Samodejna registracija delovnega časa na podlagi lokalne WiFi povezave

O podjetju SIRIUS 2010: povezano z globalnimi blagovnimi znamkami

»Podjetje Sirius 2010 se ukvarja predvsem s sistemsko integracijo, strojno opremo, programsko opremo in pametnimi tehnologijami« pojasni generalni direktor Duško Opajić. Podjetje je bilo ustanovljeno leta 2007 in sodeluje s številnimi znanimi blagovnimi znamkami na področju informacijske tehnologije, kot so Lenovo, Dell HP, Bitdefender, Microsoft ..., prav tako pa s Špico. 

Podjetje Sirius 2010 je kot informacijsko podjetje podpisalo pogodbo o tehničnem in poslovnem sodelovanju s podjetjem Špica ter je zadolženo za predstavitev produktov za kontrolo pristopa in evidenco delovnega časa na trgu Bosne in Hercegovine. 

Izziv: kako zagotoviti, da se ljudje registrirajo

»Takoj ko zaposleni vstopijo na območje WiFi, so registrirani. Ko območje zapustijo, je povezava WiFi prekinjena in zabeleži se odhod z dela.«   

Pred uvedbo Špicine rešitve je naše podjetje za beleženje delovnega časa uporabljalo papir in svinčnik, kar je bil pravi glavobol. Ni bilo enostavno zagotoviti, da se zaposleni ob vstopu v podjetje registrirajo, da bi lahko vodili evidenco, kako dolgo so bili v službi, koliko nadur imajo itd.  

Nato je sistemski inženir podjetja, ki je rad raziskoval in iskal nove rešitve, razvil vmesno programsko opremo za integracijo Špicine rešitve za evidenco delovnega časa All Hours in lokalnega omrežja WiFi.  

Rešitev: območje WiFi za avtomatsko registracijo

»Vsi zaposleni uporabljajo službene mobilne telefone. Za vsako napravo/telefon smo v našem omrežju WiFi določili fiksen naslov IP, kar nam omogoča prejemanje informacij o tem, kateri zaposleni dostopajo do omrežja in kdaj, na ta način pa lahko tudi beležimo delovni čas.«

Enako velja za zasebne ali službene izhode iz podjetja. Vsak zaposleni lahko prek aplikacije na telefonu zabeleži, ali gre za zasebni ali službeni izhod. Ob koncu dneva točno vidimo, kdo od zaposlenih je bil v podjetju in koliko časa,« pojasnjuje Duško Opajić. Dodaja, da lahko prek mobilne aplikacije delovni čas beležijo tudi delavci na terenu.  

Sistem je zasnovan tako, da telefone poveže z lokalnim WiFi-jem v območju 15 do 20 metrov od centra podjetja. Takoj ko zaposleni vstopijo v območje WiFi, so registrirani. Ko območje zapustijo, je povezava WiFi prekinjena in se zabeleži odhod z dela.  

Če se nekdo vrne na delovno mesto po 16.00, ker je nekaj pozabil, se delovni čas ponovno registrira, vendar lahko zaposleni to popravi prek mobilne aplikacije ali v storitvi Špica All Hours. Prek aplikacije se zaprosi tudi za dopust, prijavi bolniška odsotnost itd.

Tehnični postopek je naslednji:

1. Program (integracija) prepozna naslov IP ali MAC uporabnika telefona ob njegovem vstopu v pisarno. Sledi avtomatska povezava z lokalnim omrežjem WiFi.
2. Programska oprema nato ustvari dogodek prihoda na delovno mesto za uporabnika.
3. Ko gre uporabnik na malico, se vnese dogodek malice (v določenih časovnih obdobjih se namesto odhoda uporablja malica).
4. Ko se uporabnik vrne z malice, se avtomatsko evidentira prihod s kosila, pozneje pa odhod z dela. 

Ali to možnost uporabljajo tudi stranke podjetja Sirius 2010? Žal je kljub prednostim takšnega sistema navade težko spremeniti. »Večina podjetij je zelo navezanih na kartični sistem in terminale v kombinaciji s kamerami. Včasih ne želijo zaposlenim namestiti aplikacije na telefone,« pove Duško Opajić in dodaja: »Smo informacijsko podjetje in ljudje delajo tudi na terenu. Na ta način smo veliko bolj prilagodljivi. A večina ljudi se novih tehnologij boji.« 

V zasebnih telefonih te možnosti ni mogoče uporabljati zaradi varstva osebnih podatkov. Če bi podjetja več kupovala službene telefone za svoje zaposlene, bi na ta način lažje spremljala prihode zaposlenih na delo.  

Bolj verjetno je, da bo v letu ali dveh to potekalo prek bralnika NRC na mobilnih telefonih. Duško Opajić: »Vse bo na mobilnih telefonih, od mobilnega plačevanja do potnih listov, osebnih izkaznic in kreditnih kartic. Telefon bo za vse.«  

Đorđe Radojković (levo na sliki) je razvil aplikacijo za povezovanje Špicine rešitve All Hours in rešitve Cambium Networks Wi-Fi.

Rezultati

Prednosti so očitne:

• Zaposlenim ni treba razmišljati o tem, da se morajo ob prihodu ali odhodu registrirati, ker vse poteka avtomatsko.
• Sistem je prispeval k povečanju produktivnosti osebja iz administracije.
• Vsi ti podatki se uporabljajo tudi za izračun plač, z mobilno aplikacijo pa tudi za bolniške odsotnosti, dopuste, delo ob vikendih ...
• Uporaba mobilnega telefona za registracijo s terena ima še eno prednost: zaradi geolokacije je mogoče zelo hitro ugotoviti, ali je zaposleni dejansko na delovnem mestu na terenu ali sedi v kavarni.

Anekdota: »Popolnoma nič ni treba narediti.«

Novi zaposleni po nekaj dneh pogosto vprašajo, kako se vodi evidenca delovnega časa. Pogovor se nato nadaljuje nekako tako:

• Odgovor nadrejenega: »Ste že registrirani.«
• Sledi vprašanje: »Ampak kako?«
• »Avtomatsko prek mobilnega telefona.«
• »V redu. Ampak kako? Saj nisem na telefonu ničesar pritisnil.«
• »Popolnoma nič ni treba narediti.«