90 % zaposlenih uporablja mobilno aplikacijo za kontrolo pristopa in evidenco delovnega časa

Strip’s: inovator na področju elektroopreme

Strip’s razvija in proizvaja elektroopremo, ima pa tudi hčerinsko podjetje Lumenia, ki se ukvarja z LED-razsvetljavo. Svoje izdelke razvijajo in izdelujejo za točno določenega kupca po dveh načelih:

• ODM – v podjetju Strip’s razvijejo in izdelajo izdelek za kupca.
• EMS – kupec razvije izdelek, Strip’s pa ga izdela.

Elektronske in mehatronske rešitve po meri zagotavljajo na področju razsvetljave, gospodinjskih in komercialnih naprav, avtomobilske industrije, medicine, e-mobilnosti, pametne energije in int

erneta stvari.

Podjetje iz ima lasten oddelek za raziskave in razvoj ter lastno proizvodnjo. Skozi leta si je pridobilo ugled inovativnega in zanesljivega strateškega partnerja na področju ODM in EMS.

Izziv: podjetje na štirih lokacijah, brez kontrole pristopa

Ana Ring Rupar: »Odsotnosti iz zasebnih razlogov so se pred leti prijavljale na listkih, nato pa po e-pošti. S prehodom na Špicino rešitev smo naredili kar velik korak.«

»Ko smo implementirali Špicino rešitev, smo delovali na štirih lokacijah. Zaposleni so delali tudi tako, da so en dan začeli na eni lokaciji in končali na drugi. Naslednji dan pa so delo začeli na tretji lokaciji. Špicina rešitev se je najbolj približala temu, kar smo potrebovali: sistematičnemu spremljanju prihodov in odhodov ter enostavni pripravi podatkov za obračun plač,« pojasnjuje operativna direktorica Ana Ring Rupar.

Izzivi so se kopičili že prej. Kontrole pristopa ni bilo, podatki pa so se zbirali analogno. Izzivi so bili še toliko večji, ker so leta 2018 prizidali velik del podjetja, zaradi česar je bilo vhodov veliko več. Ker je bilo tudi zaposlenih na lokaciji čedalje več, je bila preglednost na področju kontrole pristopa vse slabša.

»Za potrebe obračuna plač smo imeli registratorje, nismo pa imeli spletne aplikacije. Zaposleni so lahko videli večino podatkov, ne pa vseh, in to samo na terminalih, ki so bili razporejeni po podjetju. Odsotnosti zaradi zasebnih razlogov so se prijavljale na listkih, nato pa po e-pošti. S prehodom na Špicino rešitev smo naredili kar velik korak,« pravi Ana Ring Rupar.

Delo je enostavnejše, napak je manj

Zdaj imajo v podjetju Strip’s 295 uporabniških licenc in tudi modul PIF za prenos podatkov iz kontrole pristopa neposredno v SAOP za obračun plač. Melita Smodiš o tem pravi:

»Največja korist Špicine rešitve je, da se podatki neposredno prenesejo: vsak prihod in odhod, za vsako lokacijo, za vsako menjavo lokacije in za vsak odmor za malico. Glede na zdajšnje število zaposlenih si težko predstavljam, da bi delali po starem sistemu. Mislim, da smo Špicino rešitev evalvirali pri 110 zaposlenih, uvedli pa pri 160 zaposlenih. Zelo težko je bilo preveriti vse podatke. Zdaj je bistveno bolje.«

Administracija se je tako bistveno zmanjšala.

Melita Smodiš težko natančno oceni časovni prihranek, ker ga ni nikoli merila. A po njenem občutku je prihranek velik. Vsekakor pa je zanjo delo bistveno enostavnejše, možnost napak pa veliko manjša. Prej je bilo veliko e-pošte, veliko komunikacije in veliko klicanja. Vse to zdaj ni več potrebno.

Čas je dragocen vir, zato je takšna rešitev še posebej koristna. Pomembno je namreč spremljati čas, s tem pa tudi meriti in izboljševati produktivnost. Obenem je večja tudi varnost, tako zaradi kontrole pristopa kot evidence delovnega časa.

Lažje je spremljati tudi absentizem. To je še posebej pomembno, ker je od epidemije naprej opazen porast bolniških odsotnosti. Prav tovrstno učinkovito zbiranje podatkov je primer lažjega upravljanja in spremljanja trendov s pomočjo Špicine rešitve.

Zaposleni množično uporabljajo mobilne telefone

Zaposlenim je omogočen dostop do lastnih podatkov prek spleta in mobilne aplikacije. Vloge za dopust in druge odsotnosti večinoma oddajajo prek mobilne aplikacije.

Seveda je pri odsotnostih včasih potrebna tudi dodatna usklajevalna komunikacija, vendar se odobritve in zavrnitve večinoma uredijo v Špicini mobilni aplikaciji.

Ana Ring Rupar pravi: »Mislim, da 90 odstotkov zaposlenih uporablja mobilno aplikacijo. Nihče ni imel pomislekov glede uporabe zasebnega telefona za ta namen.

Zaposlenim smo to predstavili kot odgovornost in pravico vsakega zaposlenega, saj ima vsak dostop do svojih podatkov in s tem možnost, da sam skrbi za manjkajoče registracije, oddajanje vlog in podobno. Ob tem je zanimivo, da ne gre za izrazito mlado ekipo. Povprečna starost zaposlenih je 40 let, Špicino rešitev pa so uvedli pred štirimi leti.

Podjetje je na vhodih opremljeno z video-domofonskim sistemom. Ob tem imajo tudi sedem licenc za mobilno identifikacijo v sistemu kontrole pristopa. Tudi generalni direktor Tomaž Smrkolj uporablja izključno to možnost. Drugi zaposleni se registrirajo s kartico ali čipom.

Večino povračil po potnih nalogih izplačajo v tekočem mesecu

Leto po uvedbi so Špicino rešitev začeli uporabljati tudi za potne naloge. Do maja 2023 je potne naloge za vse zaposlene v celoti pripravljala in obračunavala tajnica. Zdaj to počne vsak zaposleni sam. Administrativno osebje še vedno skrbi, da kdo ne zamudi s pripravo potnega naloga.

»Načeloma so zdaj vsi zaposleni pri tem zelo angažirani. Vendar ta praksa ni bila samoumevna od začetka. To obveznost je bilo najtežje udejanjiti. Mnogi so iz navade spraševali, zakaj tega še naprej ne more početi tajnica.

A zdaj zelo malo povračil po potnih nalogih izplačujemo v naslednjem mesecu. Večino jih izplačamo že v tekočem mesecu,« pravi Ana Ring Rupar in dodaja, da uporabljajo tudi modul za bolniške odsotnosti.

Po njenih besedah je bila izkušnja s Špico odlična tako v prodajni kot v implementacijski fazi. Prav tako sta bili odlični tudi odzivnost in strokovnost podpore.

4 ključne koristi Špicine rešitve

• Prihranek časa pri pripravi in prenosu podatkov v plače.
• Odprava človeških napak pri pripravi in prenosu podatkov.
• Boljše spremljanje absentizma, kar je pomembno zaradi opaznega porasta bolniških odsotnosti od epidemije naprej.
• Lažje planiranje in boljši nadzor nad delovnim časom.

3 zanimive uporabne koristi v podjetju

• Uporaba mobilne aplikacije za vloge pri odsotnostih in nadurah. Uporablja jo večina zaposlenih, in sicer na svojih zasebnih mobilnih telefonih.
• Uporaba mobilne identifikacije za registracijo. Uporablja jo direktor in še šest zaposlenih.
• Zaposleni sami poskrbijo za potne naloge. Za ta namen Špicino rešitev uporabljajo vsi v podjetju.