Choose languageLanguage
Študija primera

Red je red: Najava obiskovalcev in tovornjakov

Red je red: Najava obiskovalcev in tovornjakov
V podjetju smo zasnovali ambiciozno in jasno strategijo digitalizacije poslovanja. Zato je za nas ključnega pomena, da sodelujemo s partnerji, ki so
strokovno podkovani, se ne bojijo izzivov in so enako ambiciozni. «
Slavko Ovčina, direktor oddelka IT, Iskra Mehanizmi d.o.o.


O podjetju:

  • Podjetje: Iskra Mehanizmi, d.o.o.
  • Panoge: Avtomobilska, medicina, aparati, industrija 
  • Leto ustanovitve: 1960
  • Število zaposlenih: 840 zaposlenih
  • Prihodki od prodaje (2021): 101,5 M €
  • Spletna stran: www.iskra-mehanizmi.si

Iskra Mehanizmi je podjetje s šestdesetletnimi izkušnjami na področjih finomehanike, elektromehanike in elektronike. Podjetje, ki je v celoti usmerjeno v izvoz, se ponaša z lastnim razvojem in trženjem zahtevnih sistemov, izdelkov in tehnologij. S tem pristopom je postalo nepogrešljiv partner številnim svetovno poznanim blagovnim znamkam na področju avtomobilizma, medicine, pametnih domov in industrije. Stalno pa izboljšuje in optimizira tudi lastno poslovanje. Trije največji izvozni trgi so Nizozemska, Nemčija in Avstrija. Za njimi je stabilno poslovno leto, ki so ga zaznamovale pestre razmere na mednarodnih trgih. Vsekakor pa v IM-u večjih težav niso zaznali, saj so se s pomočjo hitrih in agilnih reakcij njihove ekipe na spremembe odzvali v najkrajšem možnem času. Leto 2021 si bodo zapomnili predvsem po selitvi sedeža podjetja na strateško lokacijo v bližini nacionalnega letališča Brnik. Za podjetje je selitev zgodovinskega pomena, saj jim omogoča načrtovano širitev poslovanja v prihodnjih letih.

Pripravljeni na vsak obisk

Preverili smo, katere rešitve so uvedli v novih prostorih. V podjetju Iskre Mehanizmi veliko pozornost namenjajo optimizaciji procesov, ki morajo biti prijazni do zaposlenih in obiskovalcev. Tako so želeli temeljito urediti področje obiska podjetja, in sicer na način, ki bo vsem zaposlenim olajšal delo, obiskovalcem pa postregel z odlično uporabniško izkušnjo.

Skladno z zahtevami po temeljiti sledljivosti so v podjetju Iskra Mehanizmi uvedli novo rešitev za nadzorovano najavo in pristop obiskovalcev v poslovno stavbo. V poslovne objekte podjetja lahko sedaj dostopajo le osebe, ki imajo za ta namen urejene ustrezne pravice. Za obisk se lahko najavijo preko samopostrežnega kioska na lokaciji podjetja, kar je sicer prej izjema kot pravilo. Za večino najav obiskovalcev namreč poskrbijo zaposleni, ki izpolnijo ustrezen spletni obrazec, rešitev pa v nadaljevanju poskrbi za: 

  • ureditev procesa registracije in izdaje pristopne kartice na lokaciji,
  • rezervacijo časa v koledarju zaposlenih in obiskovalcev,
  • pripravo postopkov za pogostitev in ureditev pravic dostopa do ustreznih prostorov (oddelkov, sejnih sob itd.)
  • posredovanje informacij o lokaciji in dostopu do podjetja ter za posredovanje varnostnih navodil in informacij.
  •  

»Uvedba sistema najave obiskovalcev je v poslovanje podjetja vnesla bistveno več reda in organizacije. Prav tako beležimo izjemne prihranke časa osebja na recepciji in osebja, ki skrbi za prehrano in pogostitev. Boljše uporabniške izkušnje so deležni tudi naši obiskovalci, saj se na njihov obisk lahko bolje pripravimo. Ob prihodu jih tako že čaka dobrodošlica na digitalnem zaslonu in pristopna kartica z vsemi potrebnimi dostopi.« pove Slavko Ovčina, direktor oddelka IT v družbi Iskra Mehanizmi d.o.o.

Vnaprejšnja najava obiskovalcev ima številne prednosti


Ne le da z njo podjetje od obiskovalca zbere vse ključne podatke za obisk podjetja, prav tako mu prek digitalnih kanalov, predvsem e-pošte, pošlje tudi pravilnike obiska (soglasje za obdelavo podatkov) in varnostne ukrepe za zajezitev pandemije in navodila, kako najhitreje priti na lokacijo obiska. Uporabniški vmesnik in komunikacija sta na voljo v več jezikih.

Rešitev za najavo obiska je temeljito integrirana v SAP informacijski sistem podjetja tudi z vpeljano Špicino rešitvijo za registracijo (delovnega) časa Time & Space, saj skladno z namenom obiska in zaposlenih, prisotnih na sestankih ali ogledih, obiskovalcem dodeli ustrezne pravice dostopa do posameznih delov stavbe – te so zapisane na pristopni kartici, ki jo obiskovalec prejme ob vstopu v podjetje. Omenjena rešitev močno olajša delo osebju na recepciji, saj poskrbi, da ni gneče, zato praktično ne prihaja več do napak. Obenem pa podjetje natančno ve, koliko ljudi je v stavbi in kje (približno) se nahajajo, kar je pomemben varnostni vidik, če bi morebiti prišlo do kake hujše nesreče in bi bila potrebna evakuacija.

Pri razvoju rešitve je hišni oddelek IT v sodelovanju s podjetjem Špica International poskrbel za razvoj ustreznega spletnega obrazca za najavo obiskovalcev ter integracijo z osrednjim poslovno-informacijskim sistemom SAP, koledarjem pisarniške zbirke Office 365, aktivnim imenikom zaposlenih ter rešitvijo za kontrolo pristopa Time & Space.

Najava tovornjakov

Ne le obiskovalci, za dostop do podjetja Iskra Mehanizmi se morajo najaviti tudi izvajalci logističnih in transportnih storitev. Vsako tovorno vozilo mora namreč pred vstopom na lokacijo podjetja sporočiti podatke o predvidenem prihodu in odhodu, vozniku in prevoznem sredstvu.

Sistem najave tovornjakov je tesno integriran s Špicino rešitvijo za kontrolo pristopa na lokaciji podjetja, ki upravlja z zapornicami in sistemom kamer. Te prepoznajo registrsko številko vozila in preverijo, ali se podatki o najavljenem transportu ujemajo, vratar pa dodatno preveri podatke voznika, ko ta prvič obišče podjetje. Prevozniki lahko v aplikaciji za najavo prevoza po vzoru koledarja izberejo časovno okno in (v času prihoda) prosto nakladalno/razkladalno mesto. Sistem podatke posreduje tudi v skladišče, kjer so nameščeni digitalni zasloni, ki skladiščnemu osebju prikazujejo napovedane transporte.

»Letos smo poskrbeli še za nadgradnjo sistema kontrole pristopa tovornih vozil. Špica je svojo rešitev, ki upravlja z zapornicami, nadgradila s sistemom prepoznave registrskih tablic vozil, v nadaljevanju pa smo poskrbeli še za proces najave tovornih vozil, ki ga morajo opraviti nabavniki ali prodajalci,« pojasni Jaka Toman, vodja oddelka aplikativnih rešitev.

Najavo transporta morajo opraviti zaposleni v informacijskem sistemu SAP, ki je tudi povezan s Špicinim sistemom za kontrolo pristopa Time & Space. Dostop do spletne aplikacije imajo tudi pogodbeni prevozniki in dobavitelji, ki vanjo vnesejo vse ključne podatke o prevoznem sredstvu, blagu in vozniku.

Če obisk transportnega sredstva ustreza vsem podanim podatkom, poteka odpiranje zapornic ob vhodu in izhodu povsem avtomatsko in predvsem hitro. Sistem beleži tudi dejanske čase obiska in jih posreduje sistemu SAP v nadaljnjo obdelavo in optimizacijo postopkov nalaganja ali razkladanja tovornih vozil glede na vrsto ter količino tovora.

Partner, na katerega se lahko zaneseš

Ovčina je pohvalil tudi osebje podjetja Špica, ko je dejal: »Karkoli se spomnimo, skupaj uresničimo. Zavedamo se, da smo zahtevna stranka, saj stalno razvijamo in optimiziramo stvari. Prav zato je dober partner tako zelo pomemben, tak, ki zna prisluhniti našim željam, je strokoven in odziven.«

Spica študija primera Iskra mehanizmi