Planica: odličen primer dinamičnega razporejanja dela

O Nordijskem centru Planica: 50 + 50 delavcev

Zavod za šport RS Planica skupaj zaposluje okoli 120 delavcev in pogodbenih sodelavcev, od tega jih približno 100 dela v Nordijskem centru Planica. Ostali se ukvarjajo z drugima dvema dejavnostma: informatizacijo slovenskega športa ter s športom za otroke in mladino. Vsi uporabljajo Špicino rešitev.

 

Razlog za tako veliko število pogodbenih sodelavcev je seveda potreba po delavcih v času konic, zlasti sezonskih, pozimi. Zato je v podjetju izjemno pomembno dinamično razporejanje dela.

»Delamo v prerazporejenem delovnem času. To pomeni, da zaposleni delajo takrat, ko je delo, presežke ur pa koristijo takrat, ko dela ni. Delamo od ponedeljka do nedelje, vsak dan v tednu, zato običajen fiksni delovni čas preprosto ni mogoč,« 

pravi Jelko Gros, vodja oddelka Nordijskega centra Planica, prej dolgoletni direktor Zavoda za šport RS Planica.

Izziv 1: dela se, ko delo je, ko ga ni, se koristi presežne ure

“Ni dovolj, da Špicino rešitev spoznajo le v računovodstvu. Dinamičnega razporejanja ne izvaja računovodstvo. Dinamično razporejanje izvaja tisti, ki vodi delavce in mu je to orodje za planiranje dela in istočasno za poročanje. Pomembno je, da jo usvojijo vsi po vertikali.« Jelko Gros

Pred leti so v zavodu podatke o evidenci delovnega časa vodili v Excelu, na tabli pa so imeli zapisano, kdo ta dan dela in kdaj kdo pride v službo. Toda včasih table kdo ni videl.

»Iz prejšnjih služb vem, da Excel res veliko prenese. Hitro se pojavijo ljudje, ki začnejo goljufati pri evidentiranju. Uvedba elektronskega beleženja delovnega časa je v podjetju dobra zato, ker zagotavlja realno evidenco o prisotnosti. Po drugi strani pa inšpekcija lahko ugotovi, če je kdo koga preobremenil. Ko sem takšno rešitev uvajal prvič, sem seveda dobival komentarje sodelavcev, da jim ne zaupam. Sčasoma pa so vsi ugotovili, da smo jih razbremenili nepotrebne administracije,« pripoveduje Jelko Gros. 

S Špicino rešitvijo sodelavci Jelka Grosa svojo delovno razporeditev lahko spremljajo na mobilnem telefonu. V primeru, da se kdo pozabi evidentirati, to lahko popravi v telefonu, nadrejeni pa to potrdi. Tako se lahko registrirajo tudi za delo od doma, v službi pa za registracijo lahko uporabljajo obeske.

Izziv 2: prerazporejanje delovnega časa in nalog

Delo v Nordijskem centru Planica je specifično, zato jim zelo prav pride funkcionalnost Dynamic Scheduling ali dinamično razporejanje dela. Zaposleni namreč delajo v tako imenovanem prerazporejenem delovnem času, pri katerem bi se lahko ujeli v kar nekaj pasti, če ne bi kvalitetno načrtovali del in razporejali kadrov.

Vrste del in delavcev so namreč izjemno pestre: od vzdrževalcev, prodajalcev, receptorjev in čistilk do kuharic, turističnih vodičev, žičničarjev itd. Skoraj vsako področje dela ima svoja zakonska pravila, ki jih je treba spoštovati. 

»Predpise moramo spoštovati 110%, če želimo biti na varni strani zakona,« pravi Jelko Gros. 

Ob tem pa morajo dela prilagajati spremenljivkam, med katerimi glavno vlogo igra vreme.

Rešitev: nadrejeni zjutraj razbremenjeni, delavci bolje pripravljeni

Špicino rešitev Dynamic Scheduling so začeli uvajati leta 2022. Po besedah Jelka Grosa je že ob uvedbi treba poskrbeti, da jo vodstvo dobro spozna. Ni dovolj, da jo spoznajo le v računovodstvu, ker dinamičnega razporejanja ne izvaja računovodstvo, ampak neposredni vodje, ki odrejajo delovne naloge. Zato je pomembno, da jo usvojijo vsi po vertikali navzdol oziroma navzgor.

Delavci so s Špicino rešitvijo veliko bolj zadovoljni in tudi bolje pripravljeni na delo. Prej so zjutraj čakali nadrejene, ki so jih vse razporedili na delo. Zdaj imajo nadrejeni to vlogo samo še, če koga ni, če morajo koga prerazporediti. To storijo glede na prioriteto potrebnih del.

Kako je v praksi?

Delavci

Delavci dobijo podroben plan za en teden naprej: kaj bodo delali in kam bodo razporejeni. Če imajo svoj telefon imajo pravico to pogledati na telefonu. Za tiste, ki imajo službeni telefon, je to obveza. Nekateri dobijo tedenski plan tudi na papirju v službi. Obstajajo tudi takšni, ki nimajo ne telefonov ne e-pošte. Ti lahko svoj plan vedno pogledajo na računalniku v garderobi.

Načrtovalci dela

Ti gledajo vremensko napoved. Če v prihodnjem tednu ne bo snega, bo delo potekalo po običajnem planu. Kaj pa, če bo v četrtak zapadlo veliko snega?

Vpoklica od doma ni, ker so v zimskem času vsi pogodben delavci aktivirani že na običajnih delih, vendar načrtovalci dela v Špicini rešitvi vidijo, kateri so na razpolago glede na prioriteto del. V aplikaciji vidijo, ali jih je dovolj, kje jih ni ipd. Ni jim treba kršiti pravice do odklopa, ker lažje razporejajo delavce, ki so že v službi. Vremenska napoved je pač najbolj ključna sopotnica Planice. Po potrebi torej opustijo kakšno običajno delo in več ljudi angažirajo na prioritetnih nalogah.

Konkretno: če snega kljub napovedi ni, jih razporedijo na druga dela. Četudi sneg pade že v torek, pa načrtovalec samo spremeni plan del in delavcev v Špicini rešitvi. Če tekma v smučarskih skokih odpade, žičnica ne deluje in kdo lahko ostane tudi doma. Načrtovalec ves čas vidi, kdo ima presežek, kdo pa manko delovnih ur. Temu primerno načrtuje njihovo delo v bodoče. Tako v Planici delajo v prerazporejenem delovnem času.

Vreme pa ni edina spremenljivka v Planici. Poleg druge spremenljivke, tekem, so takšni tudi turistični obiski. Načeloma ti trajajo do petih popoldne. A zgodi se, da neka skupina zamuja celo uro. V tem primeru mora nekaj zaposlenih podaljšati svoj delovni čas. Tega sicer še ne načrtujejo prek Špicine rešitve, seveda pa to v njej evidentirajo.

Kaj so še prednosti dinamičnega planiranja v Špicini rešitvi?

Produktivnost

Prednost Špicine rešitve ni le v organizaciji, ampak tudi v produktivnosti. Zjutraj ni več polurnega sestanka, kjer se je nekdaj razporejalo delo. Če bi bilo navzočih 20 zaposlenih, bi izgubili 10 delovnih ur. »Višjo produktivnost zaradi zadovoljstva pa se težko izmeri. Če je zaradi dinamičnega planiranja in povečanega obsega dela zaradi vremena nekdo bolje plačan, je tudi bolj motiviran in produktiven,« razlaga Jelko Gros.

Preglednost

Še nekaj je pomembno. Dinamično se načrtuje delo: kdaj bo zaposleni začel in kdaj bo končal z določenim delom. Z dinamičnim razporejanjem se beležijo naloge, ki jih mora nekdo opraviti. Prisotnost na delu pa je nekaj drugega, ker je potrebno tudi priti na delovno mesto, se pripraviti in oditi. Ta del delovnega časa se obarva rdeče, načrtovalec dela pa potrdi, če je v mejah normale. Če zaposleni ne zna razložiti, kje se je zadržal več časa, kot je potrebno za to delo, mu načrtovalec prizna samo tistih dodatnih 15 minut, ki je predvidenih pri razporejanju dela.

Sledljivost

Koristna je tudi aplikativna revizijska sled v Špicini rešitvi. Sistem zazna, kdo popravi podatek. Ker ljudje to vedo, nihče ne popravlja podatkov drugih. Prav tako se vidijo vse poteze nadrejenih. Vedno je mogoče pridobiti zgodovino dogodkov. »Če potrebujemo kaj takšnega, nam pomaga Špicina ekipa. Seveda pa vsakdo lahko v aplikaciji preverja svoje podatke,« dodaja Jelko Gros.

Polletno poročanje

V zavodu je po zakonu obvezno letno planiranje in polletno poročanje delavcem. Načrt delavec tudi podpiše, denimo da bo na letni ravni naredil 60 nadur. V skladu z zakonom se mora strinjati s tem. Organizacija pa mora imeti dokazila o tem, da se je strinjal. S polletnim poročilom pa delavec dobi odločbo, kaj se bo zgodilo s presežkom ali mankom ur. Praviloma mu mora presežke ur zavod plačati ali pa se prenesejo v naslednje obdobje, ko jih delavec lahko izkoristi. Večina se odloči za slednje. Če pa ima delavec manko ur, se ne zgodi nič, ker je to posledica ne najboljšega planiranja.

Poštene cene

To pa še ni vse. Lažje načrtujejo tudi delo ob dogodkih. Z aplikacijo rezervirajo delavce, ki jih potrebujejo za izvedbo dogodka: električarja, strojnika itn. Z njo načrtujejo, kdaj naj pridejo. »Kmalu bodo v Planici snemali finsko nadaljevanko. Organizatorji snemanja so nam povedali, kaj vse bi radi. Mi pa smo jim rekli, da se želje na koncu po navadi spremenijo v denar. »Za določena dela bomo morali angažirati delavce z imenom in priimkom, ki jih boste morali plačati,« slikovito opisuje Jelko Gros. »Pod črto: če bodo filmarji dobro načrtovali, bomo manj ur potrebovali delavce. To je orodje, s pomočjo katerega je lažje zaračunati vsa izvedena naročila.«

Dodatna rešitev: sledi še vključitev posebnih dodatkov

»Neke stvari smo se naučili. Zdaj sistem dobro funkcionira, zato je čas, da dodamo nova modula. To je prednost Špice rešitve, namreč, da module lahko dodajamo. V načrtu imamo dva nova modula,« pravi Jelko Gros.

S pomočjo prvega modula dinamičnega planiranja bodo delavcu lahko napovedali nadure oziroma povečan obseg dela, hkrati pa bodo zagotovili večjo sledljivost. Če nekoga, denimo, razporedijo na višinsko delo, bi to moralo iti v obračun plač kot poseben dodatek.

 
A tega še nimajo urejenega, za zdaj to zapisujejo v komentarjih, zato bodo dokupili modul. Zaobjeti nameravajo vse dodatke. Trenutno rešitev zajame običajne dodatke, kot so nedeljsko in praznično delo ipd. To Špicina rešitev zazna in obdela, dodatkov, kot so višinsko delo, povečan obsega dela itn., pa še ne.

Še vedno je torej prostor za izboljšave. A ključne prednosti Špicine rešitve Jelko Gros zaključi z naslednjimi besedami: 

»Po zakonu se mora delavec vsakič, ko zanj nastopi povečan obseg dela, strinjati. Takšen povečan obseg dela se zgodi, če zapade sneg. Tega ni mogoče načrtovati veliko prej, kot se to res zgodi.

Če po normativu za kidanje snega delavec potrebuje dva dneva, vendar to stori v enem dnevu, mu priznamo povečan obseg dela. Ali pa na primer delavec za neko delo, za katerega smo predhodno potrebovali dva dni, opravi v enem dnevu, pri tem pa uporabi boljšo rešitev za opravljanje dela, neke vrste inovacijo. Tudi to je povečan obseg dela.

To je hkrati tudi način, kako lahko v javnem sektorju uvajamo nagrajevanje delavcev. Še posebej, če bo te ure lahko izkoristil poleti, da bo lahko kak dan več na dopustu.«

Ključne prednosti

1. Hitro prerazporejanje delavcev na bolj prioritetne naloge
2. Povečanje produktivnosti in motiviranosti zaposlenih
3. Pošteno obračunavanje vseh dodatkov za delo
4. Zaščita pred nenamernim kršenjem zakonodaje
5. Ukinitev nepotrebne birokracije