Dvig produktivnosti v polikliniki z digitalno transformacijo

O polikliniki Bagatin: Estetska kirurgija, zobozdravstvo, dermatologija in kozmetologija 

Polikliniko Bagatin je leta 1995 kot zasebno ordinacijo za maksilofacialno kirurgijo ustanovil prof. dr. Marijo Bagatin, svetovno priznani maksilofacialni in plastični kirurg. Zasebna ordinacija je kaj kmalu postala Poliklinika Bagatin, in sicer leta 2002, ko je prof. dr. Marijo Bagatin združil moči z dr. Dinkom Bagatinom in dr. Tomico Bagatinom. Poliklinika obsega 2 kliniki v Zagrebu in eno v Splitu, na četrti lokaciji pa se nahajajo podporne službe.  

Poliklinika Bagatin se poleg zdravstvene dejavnosti ukvarja tudi z estetsko kirurgijo, kozmetologijo, zobozdravstvom in dermatologijo. Največji del predstavlja estetska kirurgija, saj sta dva od lastnikov, Tomica in Dinko Bagatin, kirurga. Ima približno 100 zaposlenih, od tega je približno 80 zaposlenih za nedoločen čas. 

Poliklinika letno oskrbi veliko število pacientov in drugih strank, ki prihajajo s Hrvaške, zaradi zdravstvenega turizma, predvsem zobozdravstva in estetske kirurgije, pa je velik obisk tudi iz tujine. 

Izzivi: Zapleten postopek prijave in obveščanja zaposlenih o dopustih

Pred Špicino rešitvijo so na polikliniki Bagatin uporabljali star sistem evidentiranja s karticami in PIN kodami, ki pa se ni izkazal za najbolj zanesljivega, zato so morali sprejeti odločitev, ali bodo sistem nadgradili ali ga zamenjali. Po obdobju testiranja so se odločili za Špicino rešitev.

Špica All Hours odlikuje funkcija Geofencinga, kar pomeni, da lahko zaposleni, ko so na pravi lokaciji oziroma tisti, ki jo določijo skrbniki, v sistem vstopajo in izstopajo zgolj z mobilno aplikacijo. Tako se zaposleni v Bagatinu v sistem prijavijo kar prek aplikacije ali mobilnega telefona fizično na lokaciji, v radiju 20 metrov okrog poliklinike.

»Pred uvedbo novega sistema je bilo na začetku nekaj upiranja in vprašanj, tako kot vedno, ko gre za uvajanje novosti. Po uvedbi pa ni bilo več vprašanj,« pravi Ante Šantić, vodja informatike na Polikliniki Bagatin.

Zaposleni lahko sedaj sami dostopajo do vseh podatkov, prej pa so za to morali klicati finančne službe. Oseba s tega oddelka je nato pregledala in jim posredovala podatke o dopustih za preteklo in tekoče leto. Za to so izgubili veliko časa. Zdaj lahko vsak na svojem telefonu preveri, koliko dopusta mu je še ostalo.

»Vzpostavili smo tudi koledarje za načrtovanje in organizacijo dela. Pregledovanje in usklajevanje letnih dopustov je zdaj veliko lažje kot prej,« poudarja Ante Šantić. Pred Špicino rešitvijo so vodje tovrstne podatke spremljali prek Excelovega dokumenta.

»Zdaj lahko zaposleni sami spremljajo vse podatke, kar prej ni bilo mogoče, saj so morali za podatke poklicati finančno službo,« pravi Ante Šantić.

Rešitev: Vodje imajo odličen pregled nad zaposlenimi, zaposleni pa nad svojimi podatki

»Špicina rešitev nam omogoča zelo enostavno reševanje težav, ko se nekdo pozabi registrirati. Nikogar ni treba več klicati. Vse se zabeleži in reši v aplikaciji,« pravi Ante Šantić.

Delo je pretežno organizirano v izmenah od 8. do 20. ure. Nihče ne dela več kot 8 ur, delovni čas pa je organiziran precej fleksibilno. Za evidentiranje delovnega časa, torej začetka in konca dela, kar predstavlja osnovo za obračun plače, sedaj uporabljajo Špicino rešitev. Na podlagi teh podatkov lahko zaposleni v kadrovski službi pripravijo obračune plač celotnega kadra v bistveno krajšem času.

Bistveno poenostavljeno je tudi vlaganje prošenj za odsotnosti in evidentiranje odsotnosti zaposlenih. Vodje lahko odsotnosti potrdijo ali odobrijo direktno v aplikaciji. Vodje lokacij lahko spremljajo lokacije svojih zaposlenih na njihovih delovnih mestih, na primer na lokaciji klinike v Hilton hotelu Zagreb. Posebno poročilo prejemata tudi lastnika Poliklinike Bagatin, Tomica in Dinko Bagatin.

»S Špicino rešitvijo sem zadovoljen. Sistem je zelo prilagodljiv. Vanj se lahko prijavimo preko mobilnega telefona. In poročila so izjemno koristna za vodje. Vsi, od zaposlenih do lastnikov, imamo pozitivne izkušnje. Priporočam vsem podjetjem, ki imajo več zaposlenih. V prihodnje načrtujemo izvoz podatkov iz Špicine rešitve tudi v druge sisteme«, zaključi Ante Šantić, ki se je s Špicino rešitvijo srečal že v prejšnji službi v podjetju Franck.

Z uvajanjem novih sistemov, kot sta CRM in ERP za dokumentacijo, je poliklinika zdaj v fazi digitalne preobrazbe in nadaljnje nadgradnje, predvsem pri načrtovanju delovnega časa.

Rezultati

• Zaposleni lahko vse svoje podatke iz evidence delovnega časa spremljajo na svojih mobilnih telefonih.
• Finančni službi tako ni več treba iskati informacij o dopustih in o tem obveščati zaposlenih, na primer po telefonu.
• Vodje imajo odličen pregled nad zaposlenimi in zelo enostavno urejajo odsotnosti.
• Lastniki prejemajo posebna poročila, ki jim dajejo pregled nad celotno organiziranostjo ambulant na 3 lokacijah
• Kadrovska služba veliko hitreje pripravi plačilno listo