Prej smo se s tem ukvarjali 1 uro na dan. Zdaj 5 minut.

Dogodke Celjskega mladinskega centra je lani obiskalo več kot 13.000 ljudi

Celjski mladinski center je javni zavod, ki ga je ustanovila Mestna občina Celje. V sklopu mladinskega centra delujeta tudi hostel in kavarna. Gre za mladinski center, ki je med tremi ali štirimi največjim v Sloveniji. V centru in hostlu zaposluje 13 oseb za polni delovni čas, projektno pa sodeluje še s približno dvajsetimi. V kavarni delajo študentje.

»Največ se ukvarjamo s programi samega mladinskega centra. To so različne delavnice, koncerti in drugi dogodki. Poleg tega smo močni na evropskih projektih, torej pri pridobivanju evropskih sredstev, s katerimi v Celju spreminjamo okolje na bolje,« pravi Tadej Perčič, direktor javnega zavoda Celjski mladinski center. V širši celjski regiji namreč organizirajo tudi različne kulturne dogodke, koncerte, predstave, ki pa tudi niso vedno povsem konvencionalni.

Za kako velik mladinski center gre, priča podatek, da trenutno sodelujejo pri 15 različnih projektih, evropskih in nacionalnih slovenskih. Lani so skupaj sodelovali kar pri 481 dogodkih, ki jih je obiskalo več kot 13.000 ljudi.

Trenutno imajo veliko turističnih projektov, saj je Celje zanimivo turistično mesto z atrakcijami, kot so stari grad, mesto pod mestom, rimski ostanki itn.  V hostlu imajo na voljo 50 ležišč, s čimer poskušajo turiste, ki prihajajo v Celje, čim dlje zadržati.

Izzivi: nezadovoljstvo s starim sistemom

Pred uvedbo Špicine rešitve All Hours so imeli v Celjskem mladinskem centru rešitev drugega ponudnika za evidentiranje delovnega časa. »S prejšnjo rešitvijo je bilo zelo veliko nezadovoljstva vseh, tako zaposlenih kot tistih, ki so v naši organizaciji uporabljali evidentirane podatke za nadaljnjo obdelavo. Uporabniški modul za urejanje delovnega časa ni bil pregleden. Uporabniku ne najbolj prijazno je bilo tudi dodajanje dogodkov, kot je denimo odsotnost zaradi bolniških odsotnosti itn. Na mobilnih napravah rešitev občasno ni delovala,« pojasnjuje Tadej Perčič.

Zaradi nepreglednosti, težav, slabe podpore, komplikacij pri dodajanju vsakega novega uporabnika itn. je bila uporabniška izkušnja slaba kar nekaj let. Potem pa so se v Celjskem mladinskem centru odločili za spremembo.

»Špicina ekipa pa nam je bila v veliko pomoč. Po pol leta uporabe so zaposleni še naprej navdušeni.« pravi Tadej Perčič, direktor javnega zavoda Celjski mladinski center.

Rešitev: zaposleni so navdušeni

Tadej Perčič je Špicino rešitev zasledil drugje. Decembra lani so se odločili za 14- dnevni poskus. Poleg tega, da je na mesečni ravni finančno ugodnejša, so s testiranjem Špicine rešitve ugotovili, da hkrati omogoča rešitev vseh izzivov, ki so jih imeli s prejšnjo rešitvijo.

»Veliko manj se ukvarjamo z evidentiranjem, ker to deluje samodejno. Uporaba Špicine rešitve je preprostejša in lažja. Tudi vsi zaposleni so navdušeni nad njeno enostavnostjo; če se zgodi, da denimo pozabijo kartico in je treba ta dogodek zelo enostavno dodati ali ga popraviti. Administratorjem je tudi lažje vsemu slediti,« pravi Tadej Perčič in dodaja:

»Na mesečni ravni se je drastično zmanjšal čas za pripravo obračuna plač, ker so podatki primerno urejani in pripravljeni za izvoz v računovodski program. Prej smo to polovično delali na roke. brez kakršnih koli zapletov. Špicina ekipa pa nam je bila v veliko pomoč. Po pol leta uporabe so zaposleni še naprej navdušeni.« pove Perčič.

Večina uporablja za evidentiranje kartico. Dva sodelavca, ki deloma delata v mladinskem centru, deloma pa v mestni občini, pa uporabljata mobilne telefone.

Špicina rešitev: logična in enostavna

Špicino rešitev dograjujejo tako, da bi bilo vse čim bolj avtomatizirano glede na potrebe Celjskega mladinskega centra.  Ugotovili so, kako bodo beležili dogodke, kako bodo beležili službene poti, kaj vse rešitev omogoča zaposlenim …

»Rešitev je pametna do te mere, da če je prva registracija s kartico dnevno prihod v službo, potem je naslednja, druga registracija avtomatsko odhod iz službe. Enako je z odmorom za malico, Če zaposleni evidentira odhod na odmor za malico, se s prislonitvijo kartice po prihodu z odmora ta samodejno evidentira. Ni potrebno pritiskat gumbov, kjer je sosledje dogodkov logično, glede na prejšnje dogodke,« pojasnjuje Tadej Perčič.

V Celjskem mladinskem centru za zdaj Špicino rešitev uporabljajo za , evidentiranje dopusta, vnos letnih dopustov itn. Zaposleni imajo po besedah Tadeja Perčiča zelo jasen pregled nad porabo dopusta in prek sistema oddajajo zahtevo za njegovo odobritev. Pregledno je oblikovan tudi plan letnega dopusta evidentiranje delovnega časa, odmore med delovnim časom, službene poti

Beleženje drugih odsotnosti, kot so bolniški staleži ali druge odsotnosti omogočajo učinkovit mesečni izvoz vseh podatkov v program za obračun plač na računovodstvo. Z računovodskim programom vasco je Špicina rešitev povsem kompatibilna, še dodaja Perčič: »Zdaj s podatki o evidentiranju delovnega časa vsak dan ukvarjamo samo  Prej eno uro.«5 minut.

Po drugi strani poudarja, da je rešitev enostavna in pametna, ker omogoča tudi zelo specifično in podrobno konfiguracijo delovnih urnikov, izmen ipd. Nastavljena je tako, da sama določi vrsto izmene glede na naš interni urnik, to je dopoldansko, popoldansko delo, delo za vikend, ob praznikih, ponoči itn. Zaposleni se vedno samo evidentirajo, rešitev pa vse strukturira glede na interni urnik delovnega časa.

Vključiti želijo tudi študente

V Celjskem mladinskem centru so zadovoljni. Tudi zato, ker je mladina bolj opolnomočena, ko gre za  Zato in tudi sicer se zavedajo, da morajo biti čim bolj učinkoviti, torej da čim manj časa porabijo za notranje procese, več pa za vsebino delovanja centra digitalizacijo notranjih procesov.

Trenutno Špicino rešitev uporabljajo le zaposleni. V drugi fazi pa želijo vključiti še študente, ki delajo na recepciji hostla ali občasno na projektih. Ti svoj delovni čas zaenkrat še vedno beležijo analogno, na roke. Ko jih bodo vključili v enotni sistem evidentiranja delovnega časa, bodo imeli skupen pregled. Takrat bo sistem uporabljalo 20 do 25 zaposlenih.

Najbrž bo še lažje, kot na začetku ob 14-testnem obdobju. Tadej Perčič se spominja: »Nekaj informacij so nam posredovali iz Špice, nekaj smo jih zbrali mi. In potem smo se dejansko lahko igrali sami. Lahko smo nastavljali različne konfiguracije in preizkušali postopke iz našega delovnega procesa. Ko smo prišli iz testne v pravo verzijo, smo veliko zadev že imeli nastavljenih.

Včasih se je težko odločiti za prehod v takšen nov sistem, ker je lahko na začetku neko nezaupanje, da rešitev ne bo zadostila vsem našim potrebam. Takšno testno obdobje pa je pomagalo narediti preskok v zaupanju.«

Prednosti

Uvajanje

• večje zaupanje zaradi 14-dnevnega testnega obdobja.

Privarčevano:

• prej so se z evidentiranjem podatkov vsak dan ukvarjali eno uro, zdaj  na dan 5 minut.

Upravljanja prisotnosti & odsotnosti:

• za zaposlene: enostavna in logična uporaba sistema evidentiranja,
• za administracijo: občutno zmanjšanje časa za pripravo podatkov za obračun plač,
• za IT: popolna kompatibilnost Špicine rešitve z računovodskim programom vasco,
• za organizacijo dela: samodejna zaznava različnih izmen in vrst dela.