V podjetju MESI s Špicino rešitvijo prihranijo do 50 ur na mesec

O podjetju MESI: z inovativnimi rešitvami podpirajo 20.000 zdravstvenih delavcev

MESI d.o.o. je inovativno podjetje, specializirano za razvoj rešitev, ki poenostavljajo diagnostiko in pomagajo zdravstvenim delavcem dosegati ključne cilje: zgodnje odkrivanje bolezni, pravilno napotitev pacientov ter uspešno zdravljenje.

Nagrajene inovacije te družbe se uporabljajo v splošnih ordinacijah, bolnišnicah ter pri oskrbi pacientov na domu. Uporabljajo jih v več kot 50 državah in z njimi podpirajo prek 20.000 zdravstvenih delavcev. Zanje je podjetje MESI prejelo številne nagrade in certifikate.

Podjetje je svojo pot začelo kot startup. Po skoraj 15 letih se je razvilo v mednarodno podjetje z več kot 130 zaposlenimi. Danes je MESI v večinski lasti nemške družbe SHS VI Healthcare Investments, med lastniki pa so trije Slovenci: Tomo Krivc, Matjaž Špan in Jakob Šušterič, ki je tudi direktor družbe.

»Usmerjeni smo na globalni trg, hčerinske družbe pa imamo v Evropi,« pojasnjuje HR generalistka v podjetju, Nina Golob. MESI ima odvisne družbe v Nemčiji, Franciji, Veliki Britaniji in Španiji, poslovalnico pa imajo tudi v Italiji.

O ključnem izdelku: napredna diagnostika na dosegu roke

Njihov glavni izdelek je medicinska naprava MESI mTABLET. Zasnovana je za optimizacijo diagnostike in zdravstvene administracije. Sestavljajo jo certificirana medicinska tablica, številni brezžični diagnostični moduli, različne medicinske aplikacije in elektronske kartoteke. V podjetju pa že razvijajo tudi klinična priporočila s pomočjo umetne inteligence.

»Zdravstveno osebje gre lahko z njo na pot in opravi meritve na terenu. Rezultate meritev lahko takoj pošljejo naprej specialistom. To je pomembno zlasti, ko gre za ogroženo stanje pacientov,« pojasnjuje Nina Golob.

Izzivi: do leta 2022 časovno zamuden sistem s številnimi napakami

“Produktivnost in zadovoljstvo zaposlenih sta se povečala zaradi enostavne in hitre uporabe ter boljšega pregleda nad svojim časom.« Nina Golob

Špicino rešitev All Hours so v podjetju uvedli leta 2022. Pred tem je bilo beleženje delovnega časa ročno, zato pa časovno potratno in podvrženo k napakam. Čeprav je podjetje že uporabljalo spletni sistem za evidentiranje, ta ni omogočal izdelave poročil, kar je pogosto povzročalo težave.

S povečanjem števila zaposlenih so izzivi postali še izrazitejši, čas za obdelavo delovnih ur in priprave podatkov za plače se je podaljšal, nepreglednost pri odsotnostih pa se je povečala. Nina Golob: »Nismo imeli sistema, v katerem bi lahko napovedali odsotnosti in jih ustrezno beležili. Tudi potrjevanje prošenj glede delovnega časa je bilo večinoma ustno, kar je zahtevalo ogromno komunikacije in dodatno obremenjevalo zaposlene.« 

Pomanjkanje preglednosti je vplivalo na zamudno obračunavanje plač, dolgotrajno obravnavo delovnih ur in dopustov ter otežilo načrtovanje delovnih virov. Brez natančnega vpogleda v prisotnost in odsotnosti je bilo težko učinkovito načrtovati kadrovske vire in preprečevati preobremenitev. Poleg tega je ročna evidenca onemogočala hitre in natančne analize delovnega časa ter odsotnosti. 

»Ni bilo preglednosti pri odsotnostih, ker nismo imeli tako zasnovanega sistema, da bi zaposleni lahko napovedali svojo odsotnost in avtomatsko dobili odgovor nanjo. Vse je bilo treba ročno korigirati, kar je pogosto povzročalo počasnejše in dolgotrajne postopke pri obračunu plač. 

Tudi pregled delovnih ur in dopustov je bil zamuden in obremenjujoč, ustreznih analiz ali poročil pa iz obstoječega sistema nismo mogli pridobiti. To je bil velik izziv,« praktične izzive pojasnjuje Nina Golob.

Rešitev: digitalna preobrazba upravljanja delovnega časa – prihranijo tudi do 50 ur na mesec

Z uvedbo Špicine rešitve All Hours so leta 2022 prešli na enostavno in natančno digitalno beleženje prisotnosti, odhodov in odsotnosti. Ta korak je prinesel manj napak, zmanjšal administrativne obremenitve in občutno povečal učinkovitost. 

Prihranek časa. Že leta 2022 so pri  manjšem številu zaposlenih od trenutnega prihranili vsaj 16 ur na mesec, ki so jih prej namenjali obdelavi podatkov. Zdaj, ko je zaposlenih bistveno več, pa bi ta prihranek časa lahko štel50 ur na mesec, meni Nina Golob. 

Manj napak. Digitalno beleženje omogoča večjo preglednost in natančnost podatkov. Možne so hitre korekcije napak in natančno ter ažurno sledenje delovnemu času in prisotnosti. Na voljo je zanesljiv pregled nad prisotnostjo, odsotnostmi  in delovnimi urami zaposlenih, kar preprečuje napake, ki so se jim pojavljale pri ročnem beleženju podatkov. 

Skladnost z zakonodajo. Seveda je Špicina rešitev tudi skladna z zakonodajo o evidentiranju delovnega časa. »Avtomatizirano beleženje podatkov, ki je skladno s slovensko zakonodajo, nam omogoča lažje izpolnjevanje zakonskih zahtev glede beleženja delovnega časa in varstva podatkov,« pravi Nina Golob. 

Manj administracije. Integracija Špicine rešitve z obračunskimi sistemi (Pantheon) je podjetju MESI omogočila samodejen prenos podatkov o delovnih urah, kar je skrajšalo čas obračuna plač, zmanjšalo napake in hkrati razbremenilo administrativne postopke.  

Boljša organizacija. Izboljšala sta se organizacija in načrtovanje. Vodje in kadrovska služba imajo boljši vpogled v razpoložljivost zaposlenih. Na podlagi podatkov lahko optimizirajo urnike in lažje načrtujejo delovne vire, enakomerno obremenitev zaposlenih in razporeditev odsotnosti. Produktivnost in zadovoljstvo zaposlenih sta se zaradi enostavne in hitre uporabe ter boljšega nadzora nad svojim časom povečala. 

Lažja komunikacija. Špicina rešitev omogoča enostavno in transparentno komunikacijo med zaposlenimi in kadrovsko službo. Vsak zaposleni sam spremlja svoj delovni čas, načrtuje odsotnosti in ureja korekcije pri napačnih vnosih podatkov. Aplikacija omogoča tudi evidentiranje delovnega časa na mobilnih napravah in v različnih delovnih režimih, kar podpira fleksibilne oblike dela: delo na domu kot tudi delo v proizvodnji, pisarni in na terenu.  

Analitična podpora. Analiza je lažja in enostavna. Vodstvo in kadrovska služba imata dostop do analiz in poročil, ki pripomorejo k izboljšanju produktivnosti in optimizaciji delovnih procesov. Uvedli so mesečno in kvartalno poročanje po različnih KPI-jih za investitorje, s katerimi lahko prepoznajo morebitna odstopanja na ravni celotnega podjetja. Pri poročilih so zelo dobrodošli tudi zgodovinski podatki. 

Obveščenost med zaposlenimi. Zaposleni preko aplikacije na telefonu preprosto evidentirajo delovni čas, ne glede na to, ali delajo v pisarni, doma ali na terenu. »Vidijo tudi, kje se nahajajo njihovi sodelavci, kar izboljšuje preglednost in sodelovanje,« dodaja Nina Golob.

Ključne prednosti

1. Zmanjšanje administrativnih postopkov
2. Lažja in enostavnejša analiza ter hiter izpis poročil
3. Možnost prenosa podatkov v računovodski program za obdelavo plač
4. Enostavna uporaba za zaposlene 

Druge izbrane prednosti

Prednosti pri evidenci delovnega časa:

• možnost urejanja nastavitev in prilagoditev pravil za različne oddelke znotraj podjetja,
• hitra odzivnost in podpora s strani Špicine podporne ekipe,
• koristna navodila, s katerimi lahko administrator Špicine rešitve All Hours nastavitve ureja samostojno in pravilno. 

Prednosti pri vodenju odsotnosti:

• izboljšana preglednost odsotnosti (vnaprej napovedane odsotnosti, kot so dopusti ali bolniške, so pregledno prikazane, kar olajša načrtovanje dela in urejanje nadomeščanj),
• izjemno lahek in hiter vnos odsotnosti za celotno skupino,
• enostaven uvoz podatkov št. dni dopusta za vse zaposlene.