S pomočjo Špice bi povezali vse, od urnika do obiskov skupin

O Knjižnici Ivana Potrča: med večjimi splošnimi knjižnicami v državi

Knjižnica Ivana Potrča iz Ptuja izvaja knjižnično dejavnost kot javno službo, ki jo financira lokalna skupnost. Občine v Sloveniji sicer financirajo 58 splošnih knjižnic, med katere sodi tudi ptujska. Slednja pokriva 16 občin Spodnjega Podravja, kar je največ občin med vsemi splošnimi knjižnicami.

Po številu prebivalcev, za katere izvaja knjižnično dejavnost, je na četrtem mestu v državi, saj to počne za skoraj 70.000 prebivalcev Spodnjega Podravja. Po številu zaposlenih med splošnimi knjižnicami pa se ptujska knjižnica uvršča na 8. mesto. V Sloveniji je sicer deset osrednjih območnih knjižnic, med njimi je tudi ptujska.

»Število zaposlenih je dokaj majhno v primerjavi z velikostjo območja in s številom prebivalcev, za katere izvajamo knjižnično dejavnost. Zato je potrebna nenehna optimizacija in digitalizacija notranjih delovnih procesov,« na vprašanje, s kakšnimi izzivi so se srečevali pred uporabo Špicinih rešitev odgovarja direktorica knjižnice Milena Doberšek.

Izziv: računovodkinja na meji zmogljivosti

»Dejansko je bil to za vse zaposlene zelo dober korak naprej, medtem ko je bila za vodstvo, administracijo in računovodstvo ta pridobitev enormnega pomena.«

Direktorica razmere pred uvedbo Špicinih rešitev opisuje takole: »Ob obstoječem številu zaposlenih smo poskušali doseči čim boljše rezultate dela. Eden večjih izzivov, ki so se pojavljali, je bil prav v računovodstvu. Tam imamo samo eno zaposleno, ki mora seveda voditi računovodske evidence ločeno za 16 občin, ministrstvo, ki nas deloma financira, projekte itd. Posebno veliko obremenitev je predstavljal mesečni obračun plač. Zaradi vseh teh nalog je bila na meji zmogljivosti.«

Osnovna ideja je bila posodobiti oziroma optimizirati obračunavanje mesečnih plač. Do nedavnega so se namreč plače v javnem sektorju izplačevale petega v mesecu, kar pomeni da je imelo računovodstvo za obračun le nekaj dni časa, ob praznikih pa še manj. V knjižnici se je zato pojavila ideja, da bi program za evidenco delovnega časa povezali s programom za obračun plač in bi se ti podatki samodejno prenašali  v računovodski program Septima.

»Odločili smo se za udeležbo na seminarju o evidencah delovnega časa gospe Andreje Samec Koderman, specialistke za področje delovnopravne zakonodaje, torej za kadrovske rešitve. Na tem izobraževanju so se nam zelo razširila obzorja. Spoznali smo, da ne bo dovolj samo kupiti novega programa in ga namestiti, ampak bo pred tem potrebnih še nekaj korakov,« se spominja Milena Doberšek.

Treba je bilo uskladiti interne akte, tj. pripraviti nov Pravilnik o delovnem času in nov Pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji.  

Zaradi prehoda z enakomerno na neenakomerno razporejen delovni čas je bilo treba vsem zaposlenim ponuditi v podpis nove pogodbe o zaposlitvi. Posodobili in natančneje so določili definicije o tem, kdaj se posamezno delo šteje kot delo v manj ugodnem delovnem času, tj. kdaj gre za popoldansko izmeno, deljen delovni čas, sobotno delo itn. Zamenjati so morali tudi zastarel program za evidenco delovnega časa.

Učinek: štirje delovni dnevi na mesec

Kako so zaposleni sprejeli novo Špicino rešitev? Milena Doberšek pravi, da odlično: »So pa seveda tudi posamezniki, ki se novostim težje prilagajo in potrebujejo nekoliko več časa pa tudi pomoči sodelavcev. Morala pa sem biti dobro pripravljena na kakršno koli vprašanje. 

Pomembno je bilo poznavanje zakonske podlage in jasno podajanje argumentov, zakaj so potrebne spremembe, ki smo jih uvajali. Z zaposlenimi smo organizirali veliko sestankov, kjer sem jim tudi na konkretnih primerih v Špicinem programu pojasnila, kaj bomo naredili – kako se bo vodila evidenca delovnega časa, kateri podatki in na kakšen način se bodo prikazovali in podobo.«

Zdaj so po besedah direktorice vsi zadovoljni. Prijavljajo in odjavljajo se prek terminala. Če zaposleni pozabi kartico ali pride do napačne registracije na terminalu, lahko prek Špicine rešitve All Hours na računalniku ali telefonu v aplikaciji odda zahtevek za popravek ali vnos manjkajoče registracije in v opombo vpiše, da se je zgodila napaka. To gre v postopek potrjevanja in se ureja na dnevni ravni.

Vsak zaposleni ima boljši pregled nad lastnimi evidencami, nad stanjem dopusta in ur ... »Dejansko je bil to za vse zaposlene zelo dober korak naprej, medtem ko je bila za vodstvo, administracijo in računovodstvo ta pridobitev enormnega pomena.« Zdaj tudi vodje oddelkov lažje organizirajo delo v oddelku, saj imajo ažuren pregled nad urniki dela, spremembami, prisotnostjo in načrtovanimi odsotnostmi. Podatki iz evidenc delovnega časa so seveda samodejno povezani in uporabljeni tudi za obračun plač.

Ocenjujejo, da zaposleni v administraciji prihranijo vsaj en delovni dan na mesec, v računovodstvu pa vsaj tri, skupaj torej štiri delovne dni mesečno. Poleg tega Milena Doberšek poudarja, da zaradi sprotnega preverjanja pravilnosti evidentiranih podatkov in vnašanja korekcij na koncu meseca delo v administraciji in računovodstvu ni več tako stresno. Manjše je tudi tveganje za pojav napak.

»Pred uvedbo Špicine rešitve je bilo zelo stresno ob koncu meseca, še zlasti, če je bila administratorka ali računovodkinja denimo odsotna zaradi bolniške odsotnosti. Za vsakega zaposlenega je bilo namreč treba opravljene ure in odsotnosti za obračun plače preračunati ročno: ločeno seštevati dopoldanske ure, popoldanske ure, sobotne ure, število prevozov na delo, število malic, bolniške odsotnosti, nego in vse ostalo. Ročno preračunavati ure, jih ročno pretvarjati v normirane ure (op.. desetiški sistem), vnašati v program za obračun plač …«

Rešitev: Špicina »all inclusive« podpora

Zdaj je drugače. S pomočjo aplikacije načrtujejo tudi dopuste, saj se zaposleni prek nje dogovarjajo o koriščenju dopusta, in sicer tako, da na telefonu ali računalniku podajo zahtevek za dopust, ta pa gre v potrjevanje vodji oddelka. 

Še pred tem že vidijo, kako je z dopusti sodelavcev in se temu lahko prilagodijo ali pa se med seboj uskladijo. Enako prijavijo bolniške odsotnosti, službene odsotnosti, študijski dopust in koriščenje presežka ur. Tako denimo tudi vidijo, kdaj so sodelavci iz potujoče knjižnice z bibliobusom na terenu ali če je nekdo odsoten zaradi službene poti ali iz drugih razlogov.

»Vse je samodejno. Res moram pohvaliti tudi zaposlene v podjetju Špica International. Izjemno so odzivni in strokovni, prisluhnili so vsem našim potrebam. Bila sem res prijetno presenečena in navdušena. Tako so nam, denimo, že ob nastavitvi urnikov definirali vse ključne števce, ki v ozadju samodejno pravilno beležijo opravljene ure po posameznih skupinah, da se potem lahko pravilno pripravi obračunan pripadajočih dodatkov. V evidenci delovnega časa se natančno samodejno beleži, kdaj je zaposleni delal v dopoldanskem, kdaj v popoldanskem času, kdaj v soboto, kdaj v nedeljo, kdaj je imel deljen delovni čas,« še pravi Milena Doberšek.

Najprej torej nastavijo mesečni urnik v modulu Dynamic Scheduling. Na podlagi definiranih urnikov program All Hours potem prepozna, za kakšen tip dela gre, in za vsakogar ustrezno evidentira opravljene ure v tistem mesecu. Program v ozadju samodejno beleži vse različne vrste dela, zaposleni se le prijavljajo in odjavljajo.

To je podlaga za to, da se opravljene delovne ure pravilno prenesejo v računovodski program in da so pri plačah v skladu z določili zakona in kolektivne pogodbe pravilno obračunani tudi vsi dodatki.

Milena Doberšek je ob tem posebej pohvalila še grafične ponazoritve in označevanje s simboli oziroma vizualizacijo podatkov v aplikaciji. Vse je namreč označeno v barvah, zato je lažje opaziti, če nekaj ni v redu, in to preveriti.

Novi načrti za leto 2025: vključiti tudi dogodke knjižnice

V Knjižnici Ivana Potrča že razmišljajo korak naprej, in sicer o povezavi Špicine rešitve za evidenco delovnega časa s še enim modulom za optimizacijo delovnih procesov, s programom Intrix.

»Tako bi vodili evidenco vseh dogodkov in obiskov skupin, ki pridejo v knjižnico. K nam prihajajo osnovnošolci, srednješolci, imamo bibliopedagoške urice, prireditve za odrasle itn. Zato rabimo programsko podporo za beleženje dogodkov in obiskov skupin na enem mestu. Tudi podatke o zaposlenih, ki so zadolženi za ta namen, in o rezervaciji prostorov, kjer bodo ti dogodki potekali. V povezavi s Špico bi lažje reševali primere, kadar zadolženi za sprejem neke skupine zboli, saj bi tako hitreje uredili nadomeščanje. To je v planu za leto 2025,« Milena Doberšek že razmišlja o prihodnosti.

10 prednosti

1. V administraciji je bil ocenjen prihranek vsaj enega delovnega dne na mesec.
2. V računovodstvu je bil ocenjen prihranek vsaj treh dni na mesec.
3. Ker se podatki samodejno sproti vnašajo, delo v administraciji in računovodstvu ob koncu meseca ni več tako stresno.
4. Znižalo se je tveganje za pojav napak.
5. Vsak zaposleni ima boljši pregled nad lastnimi evidencami, stanjem dopusta, stanjem ur …
6. Zaposleni se prek aplikacije dogovarjajo o dopustu in ga tako lažje medsebojno usklajujejo.
7. Dostopnost in vpogled v podatke iz različnih naprav (osebni računalnik, telefon), tudi od doma.
8. Zaradi ažurnih podatkov je v primeru bolniških odsotnosti lažje urejati nadomeščanja in zamenjave.
9. Vodstvo ima nazoren in ažuren pregled nad urniki, spremembami, prisotnostjo, načrtovano odsotnostjo.
10. S Špicino rešitvijo so zadostili novim zakonskim zahtevam na področju evidenc delovnega časa.