Choose languageLanguage
Študija primera

S tehnologijo v oblaku nad izzive deljenih urnikov v šolstvu

S tehnologijo v oblaku nad izzive deljenih urnikov v šolstvu

Rešitev: Evidenca delovnega časa 

Vsebina:

  • Izzivi evidentiranja delovnega časa v šolstvu
  • Predstavitev Ekonomske šole Ljubljana in njihovih sodobnih pristopov, vključno z digitalizacijo
  • Kako z digitalnimi evidencami nad transparenten pregled in upravljanje prisotnosti?


undefined

Ekonomska šola Ljubljana

Kompleksnost pri vodenju evidence delovnega časa

Zakonodaja (KPVIZ IN ZEPDSV) določa, da morajo izobraževalni zavodi voditi evidence delovnega časa. Sicer ne zapoveduje načina in standardizirane prakse, cilj pa je, da se v slovenskem šolstvu zagotovi ustrezna transparentnost, organiziranost in upoštevanje zakonodaje na področju dela. 

Pri svojem delu na področju šolstva so Špicini strokovnjaki zasledili najpogostejše izpostavljene izzive na področju evidentiranja delovnega časa:

Delovni čas učiteljev je neenakomerno razporejen v posameznem šolskem letu (1. 9. do 31 . 8.) predvsem zaradi dinamike dela, ki jo določajo šolski koledar, predmetnik in druge obveznosti, ki jih mora učitelj upravljati.

  • Dodatno kompleksnost predstavlja tudi razdelitev delovnega časa med obdobjem pouka in šolskih počitnic, kjer lahko učitelji izvajajo delovne naloge največ 56 ur na teden med izvajanjem pouka in lahko tudi manj kot 40 ur na teden med obdobjem šolskih počitnic.
  • Izvajanje delovnih nalog je v šolstvu organizirano kot kontinuirani delovni čas, brez prekinitev ali s prekinitvami za obiskujoče učitelje. Podatke o skupnem številu opravljenih delovnih ur je treba evidentirati.
  • Dodatno je treba evidentirati ure v času nadurnega dela ter ure, ki niso bile opravljene (za katere se prejema nadomestilo plače, bolniške odsotnosti,ter druge upravičene odsotnosti z dela).
  • Šolstvo je organizirano po ločenih oddelkih in sektorjih, kar predstavlja potrebo po razdvojenih urnikih in možnostih evidentiranja delovnega časa po naprej določenih časovnih oknih glede na delovne naloge in strukturo (uprava, strokovni kader, čistilke in hišnik, študenti).

Ekonomska šola Ljubljana, ki je eden izmed najbolj uglednih slovenskih vzgojno-izobraževalnih zavodov, se je obrnila na Špicine strokovnjake z željo po premostitvi zgoraj navedenih izzivov, hkrati pa je vodstvo šole stremelo k dodatni vpeljavi digitalizacije z uvedbo napredne tehnološke rešitve za evidentiranje delovnega časa. 

O Šoli – Sodobni pristopi v šolstvu na vseh nivojih

Ekonomska šola Ljubljana je šola z dolgoletno tradicijo v središču Ljubljane. Deluje že vse od leta 1920, 24 let pa že izobražuje dijake po programih Ekonomske gimnazije in Ekonomskega tehnika.
Kot posebnost velja izpostaviti, da proaktivno razvijajo podjetniški način razmišljanja in vpeljujejo menedžerske spretnosti.

Dijaki izpostavljajo, da ima šola prijetno vzdušje, kjer se lahko vsi obiskovalci obrnejo na dodatno podporo tutorjev, profesorjev ali svetovalne službe. V Ekonomski šoli Ljubljana uporabljajo najsodobnejše metode poučevanja, skozi inovativne načine. Velja izpostaviti tudi široko paleto različnih projektov (Erasmus+, Zdrava šola, EKO šola, Finančno opismenjevanje mladih, Sem IN zdravo ŽIVIM, Anina zvezdica, Inovativna pedagogika 1:1, Trajnostna mobilnost dijakov …).

V letu 2022 so prejeli tudi certifikat Družbeno odgovoren delodajalec, imajo pa tudi številne druge akreditacije, ki so posledica poslanstva šole, to pa je, da v prijetnem delovnem vzdušju vzgajajo in izobražujejo uspešne in odgovorne ljudi in jih pripravljajo za nadaljnje izobraževanje ali zaposlitev, kar omogoča kakovostno življenje in ustvarjalnost ter zadovoljstvo pri delu.

undefined

Z digitalnimi evidencami nad transparenten pregled in upravljanje prisotnosti

Odgovor na prav vse navedene izzive, kompleksnost ter potrebe po naprednih funkcionalnostih v zvezi z evidenco delovnega časa v šolstvu je Špicina rešitev v oblaku All Hours, za katero se je odločilo tudi vodstvo Ekonomske šole Ljubljana. Izbrana rešitev je bila implementirana hitro ter učinkovito, njene funkcionalnosti pa so bile prilagojene njihovim potrebam.

Poslovna sekretarka ga. Katja Šantl, ki se je šoli, imenovani tudi »Prešernova«, pridružila leta 2014, je izpostavila:

»Špica All Hours je moderno in sodobno orodje, ki nam je olajšalo evidentiranje delovnega časa. Omogoča prikaz prisotnosti zaposlenih v realnem čas ter zagotavlja transparenten pregled nad prisotnostjo in odsotnostjo našega kolektiva. Predvsem pa prihaja do manj napak.«

Poleg spletne in mobilne aplikacije, ki omogočata dostop in registracijo tudi za primere dela od doma ali na terenu, pa so bili ob vhodu nameščeni tudi terminali za evidentiranje, kar registriranje zaposlenih še bolj poenostavi.

Obstoječe kartice za odpiranje vrat, tiskalnike ali omarice lahko tako zaposleni obdržijo in ni potrebe po dodatnih identifikatorjih, saj terminal že omogoča branje tudi slednjih. Mobilna aplikacija pa omogoča zaposlenim, da lahko kadarkoli preverijo svoje stanje ur, urnik, nadomeščanja ter lažje načrtujejo odsotnosti.

Pozitivno pa jih je presenetila tudi podporna služba Špice.  Ga. Šantl je dejala:

»Špica ekipa je hitra in zelo odzivna.«

Rezultati

  • Uporaba fizičnih terminalov za beleženje časa, zaposlenim na šoli prihrani pomemben čas na račun administracije in ročnega vnašanja, s tem pa lahko več časa namenijo izvajanju učnih nalog.
  • Lažji obračun plač, ker je obdelava podatkov avtomatizirana in digitalizirana, s čimer pride do manj napak v procesiranju, evidentiranje pa je dosledno in urejeno.
  • Bolj pregledno in enostavno beleženje odsotnosti ter nadur.
  • Lažje planiranje urnikov in nadomeščanj.
  • Doseganje vseh zakonodajnih zahtev glede evidence delovnega časa.