Choose languageLanguage
Študija primera

Digitalni popis osnovnih sredstev je prijazen, hiter in učinkovit

Digitalni popis osnovnih sredstev je prijazen, hiter in učinkovit
Rešitev: Aplikacija za popis osnovnih sredstev v oblaku
»Sodobna podjetja se ne smejo bati digitalizacije, niti sprememb. Že elektronski popis osnovnih sredstev je povsem enostavna rešitev, ki zelo olajša delo. Sploh, če deluje iz oblaka, saj v tem primeru odpadejo številni stroški. Za delo potrebujemo le uporabniško ime in geslo ter dostop do interneta.« Sabina Drobnič, mag. farm., mag. posl. in ekon. ved, direktorica Javnega zavoda Zasavske lekarne Trbovlje 

undefined

Javni zavod Zasavske lekarne Trbovlje 

Zasavske lekarne Trbovlje so javni zavod, ki deluje na šestih lokacijah v Zasavju. Podjetje ima 43 zaposlenih, ki v okviru lekarniških aktivnosti skrbijo za dejavnosti zdravstvenega varstva in oskrbe z zdravili na območju z več kot 57.000 prebivalci. Javni zavod Zasavske lekarne Trbovlje je že pred leti začel z digitalizacijo poslovanja, v tem času je uredil področje elektronske nabave in sprejema blaga, uvedel t. i. avtomatske blagajne ter sistem e-računov. Podjetje, ki ima okoli 1.800 osnovnih sredstev in opreme – te letno popisuje –, je želelo uvesti tudi digitalni popis osnovnih sredstev. 

Izziv:
»Kako hitreje in brez svinčnika ter papirja, izvesti popis osnovnih sredstev.«
  

»Za digitalni popis osnovnih sredstev smo se odločili, ker smo želeli poenostaviti določene delovne procese ter bistveno hitreje opraviti sam popis osnovnih sredstev. Prepričale so nas tudi obljube o večji preglednosti nad osnovnimi sredstvi ter manj ali nič napakami med samim popisovanjem,« se spominja mag. Sabina Drobnič, direktorica Javnega zavoda Zasavske lekarne Trbovlje.  

Pred uvedbo digitalnega popisa so imeli na šestih lokacijah podjetja vsa osnovna sredstva opremljena z nalepkami z inventarnimi številkami, a so bile nalepke brez črtne kode. Inventuro so izvajali na klasičen način – s svinčnikom in papirjem. Najprej so natisnili izpise vseh osnovnih sredstvih po nahajališčih (t. i. inventurni listi), nato pa vsako sredstvo poiskali in ga nato na listu obkljukali. Zatem so inventurne liste pregledali in ugotovili skladnost oziroma neskladje z računovodskim stanjem. Za stvari, ki jih ob popisu niso našli, so opravili ponovno iskanje po podjetju, kar je zaposlenim vzelo ogromno časa.   

»Popis osnovnih sredstev po starem sistemu je zahteval delo vsaj dveh zaposlenih, trajal pa je vsaj teden dni. Elektronski popis je bil opravljen bistveno hitreje, v samo enem dne, a smo tokrat še vedno v določeni meri uporabljali svinčnik in papir – predvsem iz strahu pred neznanim. A strah je bil povsem odveč. Verjamem, da bomo že naslednji popis opravili v vsega par urah, opravila pa ga bo lahko ena sama oseba,« razmišlja računovodkinja mag. Mojca Polc. 

Javni zavod Zasavske lekarne Trbovlje se je odločil za uvedbo rešitve Frontman FIND, ki deluje iz računalniškega oblaka, implementiralo pa jo je podjetje Špica d.o.o.. Rešitev iz oblaka zaposlenim močno olajša delo pri popisu sredstev v več dislociranih enotah podjetja, saj za delovanje potrebuje zgolj internetno povezavo.  

»Rešitev v računalniškem oblaku je za nas najboljša možnost, saj podjetje nima zaposlenega informatika, ki bi skrbel za IT-rešitve, npr. strežnike in aplikacije ter terminale. Ob uporabi rešitve v oblaku namreč ne potrebujemo dodatne IT-opreme, saj vse – z izjemo popisnega terminala – gostuje pri ponudniku. Dodatna prednost pa je hitra uvedba rešitve v poslovanje,« pojasni direktorica.

Kako deluje? Enostavno in zanesljivo.   

Podjetje v oblačno rešitev Frontman FIND uvozi podatke o osnovnih sredstvih in njihovih lokacijah ter izbere možnost opravljanja inventure. Zaposleni v podjetju nato v posameznem prostoru prek prenosnega terminala hitro in enostavno prebere črtne kode osnovnih sredstev in v pregledni aplikaciji hitro preveri, ali se v prostoru nahajajo vsa sredstva, oziroma ali katero manjka. 

»V sami mobilni aplikaciji pri popisu sredstev uporabljamo tako stroškovna mesta kot nahajališča sredstev. Uporabljamo skoraj vse funkcionalnosti, ki so na voljo, posebej praktična je funkcija označbe za odpis sredstva, veliko dodano vrednost pa ponuja povratna informacija aplikacije, saj lahko takoj in enostavno ugotoviš, ali si v prostoru pozabil popisati kakšno osnovno sredstvo,« izkušnje povzame Polčeva in doda: »Letos nam žal še ni uspelo fotografirati vseh osnovnih sredstev, a sem prepričana, da bomo to uredili že naslednje leto, saj je za določeno opremo zelo praktično, če ima popisovalec na voljo tudi sliko in še hitreje najde sredstvo, ker ve, kako je le-to videti. Tako se lahko tudi računovodja hitro znajde med različnimi modeli medicinskih opreme.«

Po opravljenem popisu osnovnih sredstev podjetje sveže podatke iz oblaka izvozi v računovodski program ter ustrezno poknjiži.

Hitro iskanje osnovnih sredstev.  

Zaposleni v podjetju so dobro sprejeli nov način popisa, saj hitro posvojijo novosti, ki jim olajšajo delo. Izobraževanje zaposlenih za delo z novo rešitvijo ni bilo potrebno, saj je logična, pregledna in enostavna za uporabo. Podjetje je od ideje do praktične uporabe rešitve za e-popis osnovnih sredstev potrebovalo le dva meseca, pri čemer je večino časa porabilo za raziskavo trga in ponudnikov ter rešitev, preden se je odločilo za specializiranega ponudnika Špica d.o.o., ki je podjetju pomagal tudi pri pripravi kakovostnih nalepk za osnovna sredstva. Naložba v digitalni popis osnovnih sredstev se bo podjetju zelo hitro povrnila.  

Namenska rešitev za vodenje pregleda osnovnih sredstev zaposlenim veliko časa prihrani tudi med letom in ne zgolj na dan inventure.

»Ugotovili smo, da je program uporaben tudi med letom, saj preko prijaznega in preglednega vmesnika hitro pridobimo iskane podatke oziroma izpise – vsekakor bistveno hitreje kot če bi osnovna sredstva iskali v računovodskem programu,« še doda Polčeva.  

undefined

Z digitalizacijo poslovanja bodo v Zasavskih lekarnah nadaljevali  

Digitalizacija poslovanja v Javnem zavodu Zasavske lekarne Trbovlje se nadaljuje. Podjetje bo v kratkem nabavilo in implementiralo robota za izdajo zdravil, načrtujejo pa tudi uvedlo e-vložišča in napreden dokumentni sistem.

 »Sodobna podjetja se ne smejo bati digitalizacije, niti sprememb. Že elektronski popis osnovnih sredstev je povsem enostavna rešitev, ki zelo olajša delo. Sploh, če deluje iz oblaka, saj v tem primeru odpadejo stroški namestitve programov in morebitnih poznejših posodobitev ter vzdrževanja, saj vse našteto ureja ponudnik storitve. Za svoje delo potrebujemo le uporabniško ime in geslo ter dostop do interneta,« sklene Drobničeva