S Time&Space-om od začetka do 10.000 zaposlenih

Izziv

Spar Slovenija in Špica International pravzaprav skupaj rasteta od začetka prihoda Spara v Slovenijo leta 1991. Rast je bila v Sloveniji tudi največji izziv Spara v zadnjih 30 letih.

»Zrasli smo z rešitvijo Time&Space, saj jo uporabljamo že od leta 1993. Najprej lokalno, od leta 2004 pa centralizirano. Od takrat so poleg uprave to rešitev začele uporabljati tudi trgovine. Leta 2004 smo vzpostavili oba sistema: registracijo delovnega časa, ki je centralizirano povezana s sistemom SAP, in kontrolo dostopa za pooblaščene dostope zaposlenim in nekaterim zunanjim čistilnim in vzdrževalnim službam v posamezne prostore,« pravi Rado Habjan, vodja informatike v Sparu Slovenija.

Strojna oprema (terminali, čitalci in kontrolerji) v sistemu kontrole dostopa odpirajo vrata po določeni hierarhiji (ne more vsak zaposleni v vsak prostor). Kontrola dostopa je v lokalni pristojnosti poslovodij, registracija delovnega časa pa je centralizirana:

»Celoten sistem v slovenski skupini Spar obvladujeta dve osebi, ena iz oddelka informatike in ena iz kadrovske službe. Od vsega začetka programsko opremo zgolj redno posodabljamo, druge nadgradnje pa niso bile potrebne.«

Od leta 1991 je skupina Spar v Sloveniji po tržnem deležu zrasla v 2. največje trgovsko podjetje, pretežno z živili. Špicin sistem Time&Space pa še vedno zelo dobro deluje. Napak je po trditvah Jureta Petkovška, direktorja operative v Spar, izjemno malo:

»Z vidika pravic imajo vodstva vseh trgovskih sistemov Interspar in Spar dostop do sistema registracije delovnega časa v SAP-u, da lahko posegajo vanj s popravki zaradi napak, denimo pozabljenih registracij. Vsak Interspar ima namreč 150 do 200 zaposlenih, nad katerimi imajo najboljši pregled uprave Intersparov.«

O Sparu: Skupaj s Hrvaško celo do 250 lokacij

Sistema delujeta za Spar Slovenijo, sestrsko družbo Hervis in SES, Sparovo nepremičninsko družbo v Sloveniji. Koncern Spar ima namreč tri stebre: trgovino z živili, trgovino s športno opremo in upravljanje z nepremičninami.

Vse to je povezano s sistemom Time&Space: na 115 lokacijah Spara Slovenije, 22 Hervisovih in 5 lokacijah družbe SES. Gre za prodajalne, skladišča, pekarno, upravne prostore …

Po slovenskem zgledu se je tudi hrvaški Spar s tamkajšnjim Hervisom odločil za Time&Space. Po prevzemu trgovske družbe Billa, kar se je zgodilo pred petimi leti, ima Spar tudi na Hrvaškem zdaj okoli 100 lokacij. 

To pomeni, da skupina Spar v Sloveniji in na Hrvaškem uporablja rešitev Time&Space na skoraj 250 lokacijah in da jo uporablja okoli 10.000 zaposlenih. Skupaj je samo v Sloveniji v skupini Spar 175 terminalov.

»V trgovskih centrih Interspar so po trije terminalI: na službenem vhodu, na informacijski točki in v restavraciji. Tako je zaradi velikosti objekta in večje oddaljenosti teh točk, v povezavi s procesom dela. Da zaposlenim ni treba daleč do terminala, ko gredo recimo na malico,« pravi Matej Grašič iz oddelka za informatiko.

Rešitve

Skupina Spar skoraj vse vidike poslovanja vodi skozi programsko opremo SAP. Time&Space je s SAP-om povezan preko certificiranega vmesnika, ki poskrbi, da so v SAP-u na voljo vse zajete registracije iz različnih lokacij in terminalov.

Kadrovski oddelek Spara Slovenije ima dostop do sistema SAP, kjer na enem mestu urejajo vse podatke o evidenci delovnega časa. Iz teh podatkov sledi tudi obračun plač, ki je povsem centraliziran.

Kontrola dostopa za pooblaščene osebe do posameznih prostorov pa ni povezana s sistemom SAP, temveč je povsem v domeni Time&Space-a.

Spar Slovenija ima po besedah Jureta Petkovška posebno ureditev ob prihodu v službo in odhodu. Pred leti so določili, da imajo zaposleni v trgovinah in skladiščih 15 minut časa od prihoda v službo do začetka opravljanja dela. Ta čas sistem zaposlenemu doda ob prihodu  in prav tako ob odhodu. Zato ni potrebnega dodatnega preverjanja, koliko časa mine od prihoda zaposlenih na delo do njihovega dejanskega pričetka dela. Tako so se dogovorili tudi s sindikati.

»Dopuste in nadure zaposlenih še naprej lokalno odobravajo poslovodje. Stroške nadur pa spremljamo centralno in posredujemo, če te odstopajo od neke norme,« pravi Jure Petkovšek. Rado Habjan ob tem dodaja: »V centralnih službah je za ta namen priglasitve dopustov na voljo poseben portal.«

Pravkar posodabljajo terminale, saj nekatere trgovine še vedno uporabljajo več kot 20 let staro opremo. Novi terminali so zaradi barvnega zaslona bistveno bolj čitljivi, zaslon pa je občutljiv na dotik. Okoli 80 trgovin je že opremljenih z novim terminali, v dobrih 25 trgovinah pa jih morajo še zamenjati. »Do konca leta jih bomo zamenjali še v 10 trgovinah,« pravi Matej Grašič .

Kaj pa prihodnost? Bo ta v oblaku? Najbrž se tudi ta čas približuje. Koncern Spar je bil še pred nekaj leti zadržan do rešitev v oblaku. Toda pandemija je prinesla spremembo in pogledi koncerna segajo tudi proti oblaku. »Če bi imeli rešitve v oblaku, bi lahko v času krize zaradi covida-19 bolj povečali spletno prodajo,« pravi Jure Petkovšek.

Na področju registracije delovnega časa v oblaku Špica sicer ponuja rešitev All Hours (allhours.com), na področju kontrole pristopa pa rešitev Door Cloud (doorcloud.com).

Rezultati

• V Sparu Slovenija, ki zaposluje okoli 5.000 delavcev, sistem nadzirata le dve osebi, ena iz oddelka informatike in ena iz kadrovske službe.
• Certificiran SAP vmesnik skrbi za sinhronizacijo podatkov med rešitvama Time&Space in SAP.
• Napak pri registraciji delovnega časa je v sistemu Spar izjemno malo.
• V trgovskih centrih Interspar so po trije terminalI: na službenem vhodu , na informacijski točki in restavraciji. Tako je zaradi velikosti objekta in večje oddaljenosti teh točk, v povezavi s procesom dela. Da zaposlenim ni treba daleč do terminala, ko gredo recimo na malico.