Študija primera

All Hours bdi nad delovnimi urniki, ki ne poznajo rutine

»Uporaba rešitve All Hours resnično ni zahtevna, prej obratno, nadvse enostavna je. Sprva smo še beležili občasno pozabljivost zaposlenih glede prijave ali odjave z dela, sedaj pa jim je to prišlo v kri.« Lea Vodišek, vodja kadrovanja in poslovnega upravljanja v Slovenskem društvu Hospic

Rešitev: Evidenca delovnega časa

Na kratko:

Delo na terenu in v neenakomerno razporejenem delovnem času, nadure in praznično delo kažejo na kompleksno organizacijo delovnega časa v Hospicu.
Rešitev All Hours zaposlenim in prostovoljcem omogoča registracijo delovnega časa s pomočjo mobilnika pri delu na terenu, planiranje delovnega časa, upravljanje odsotnosti ter prisotnosti in pripravo podatkov za obračun plač.
V Hospicu so nad rešitvijo navdušeni – z avtomatičnim obračunom podatkov za plače so celo do 30 % so pohitrili pripravo plač, razveselilo pa jih je tudi dejstvo, da lahko natančno beležijo in razporejajo viške ur.

Slovensko društvo Hospic

Področje: humanitarna organizacija na področju zdravstva in socialnega varstva
Leto ustanovitve: 1995
Število zaposlenih: okoli 30 in 200 prostovoljcev
Spletna stran:
www.hospic.si

Slovenko društvo Hospic je nevladna humanitarna organizacija na področju hospic oskrbe.. Trenutno obsega 12 enot v mestih po Sloveniji, v katerih tekom leta dela okoli 30 zaposlenih, ki jim pri delu pomaga še okoli 200 prostovoljcev. V širšem smislu društvo nudi program celostne skrbi za umirajočega bolnika in njegovo družino. Poslanstvo programa je narediti vse, da bo bolnik do zadnjega trenutka živel čim bolj kakovostno, hkrati pa pomagati tudi njegovi družini, v času svojčeve bolezni in še pozneje, v času žalovanja z nudenjem sočutne psiho-fizične pomoči.

Izziv natančnega evidentiranja delovnega časa

Slovensko društvo Hospic je ustanova, ki sredstva za svoje delovanje in izvajanje socialnih programov zagotavlja iz različnih virov financiranja, med njimi pa so tudi namenska državna sredstva in subvencije. Na zahtevo sofinancerjev društva je to še pred uveljavitvijo novega zakona o evidencah delovnega časa moralo poskrbeti za natančno evidentiranje delovnega časa zaposlenih. Slednje je predstavljalo tehnično-organizacijski izziv, saj narava dela v društvu, ki skrbi za hospic oskrbo, zahteva veliko prilagajanja. Zaposleni in prostovoljci tako ne poznajo zgolj uradnih ur in klasičnega delovnega časa, vseeno pa društvo stremi k temu, da se uradni delovni čas upošteva vsaj polovično.

undefined

Zaposleni v Slovenskem društvu Hospic skoraj noben dan nimajo enakega urnika, saj se potrebe po oskrbi uporabnikov zelo razlikujejo in so odvisne od njihovega počutja. Veliko je posebnosti, dela na terenu pa tudi podaljšanega dela in nadur, zato so v društvu iskali zmogljiv sistem beleženja delovnega časa, ki bo kos temu izzivu. Tudi planiranje delovnega časa je glede na opisano stanje kompleksno, narava dela pa zahteva, da si ob vseh načrtih zaposleni v praksi še vedno lahko sami odrejajo delovni čas glede na potrebe uporabnikov.

Rešitev All Hours še enkrat več dokazala, zakaj ji ni para

»Ob prejeti zahtevi po uvedbi sistema za registracijo in evidence delovnega časa, smo najprej opravili raziskavo domačih ponudnikov in njihovih rešitev. S to analizo smo ugotovili, da bi nam funkcionalno lahko najbolj ustrezala Špicina rešitev All Hours, zato smo se tudi povezali z omenjenim ponudnikom,« se prvega stika s All Hours spominja Lea Vodišek, vodja kadrovanja in poslovnega upravljanja v Slovenskem društvu Hospic.

V podjetju Špica so se hipno odzvali na povpraševanje in skupaj z društvom analizirali trenutno okolje in potrebe zaposlenih.

»Pričakovali smo preprost sistem za registracijo delovnega časa in beleženje prisotnosti oziroma odsotnosti zaposlenih – slednje predvsem z namenom, da jih ne kličemo po nepotrebnem –, a smo dobili bistveno več. Nad rešitvijo All Hours so navdušeni tudi v računovodstvu,« pove Vodiškova.

Zaposleni v Slovenskem društvu Hospic se v sistem All Hours, ki gostuje v ponudnikovem oblaku, prijavljajo bodisi preko spletne aplikacije in računalnika bodisi mobilne aplikacije na pametnem telefonu. V društvo so izbiro vrste načina prijave in odjave na in z dela prepustili zaposlenim, pri čemer je zaradi praktičnosti in tudi terenske narave dela (pri uporabnikih) večina zaposlenih izbrala uporabo mobilne aplikacije. V All Hours društvo beleži tudi dopuste, bolniške, praznike in vse druge oblike odsotnosti, ki jih potrjujejo vodje posameznih področij.

Sprva sta bila pri zaposlenih prisotna strah in nezaupanje v novo tehnološko rešitev, posamezniki so celo menili, da jim na ta način podjetje sledi. A po kratkem testnem obdobju so spoznali, da je vsaka bojazen odveč in ugotovili, kako jim nova rešitev olajša delo. Pred tem so morali namreč evidenco delovnega časa izpolnjevati in voditi sami, kar je vodilo do številnih napak in zamud, ki so v nadaljevanju zavirale tudi delo računovodske službe. V društvu so zaposlenim pripravili navodila, kako se uporabljata spletna in mobilna aplikacija, ter zagotovili krajše izobraževanje.

»Uporaba rešitve All Hours resnično ni zahtevna, prej obratno, nadvse enostavna je. Sprva smo še beležili občasno pozabljivost zaposlenih glede prijave ali odjave z dela, sedaj pa jim je to prišlo v kri. Aplikacijo redno uporabljajo tudi za spremljanje morebitnega viška delovnih ur, ki jih lahko izkoristijo za dela proste dneve ali pa gredo na manj zahteven dan kakšno uro prej iz službe,« pojasni Vodiškova.

Izjemni prihranki časa

Povezava poročil, ki jih glede evidenc delovnega časa pripravi rešitev All Hours je močno izboljšala tudi delo zaposlenih v računovodstvu. »Včasih smo na podatke o delovnih urah zaposlenih čakali do 10. dne v mesecu in jih občasno še popravljali. Poleg tega so nekateri zaposleni podatke oddajali na ročno popisanem listu papirja, drugi pa v digitalnih preglednicah. Sedaj vse podatke, ki jih potrebujemo za obračun plač, že v začetku meseca pridobimo neposredno od vodje kadrovske službe,« prejšnje izzive predstavi Tina Štupar, strokovna vodje za ekonomsko področje v Slovenskem društvu Hospic, in doda: »Ocenjujem, da nam raba sistema All Hours pri obračunu plač prihrani okoli 30 do 40 odstotkov časa.«

undefined

Renata J. Roban, direktorica društva Hospic

Špicina donacija za plemenito poslanstvo

Kako kakovostno in družbeno odgovorno delo opravlja Slovensko društvo Hospic, so prepoznali tudi v podjetju Špica. Zato so društvu donirali rešitev All Hours in mu zagotovili dve leti brezplačne uporabe.

»Podjetju Špica bi se zahvalila za izjemno odzivnost in strokovnost. Tako profesionalnega odnosa ponudnika v društvu doslej še nismo doživeli. Nadvse hvaležni smo tudi za odločitev o donaciji rešitve, gre za res plemenito dejanje,« je sklenila Vodiškova.