All Hours – rešitev tudi pred inšpekcijo

Izziv

Če imajo običajno v podjetjih pomembno besedo pri evidenci delovnega časa kadrovniki ali vodje IT, jo imajo v Smartisu pravniki. Ana Ličer, pravnica Smartisa, pravi, da je bil glavni razlog za uvedbo produkta All Hours sledenje zakonodajnim zahtevam v zvezi z vodenjem evidence delovnega časa.

»Pred tem smo beležili opravljeno delo, nismo pa evidentirali delovnega časa na način kot to počnemo sedaj s pomočjo produkta All Hours.« pravi Ana Ličer.

Rešitev, ki so jo uvedli tik pred pojavom epidemije, jim je pomagala prav ob epidemiji: »All Hours smo začeli uvajati marca 2020, skoraj istočasno s pojavom pandemije. To nas je dodatno spodbudilo, saj smo s tem imeli tudi boljši pregled nad stiki med zaposlenimi v času epidemije,« pravita Zdravka Zalar, direktorica, in Ana Ličer, pravnica.

Zdravka Zalar ob tem pojasnjuje: »Če bi prišlo do okužbe zaposlenega, bi bilo nujno imeti podatek, kdo je bil na dan okužbe v službi. S to rešitvijo ga imamo. Če bi podatke zbirali »peš«, to ne bi bilo mogoče.«

O Smartisu in mentaliteti zaposlenih

Sogovornici poudarjata, da so v Smartisu »posebni« in zahtevni. Zdravka Zalar: »Mi smo podjetje, ki se ukvarja z informacijsko tehnologijo. Želeli smo si, da bi bila uporaba rešitve zelo preprosta in ne bi dodatno obremenjevala zaposlenih. Idealno bi bilo, da bi sistem sam zaznal, da smo v službi, ko primemo za kljuko vhodnih vrat. Ali pa, da nas sistem zabeleži, ko gremo mimo njih.«

Zato so imeli tudi svoje posebne želje. Med drugim so si želeli integracijo s programskim orodjem Jira, ker so z njim že zelo natančno beležili opravljeno delo. Predvsem niso želeli, da bi se evidentiranje podvajalo.

 Uspeli so oblikovati rešitev, ki v veliki meri poenostavlja beleženje delovnega časa glede na to, ali se delo opravlja na sedežu podjetja oziroma na domu.

Smartis, ki je nastal leta 2009, v primerjavi z drugimi podjetji s področja informacijske tehnologije, pokriva zelo široko področje. Od informacijske varnosti, poslovnih storitev z upravljanjem strateških sredstev na čelu, tehnoloških storitev pa do lastnega razvoja, s štirimi lastnimi produkti.

Podjetje je partner več mednarodnih podjetij, med drugim tudi eden izmed glavnih partnerjev IBM v Sloveniji (v letu 2021 je Smartis prejel nagrado za izjemne dosežke).

Rešitev

Za Smartis kot podjetje s področja informacijske tehnologije je pomembno, da beležijo delovni čas skladno z zahtevami zakonodaje, manj pa to, ali so bili zaposleni v službi točno osem ur.

 Zdravka Zalar: »Mi nismo tovarna, da bi prišli delat od osmih do štirih. Pomembno je, da je delo opravljeno. Nekaterim bolj ustreza delati zvečer. Drugi gredo vmes med delom na sprehod. Ko si zbistrijo glavo, nadaljujejo z delom. Strogo omejevanje na klasični delovni čas ne bi bilo produktivno.«

Terminalov nimajo. Uporabljajo mobilno aplikacijo oz. aplikacijo na računalnikih. V Kristalni palači, kjer je sedež podjetja, je namreč že prisotna pristopna kontrola Špice.

Njihov cilj je bil predvsem, da bi čim bolj razbremenili ljudi. Ključno je bilo, da so s sistemom uredili izziv beleženja vseh vrst odsotnosti. 

Zadovoljni pa so tudi s podporo. »Rada bi pohvalila podporno službo Špice na daljavo. Res so odzivni. Prvi kontakt vzpostavimo že v 15 minutah do pol ure, včasih še prej. V enem dnevu pa dobimo vse odgovore na vprašanja« pravi Ana Ličer.

Rezultati

1. Najbolj pozitivno je, da je na voljo mobilna aplikacija. Še enkrat se je pokazalo, da je enostavno najboljše.
2. Lažji obračun plač, ker je obdelava podatkov avtomatizirana, razen če se kdo pozabi registrirati v aplikaciji. Takrat je potreben ročni vnos.
3. Bolj pregledno in enostavno beleženje odsotnosti.

Anekdota: Kako se na novosti odzovejo IT-jevci?

Seveda so ob vzpostavitvi novega sistema leta 2020 vzniknile tudi dogodivščine. Zdrava Zalar in Ana Ličer se spominjata teh dni takole:

»Vsakič, ko IT-jevcem predstaviš novost, ki spreminja njihovo rutino, nad tem seveda niso navdušeni. Pojavi se tisoč in eno vprašanje, zakaj je to potrebno. Ko so se zaposleni spoznali z rešitvijo All Hours, so seveda imeli pripombe, pa tudi ideje, kako bi lahko kaj tehnično drugače izpeljali, drugače sprogramirali … Na koncu so se prilagodili in bolj ali manj vestno uporabljajo aplikacijo.«