Registracijo delovnega časa so omejili na telefone in 150 m radija

Družinsko podjetje 3. generacije

Gummi Miral je odličen primer prvih vtisov po uvedbi Špicine rešitve. Z računovodkinjo Petro Hauptman smo se namreč o prvih izkušnjah pogovarjali drugi dan po uradnem začetku uporabe produkta Špica All Hours oziroma po približno pol meseca testnega obdobja uporabe. 

A najprej nekaj o podjetju Gummi Miral. Družinsko podjetje iz Limbuša pri Mariboru je majhna gumarska družba. Skupaj z direktorjem in lastnikom Tomažem Lavrincem je v podjetju 11 zaposlenih. Gre za tretjo družinsko generacijo. Z dejavnostjo je začel njegov dedek, nadaljeval oče, zdaj pa podjetje vodi Tomaž Lavrinc.

Gummi Miral se ukvarja s proizvodnjo tehničnih izdelkov iz gume, kot so gumeno-kovinski blažilci, puše, gumeni mehovi, membrane, tesnila, gumi skozniki, votle vzmeti za avtomobilsko in strojno industrijo, hitri pritrdilni elementi in številni drugi gumeni izdelki. Gre za serijsko proizvodnjo kot tudi proizvodnjo po posebnih zahtevah kupcev. Pri tem sami razvijajo svoja lastna orodja za proizvodnjo izdelkov.

Pridobili so že tri ISO standarde: standard kakovosti 9001, okoljski standard 14001 in standard za varstvo in zdravje 45001.

Izziva: počasna stara aplikacija in nova zakonodaja  

»S ključkom ali kartico bi lahko ena oseba, ki prva pride v službo, prijavila več oseb. Svojih telefonov pa ne dajemo drugim. Vedno jih imamo s seboj.« Petra Hauptman

Na vprašanje, kakšni so prvi vtisi, je odgovor Petre Hauptman kratek in jasen: »Super. Meni je pomembno, da se zaposleni evidentirajo, ko pridejo, in da sami lahko vidijo, koliko in kdaj so bili dejansko prisotni na delovnem mestu. S tem pa zadostimo tudi zakonskim zahtevam za sledenje tem podatkom.«

Prav nova zakonodaja je bila pomemben povod za posodobitev evidentiranja delovnega časa v podjetju. Pred tem so uporabljali starejšo aplikacijo, ki pa ni bila dodelana. »Ko sem govorila z lastnikom o tem, mi je rekel: »Joj, Petro, kaj vi še to uporabljate? Še sam se ne spomnim več, kdaj sem to aplikacijo uvedel.« Aplikacija je delovala prek spleta, a počasi,« se spominja Petra Hauptman.

Računovodkinja Gummi Mirala se je zato letos poglobljeno lotila tega izziva in našla rešitev Špice. Po direktorjevi potrditvi so jo začeli uvajati. Zaposleni se zdaj prijavljajo po mobilnem telefonu, in sicer na lokaciji delovnega mesta.

Rešitev: prijave prek telefona na lokaciji podjetja 

• Preberite tudi študijski primer, kakšni so bili prvi vtisi po uvedbi Špicine rešitve v podjetju United Towers. 

Zaposleni morajo torej imeti s seboj na delovnem mestu mobilni telefon, prek katerega se v radiju okoli 150 metrov lahko prijavijo ali odjavijo z dela ali odhoda na malico. Od doma se ni mogoče prijaviti niti odjaviti. Dela od doma ne izvajajo.

 »V novembru bomo prejeli prvi novi izpis o evidenci delovnega časa za oktobrske plače. Za obračun plač imamo že aplikacijo, s katero jih lahko načeloma obračunam v roku ene ure. Pomembno mi je, da imam zanesljive podatke o tem, koliko ur je nekdo delal, kdo je bil na dopustu itn. Pri desetih oziroma enajstih zaposlenih te podatke lahko tudi ročno vnesem,« pojasnjuje Petra Hauptman.

Vse temelji na mobilnih telefonih 

Kako so se na novo, Špicino rešitev s takšnimi funkcijami odzivajo zaposleni? Prvi njihov odziv je bil, zakaj pa bi se zdaj prijavljali po telefonu. Zakaj ne s ključkom ali neko kartico? Petra Hauptman: »Dejali smo jim, da je prav, da smo korektni in da se vsak prijav sam. S ključkom ali kartico bi lahko ena oseba, ki prva pride v službo, prijavila več oseb. Svojih telefonov pa ne dajemo drugim. Vedno jih imamo s seboj.«

Kaj pa, če kdo pozabi telefon doma? Za takšne primere pa obstaja možnost prijave preko računalnika. Ali pa to zaposleni povedo Petri Hauptman. To je pri 11 zaposlenih najbolj preprosto.

Drugače je z bolniškimi odsotnostmi. Te lahko vnesejo tudi zunaj lokacije podjetja, kar pozneje računovodkinja potrdi. »Zaposlene bomo poskušali motivirati, da tudi zahtevke za dopust vnesejo nekaj dni prej v aplikacijo, tako da ga bom lahko potrdila in bo to avtomatsko zavedeno,« pravi Petra Hauptman.

Je bilo veliko priprav pred uvedbo Špicine rešitve? Petra Hauptman pravi, da ne. Imela je dvakrat po eno uro izobraževanja s predstavnikom Špice International. Ni bilo veliko dela niti z nalaganjem aplikacije na telefone. Zaposlenim so poslali zgolj vabilo, naj jo snamejo. Računovodkinja pa jo je seveda nekaj dni prej preizkusila.

Vse torej temelji na mobilnih telefonih. Povprečna starost zaposlenih je med 40 in 45 let. Samo ena zaposlena je tik pred upokojitvijo. A tudi ona uporablja pametni telefon. Bila je med prvem, ki si je namestila aplikacijo. »Na aplikaciji so štirje gumbi: za prihod v službo, odhod na malico in prihod z nje ter odhod iz službe. Res je preprosto,« zaključuje Petra Hauptman.

Prednosti rešitve za novo podjetje:

• v praksi se zaposleni res evidentirajo sami; ne morejo jih evidentirati sodelavci,
• podatki so natančni in zanesljivi, tudi hitro obdelani,
• funkcijo prihodov in odhodov so omejili na območje podjetja, kar onemogoča zlorabe,
• aplikacija na telefonu je zelo preprosta za uporabo.