešitve Frontman FIND, ki deluje iz računalniškega oblaka, implementiralo pa jo je podjetje Špica d.o.o.. Rešitev iz oblaka zaposlenim močno olajša delo pri popisu sredstev v več dislociranih enotah podjetja, saj za delovanje potrebuje zgolj internetno povezavo.  

Kako deluje? Enostavno in zanesljivo.   

Podjetje v oblačno rešitev Frontman FIND uvozi podatke o osnovnih sredstvih in njihovih lokacijah ter izbere možnost opravljanja inventure. Zaposleni v podjetju nato v posameznem prostoru prek prenosnega terminala hitro in enostavno prebere črtne kode osnovnih sredstev in v pregledni aplikaciji hitro preveri, ali se v prostoru nahajajo vsa sredstva, oziroma ali katero manjka. 

»V sami mobilni aplikaciji pri popisu sredstev uporabljamo tako stroškovna mesta kot nahajališča sredstev. Uporabljamo skoraj vse funkcionalnosti, ki so na voljo, posebej praktična je funkcija označbe za odpis sredstva, veliko dodano vrednost pa ponuja povratna informacija aplikacije, saj lahko takoj in enostavno ugotoviš, ali si v prostoru pozabil popisati kakšno osnovno sredstvo,« izkušnje povzame Polčeva in doda: »Letos nam žal še ni uspelo fotografirati vseh osnovnih sredstev, a sem prepričana, da bomo to uredili že naslednje leto, saj je za določeno opremo zelo praktično, če ima popisovalec na voljo tudi sliko in še hitreje najde sredstvo, ker ve, kako je le-to videti. Tako se lahko tudi računovodja hitro znajde med različnimi modeli medicinskih opreme.«

Po opravljenem popisu osnovnih sredstev podjetje sveže podatke iz oblaka izvozi v računovodski program ter ustrezno poknjiži.

Zaposleni v podjetju so dobro sprejeli nov način popisa, saj hitro posvojijo novosti, ki jim olajšajo delo. Izobraževanje zaposlenih za delo z novo rešitvijo ni bilo potrebno, saj je logična, pregledna in enostavna za uporabo. Podjetje je od ideje do praktične uporabe rešitve za e-popis osnovnih sredstev potrebovalo le dva meseca, pri čemer je večino časa porabilo za raziskavo trga in ponudnikov ter rešitev, preden se je odločilo za specializiranega ponudnika Špica d.o.o., ki je podjetju pomagal tudi pri pripravi kakovostnih nalepk za osnovna sredstva. Naložba v digitalni popis osnovnih sredstev se bo podjetju zelo hitro povrnila.  

Namenska rešitev za vodenje pregleda osnovnih sredstev zaposlenim veliko časa prihrani tudi med letom in ne zgolj na dan inventure.

»Ugotovili smo, da je program uporaben tudi med letom, saj preko prijaznega in preglednega vmesnika hitro pridobimo iskane podatke oziroma izpise – vsekakor bistveno hitreje kot če bi osnovna sredstva iskali v računovodskem programu,« še doda Polčeva.  

Digitalizacija poslovanja v Javnem zavodu Zasavske lekarne Trbovlje se nadaljuje. Podjetje bo v kratkem nabavilo in implementiralo robota za izdajo zdravil, načrtujejo pa tudi uvedlo e-vložišča in napreden dokumentni sistem.

 »Sodobna podjetja se ne smejo bati digitalizacije, niti sprememb. Že elektronski popis osnovnih sredstev je povsem enostavna rešitev, ki zelo olajša delo. Sploh, če deluje iz oblaka, saj v tem primeru odpadejo stroški namestitve programov in morebitnih poznejših posodobitev ter vzdrževanja, saj vse našteto ureja ponudnik storitve. Za svoje delo potrebujemo le uporabniško ime in geslo ter dostop do interneta,« sklene Drobničeva