Choose languageLanguage
Študija primera

Z integracijo na plačni sistem so v računovodstvu prihranili 5 delovnih dni

Z integracijo na plačni sistem so v računovodstvu prihranili 5 delovnih dni

Vsebina:

  • Zamenjava zastarelega sistema za sodobni Time&Space.
  • Kaj vse upravljajo s celovito rešitvijo Time&Space?
  • Kakšne so koristi za vodje in kadrovsko-računovodsko službo?

undefined

Komunalno podjetje Logatec d.o.o.

  • Industrija: komunalne in druge javne storitve
  • Leto ustanovitve: 1993
  • Število zaposlenih: 45
  • Spletna stran: www.kp-logatec.si 

Komunalno podjetje Logatec, ki je v 100 % lasti Občine Logatec, skrbi za komunalne in druge javne gospodarske storitve v občini z več kot 15 tisoč prebivalci. Poleg zagotavljanja varne in zanesljive oskrbe s pitno vodo in trajnostnega ravnanja s komunalnimi odpadki podjetje opravlja tudi pokopališko in pogrebno dejavnost ter izvaja redna vzdrževanja javnih občinskih cest. Poslanstvo podjetja je zagotavljati kakovostno oskrbo uporabnikov z javnimi dobrinami na okoljsko sprejemljiv, stroškovno učinkovit in zanesljiv način ter s tem zagotavljati visoko kakovost življenja občanov in omogočati gospodarski razvoj v občini Logatec. Komunalno podjetje Logatec si prizadeva za učinkovito rabo naravnih virov in vlaga v razvoj okolju prijaznih tehnologij.

Stopiti v korak s časom in delom

V Komunalnem podjetju Logatec so že dlje časa uporabljali sistem registracije delovnega časa, a je ta beležil zgolj prihod in odhod zaposlenih v službo, pri čemer ni bil povezan z drugimi rešitvami v podjetju. Ker je bil stari sistem za podjetje razvit po meri, je sčasoma zastarel, ponudnik pa zanj ni več zagotavljal vzdrževanja. V podjetju so se zato odločili za zamenjavo rešitve. Želeli so si sodobnega sistema, ki bo podjetju omogočal boljše upravljanje kadrov in delovnega časa. 

»Želeli smo si novih funkcionalnosti, ki jih ponujajo sodobni sistemi registracije delovnega časa, a obstoječe rešitve ni bilo mogoče ustrezno nadgraditi, zato smo poiskali novega ponudnika in novo rešitev. Vodje področij so želeli učinkovito in natančno razporejati čas zaposlenih, računovodje so želeli kar se da natančne podatke za obračun plač, kadrovska služba pa boljši pregled nad načrtovanimi in nenačrtovanimi odsotnostmi. Vse to smo nato dobili v eni rešitvi,« se prehoda na nov sistem spominja Mojca Igličar, vodja računovodsko-finančne službe v Komunalnem podjetju Logatec d.o.o.

 

Špica Time&Space naloge opravlja z odliko

Po analizi domačih ponudnikov so se v podjetju odločili za implementacijo rešitve Špica Time&Space, saj podpira številne napredne funkcionalnosti in predvsem integracije z drugimi zalednimi sistemi. Njena napredna integracija je poskrbela za avtomatizacijo številnih opravil, ki so zaposlenim prej vzele veliko časa.  

Rešitev Time&Space v Komunalnem podjetju Logatec namreč ne beleži le delovnega časa zaposlenih na treh lokacijah, temveč vodjem področij omogoča natančno razporejanje delovnih nalog in beleženje delovnega časa na posameznih stroškovnih mestih.  

»Rešitev Špica Time&Space je dodatno opolnomočila naše vodje, saj še nadgrajuje funkcionalnosti naše lastno razvite rešitve za planiranje dela. Vodje sedaj enostavneje razporedijo čas in delovna mesta za podrejene, posameznike ali skupine zaposlenih med različnimi dejavnostmi. Implementirana rešitev tako skrbi za hitrejši pretok informacij med zaposlenimi, nadrejenimi pa tudi kadrovsko in računovodsko službo,« pove Igličarjeva. 

Ker je rešitev povezana tudi s sistemom za obračun plač, je bistveno olajšano delo računovodij. Neposreden izvoz natančnih podatkov o času in delu zaposlenih v plačni program je odpravil potrebo po ročnem vnosu delovnega časa in stroškovnih mest. »Sedaj vse poteka avtomatizirano, zgolj modul za povezavo z rešitvijo za obračun plač je računovodstvu prihranil pet delovnih dni mesečno.«

 undefined


Intuitivna raba je temelj za zadovoljstvo uporabnikov

Ob implementaciji programske rešitve in uvedbi modulov je ponudnik rešitve, podjetje Špica, organiziral tudi izobraževanje ključnih uporabnikov, torej računovodstva in vodij posameznih služb, ki so nato znanje predali naprej zaposlenim. Ti so hitro ugotovili prednosti nove rešitve in so z njo zelo zadovoljni, pohvalijo predvsem intuitivno uporabo. 

V Komunalnem podjetju Logatec uporabljajo tudi Špicino rešitev za elektronsko potrjevanje dopustov in drugih odsotnosti, ki jo bodo v prihodnje nadgradili še z rešitvijo za upravljanje pooblastil v primerih nadomeščanja zaposlenih. »Na ta način je olajšano tako delo kadrovske službe kot vodij, saj že hiter vpogled v sistem pokaže, koliko zaposlenih je posamezni dan na voljo za različna opravila, kar olajša planiranje dela in zagotavlja boljši nadzor nad učinkovitostjo dela,« je še dodala sogovornica.


Sodobna komunala bo del pametnega mesta

Komunalno podjetje Logatec je tesno vpeto tudi v občinski načrt uresničevanja projekta pametnega mesta, poimenovanega Logatec super mesto. Temelj slednjega bo napredna spletna platforma, ki bo na enem mestu omogočala informiranje in obveščanje občanov v realnem času, npr. glede prostih parkirnih mest, zasedenosti ekoloških otokov s posameznimi vrstami smeti, premogla bo tudi koledar odvoza odpadkov. Občani bodo prek omenjene platforme imeli natančen pregled opravljenih storitev, omogočeno jim bo tudi plačilo le-teh kar prek platforme. 

»Komunalna podjetja bodo igrala veliko vlogo pri uresničitvi pametnih mest. V občini Logatec smo tako s senzorji že opremili pet ekoloških otokov in zato učinkoviteje odvažamo smeti, ko se zabojniki napolnijo, stalno nadgrajujemo števce s tehnologijo za daljinsko odčitavanje podatkov, zelo pa se veselimo tudi sistema elektronskega obveščanja občanov, saj bodo tako naša sporočila glede lokalnega odvoza komunalnih in kosovnih odpadkov hitreje prišla do ljudi, pa še stroški, povezani s tiskanjem in dostavo obvestil, se bodo zmanjšali.«