Špicina rešitev v hotelih privarčuje stotine ur najbolje plačanih delavcev

O hotelih Plaza: iz zlatarne v hotelsko panogo

Hotela Radisson Blu Plaza Hotel in Grand Plaza Hotel & Congress Center, oba v Ljubljani, sta v lasti Zlatarne Celje, katere lastnik je Bojan Albreht. V obeh prestižnih hotelih uporabljajo dve Špicini rešitvi: All Hours za registracijo in evidenco delovnega časa in Door Cloud za kontrolo pristopa.

Radisson Blu Plaza Hotel v BTC-ju je član hotelske verige Radisson, drugi, Grand Plaza Hotel v središču prestolnice, pa je samostojen. Oba hotela imata kongresni center, ki prinaša velik del prihodka, vodi pa ju izvršna direktorica Marina Nagy.

Izzivi: Izjemno zamudno zbiranje podatkov 

Špicini rešitvi so v obeh hotelih začeli uporabljati pred približno dvema letoma. Pred tem so uporabljali drugo rešitev.

»Najprej sem bila zadržana do spremembe ponudnika, ker sem se navadila na rešitev prejšnjega. Zato je nisem želela zamenjati. Ker je naš lastnik ob izgradnji novega hotela želel boljši sistem, smo se ob tej priložnosti odločili, da preizkusimo Špicino rešitev. Ko sem spoznala Špicin produkt, sem se odločila, da ne bomo uporabili nobene druge rešitve,« pravi Marina Nagy in dodaja, da jo je o tem prepričala tudi kolegica, ki dela v drugem hotelskem podjetju.

Pred uvedbo nove rešitve so morali v kadrovski službi vsaj dva dneva zbirati podatke, potrebne za obračun plač. Marina Nagy je to počela tudi sama, zato se tega dobro spominja. Zdaj odgovorna oseba vse potrebne podatke prenese z le nekaj kliki.

»Zadovoljni smo tudi z rešitvijo Door Cloud. Pri prejšnji rešitvi nisem mogla spremljati vseh podatkov, ki jih lahko vidim zdaj. To mi je vzelo vsaj pol ure dela na dan. Zdaj v vsakem trenutku lahko pridemo do vseh podatkov. Nič več mi ni treba preverjati - denimo, ali so vse vodje popravile napačne podatke, ali se je kdo napačno evidentiral ipd.,« pojasnjuje Marina Nagy.

Če seštejejo ves privarčevani čas po oddelkih, so z novima Špicinima rešitvama privarčevali tri ure na dan, torej vsaj 600 ur najbolje plačanih delavcev na leto.

»Ko sem spoznala Špicin produkt, sem se odločila, da ne bomo uporabili nobene druge rešitve,« pravi Marina Nagy, izvršna direktorica hotelov Radisson Blu Plaza Hotel in Grand Plaza Hotel & Congress Center.

Rešitev: Zaupanje v sistem je večje, pritožb je manj

Zakaj je Marina Nagy spremenila svoje mnenje? »Špicina rešitev je vizualno pregledna. Pri nas zelo pazimo na vsako uro dela, ker je strošek zaposlenih v naši panogi največji. Zato prav na tem področju z dobro organiziranostjo lahko veliko privarčujemo.« 

Dodaja, da zaradi enostavnega in hitrega pregleda dogodkov v Špicini rešitvi med drugim lahko učinkoviteje kombinirajo opravljanje delovnih nalog, ki jih zaposleni lahko opravljajo v obeh hotelih.

Sistem jim omogoča spremljanje različnih oblik dela, tudi deljenega delovnega časa, različnih oblik krajšega delovnega časa, nadur ... V obeh hotelih je zaposlenih veliko invalidov, med katerimi nekateri delajo 6 ur dnevno, drugi 4 ure dnevno. 

Imajo več ločenih plačilnih skupin, pri zaposlenih 5-dnevne in 6-dnevne delovne tedne. Poleg zaposlenih sistem uporabljajo študenti, praktikanti iz turističnih šol, občasno drugi zunanji sodelavci. Špicini rešitvi vsemu temu zlahka prilagodijo. Omogočata spremljanje in zbiranje podatkov.  

Z vsemi podatki upravljajo vodje oddelkov. Samo slednji se lahko evidentirajo na mobilnih telefonih, zaposleni pa se evidentirajo s čipi. Zaposlujejo zelo različne osebe z različnimi stopnjami izobrazbe, zato so se odločili za to klasično obliko evidentiranja. 

Največ zaposlenih opravlja čiščenje sob, dela v kuhinji ipd. Zanje je to najbolj preprosto. Enkrat tedensko dobijo poročilo o opravljenih delovnih urah, te podatke pa lahko vidijo tudi ob evidentiranju na terminalih, ali pa se o njih pozanimajo tudi pri vodjih, saj je sledljivost zajamčena. Tudi napake pri evidentiranju so vidne. 

»Zelo dobro lahko spremljamo odsotnosti. Zaradi grafičnega prikaza so takoj vidna odstopanja, vse je izrisano. Tudi če se kakšen delavec še pritoži, da ni dobil prostega vikenda ipd., lahko skupaj z njim na računalniku takoj preverimo, ali se je res kaj takšnega zgodilo. Največkrat to niso upravičene pritožbe, kar je vidno iz prikazov. Hkrati pa se je zaupanje zaposlenih povečalo, ker vsi vedo, kako sistem vse pregledno beleži. Pritožb je veliko manj kot v preteklosti,« pravi Marina Nagy.

Odlično orodje za načrtovanje in varčevanje

Podatke uporabljajo tudi za analize in načrtovanje. Vsak mesec pregledajo število opravljenih ur v posameznih oddelkih glede na opravljeni promet. O tem se nato vodje pogovarjajo in lažje planirajo. Racionalnost in produktivnost sta se znatno izboljšali. Bolje lahko načrtujejo, hkrati pa bistveno manj časa porabijo za analizo podatkov, potrebnih za planiranje.  

Namesto pisarniškega dela se tako lahko ukvarjajo s pomembnejšimi izzivi. Vsak teden lahko tudi primerjajo podatke obeh hotelov med seboj. Na podlagi tega lahko veliko privarčujejo s kombiniranjem dela v obeh hotelih. Brez Špicine rešitve, ki omogoča takšen pregled, bi potrebovali več zaposlenih.  

Največ so privarčevali v t. i. housekeepingu, torej pri čiščenju in pospravljanju. Pri sobaricah lahko primerjajo podatke o številu pospravljenih sob na število opravljenih delovnih ur. Ker te podatke iz Špicine rešitve zdaj dobijo hitro, lahko pogosteje opravijo analizo, to pa bistveno pripomore k večji racionalnosti dela.  

Špicina rešitev jim je pomagala organizirati delo tudi v času, ko se je hotel v središču Ljubljane šele gradil. Takrat je bilo nekaj njihovih delavcev na gradbišču. Z mobilnimi telefoni je bilo zelo lahko organizirati njihovo evidentiranje. Določili so čas, kdaj se najhitreje zjutraj lahko evidentirajo, in območje dela. »Izziv je bil tako rešen,« pravi Marina Nagy. 

»V naših hotelih delamo s precej velikimi informacijskimi sistemi, kot je na primer sistem za rezervacije nastanitve. Nikjer ni osebja iz IT, ki mi ponudi odgovor na moj izziv v petih ali desetih minutah, kot to storijo v Špicini podporni službi. Izjemno so potrpežljivi, četudi večkrat postavim neumno vprašanje. Takšnih nikjer drugje nisem srečala.« Tako Marina Nagy na šaljiv način pohvali Špicino tehnično podporno službo.

Prednosti

• Privarčevano:
  • vsaj 600 ur najbolje plačanih delavcev na leto,
  • namesto zamudnega zbiranja podatkov se zdaj vodje lahko posvetijo pomembnejšim izzivom.
• Upravljanje prisotnosti in odsotnosti:
  • zaradi preglednosti delovanja in odličnega grafičnega prikaza podatkov se je zaupanje zaposlenih povečalo, pritožb pa je manj,
  • sistem se lahko zelo preprosto prilagodi zelo različnim vrstam delavcev in različnim oblikam dela,
  • rešitev jim je omogočala enostavno evidentiranje nekaterih zaposlenih, ko so bili na terenu, na gradbišču novega hotela.
• Analiza in planiranje:
  • rešitvi jim omogočata primerjavo racionalnosti in produktivnosti med oddelki in med hoteloma,
  • posledično lahko učinkoviteje kombinirajo napotitve delavcev v en ali drugi hotel.