S tehnologijo nad izzivi obračunskih dodatkov in obračuna plač

Nadgradnja sistema beleženja delovnega časa

V Optiki Clarus so v svojih poslovalnicah že uporabljali tehnično rešitev za kontrolo pristopa in beleženje delovnega časa, ki so jo želeli nadgraditi v rešitev, ki bo povezana tako z računovodstvom kot kadrovsko službo.

»Želeli smo poenostaviti proces beleženja delovnega časa za naše sodelavce na eni strani ter obenem poenostaviti zbiranje podatkov, ki so ključni za obračun plač, na drugi. Želeli smo se izogniti operativnim opravilom, napakam in zaposlenim ponuditi jasen pregled tekoče delovne aktivnosti, stanja ur in dopusta,« je postavljeni cilj opisala Suzana Makivić, vodja kadrovske službe v Optiki Clarus.

Podjetje Špica je Optiki Clarus nadgradilo obstoječe terminale za beleženje delovnega časa v poslovalnicah podjetja z rešitvijo Špica All Hours, ki zaposlenim omogoča registracijo delovnega časa, torej prihoda na delo in odhoda z dela prek istoimenske mobilne aplikacije na pametnem telefonu. Omenjena aplikacija zaposlenim in vodjem omogoča tudi hiter pregled salda ur in preostalega dopusta ter upravljanje odsotnosti (bolniška, zahtevek za dopust …). 

Morebitnim zlorabam rešitve zamobilno registracijo delovnega časa se je podjetje izognilo z uporabo funkcije, ki registracijo delovnega časa omejuje le na geografske lokacije poslovalnic.

Prilagoditev sistema obračuna plač z upoštevanjem pravil

Podjetje Optika Clarus deluje skladno s kolektivno pogodbo za panogo trgovinske dejavnosti. Ta med drugim opredeljuje, da zaposleni prejmejo dodatek za popoldansko delo, v primeru, da 70 % dela opravijo po 12. uri. V podjetju s 145 zaposlenimi in več deset poslovalnicami, ki so odprte večino dneva, je v uporabi približno 25 urnikov z različnimi pravili, ki jih je – skupaj s prilagodljivim delovnim časom zaposlenih – treba upoštevati pri obračunu plač. V Optiki Clarus so zato želeli vzpostaviti avtomatiziran sistem, ki bo zanesljivo beležil delovni čas glede na urnike in ga skladno s prednastavljenimi pravili, ki med drugim omogočajo avtomatičen izračun dodatkov za popoldansko delo, malico, prevoz, deljen delovni čas itd., obdelal in izvozil v za računovodstvo prijazni obliki ter močno poenostavil obračun plač.

»Od vpeljane rešitve smo želeli zanesljivo beleženje vseh dogodkov in vseh postavk, ki so ključni za obračun plač. V nadaljevanju pa še obdelavo teh podatkov in posredovanje podatkov zunanjemu računovodskemu servisu v njim prijazni obliki,« je dodala Suzana Makivić.

»Skupaj z naročnikom smo rešitev Špica All Hours kar se da prilagodili poslovnim procesom stranke, pri čemer smo upoštevali vse omejitve glede prilagodljivosti delovnega časa, načina dela, izmenskega dela, odmorov, malic itd.,« je povedal Dario Radosević, Enterprise Growth Manager, Špica International d.o.o..

Pozitiven pristop k izboljšavi

Raba inovativne mobilne aplikacije ali klasičnih terminalov v poslovalnicah podjetja se je med zaposlenimi hitro prijela, nad novo rešitvijo Špica All Hours, ki jim omogoča tudi medsebojno dogovarjanje glede urnikov dela ter dopusta, so namreč navdušeni.

»Z uvedbo celovitega in uporabnikom prijaznega sistema, ki je dodatno prilagojen poslovanju podjetja, smo močno pridobili na natančnosti in hitrosti obračuna plač. Obenem smo z boljšim upravljanjem delovnega časa razbremenili tako vodstvo kot kadrovsko službo,« je ključne prednosti povzela Suzana Makivić

Dodala je tudi, da sta: »Elektronsko beleženje delovnega časa in povezana dokumentacija zelo učinkovita. Zaposleni in tudi študenti, ti imajo na minuto natančno obračunano delo, so nov sistem sprejeli pozitivno, saj jim v vsakem trenutku postreže s ključnimi informacijami o prisotnosti in odsotnosti ter manjkajočimi dogodki. Nadvse pozitivno so tehnološko prenovo poslovnega okolja sprejeli tudi v zunanjem računovodskem servisu, ki sedaj namesto težje preglednih tabel prejme za uvoz pripravljene podatke za obračun plač, zato so te tudi enostavneje in hitreje obdelane.«

Do prilagojene rešitve v manj kot dveh mesecih

Od ideje o nadgradnji okolja za beleženje delovnega časa do načrta prenove in implementacije novih rešitev je minilo manj kot dva meseca dni.

»Pohvalila bi ekipo podjetja Špica za odlično odzivnost tekom projekta, predvsem za kakovostne povratne informacije in skupno možgansko viharjenje ter končni rezultat, saj verjamem, da smo vpeljali za naše podjetje optimalno rešitev, ki je učinkovita, zato smo Špica All Hours vsi sprejeli zelo pozitivno,« je sklenila Suzana Makivić

S projekti avtomatizacije dela in poslovanja bodo v Optiki Clarus nadaljevali tudi v prihodnje. Kadrovska služba namreč že snuje rešitev, ki bi tesno povezala tri sisteme; za obračun plač, za upravljanje s kadri in za upravljanje z delovnim časom.