Starejši delavci so komaj čakali rešitev. Dobili so Špicino.

Med prvimi v Sloveniji so prodajali e-avtobuse

»Prej bi morali stati na vhodu, če bi hoteli ugotoviti, ali delavci pravočasno prihajajo v službo ali odhajajo iz nje. Zdaj imamo podatke,« pravi Tina Izlakar, poslovna sekretarka v Dualisu.

Mariborsko podjetje Dualis je edini pooblaščeni zastopnik in serviser proizvajalca avtobusov IVECO BUS v Sloveniji. V tem podjetju so med prvimi v Sloveniji začeli ponujati električne avtobuse IVECO kot del svoje redne ponudbe.

Podjetje je v zasebni lasti, ustanovljeno je bilo leta 2009, danes pa zaposluje 15 oseb. Leta 2017 je postal najboljše malo podjetje v Podravju.

Izzivi: stari sistem je temeljil le na zaupanju

Pred decembrskim preizkusnim obdobjem so evidentiranje delovnega časa zaposlenih vodili ročno.  Podatke o prihodih in odhodih so zaposleni zapisovali sami. »Ob koncu meseca smo ročno zbrane podatke prenesli v digitalno obliko ter jih pripravili za zunanjo računovodsko službo, ki je na tej podlagi izvedla obračun plač. To je bilo zelo  zamudno,« pravi Tina Izlakar, poslovna sekretarka v Dualisu.

Izlakarjeva dodaja: »Star sistem je temeljil na zaupanju, ker je težko za vsakim zaposlenim gledati, če je pravilno vpisal uro prihoda ali odhoda. Dogajalo se je, da se je kdo pozabil vpisati, pa  je konec meseca ta podatek vpisoval naknadno. Tako  se je včasih pozabil vpisati tudi kak dan dopusta.«

Na začetku poslovanja, ko je bila v podjetju prva ekipa, to ni bilo tako problematično, saj so zaposleni dobro poznali delovne obveznosti, prihajali pravočasno in odgovorno pristopali k delu. Potem je prišlo nekaj novih, mladih, kjer pa po besedah Izlakarjeve ni bilo več povsem tako. Hkrati pa je prav takrat tudi zakonodaja začela narekovati, da naj se začne delovni čas evidentirati digitalno.

En mesec testiranja je bil dovolj

Decembra lani so preizkusili Špicino rešitev All Hours, že januarja pa so jo uvedli. Najprej so prvi mesec vzporedno še ročno vodili evidenco delovnega časa, februarja pa so povsem prišli na nov sistem evidentranja.

»En mesec sem preverjala in prilagajala začetne nastavitve sistema All Hours, vzporedno pa sem imela za kontrolo še ročno vodeno evidenco delavcev, da ne bi slučajno prišlo do napak v njihovo škodo. Starejši delavci pa so že komaj čakali nov sistem, ker so želeli, da se vsi dosledno držijo delovnega časa,« pripoveduje Tina Izlakar.

To ni bilo pomembno samo zaradi medsebojnih odnosov med zaposlenimi, ampak tudi zaradi narave dela v podjetju. Če nekdo popije kavo v servisni delavnici, tega ne more storiti, ne da bi zapustil delovno mesto, torej je šel na pavzo. Zato je zdaj na jutranjo kavico treba priti malo prej. »Starejši so bili takoj zadovoljni z novo rešitvijo, mlajši pa malo manj,« pravi Tina Izlakar.

Aplikacije so dostopne le na lokaciji podjetja

Novo, Špicino rešitev za evidentiranje delovnega časa, je podjetju Dualis predlagal njihov računovodski servis. Pa tudi sicer jim je med vsemi ponudbami Špicina rešitev najbolj ustrezala, pravi Tina Izlakar. Tudi zaradi aplikacije, ki je preprosta za uporabo.

Delavci se evidentirajo s ključki na terminalih, imajo pa tudi aplikacijo na svojih mobilnih telefonih in dostop prek računalnika. Vendar so v uporabi predvsem ključki. Prijava in odjava delovnega časa je preko aplikacije dostopna samo na sami lokaciji podjetja. Zunaj podjetja pa jo lahko uporabljajo za javljanje dopusta, bolniških in drugih izrednih dogodkov.

Načeloma vsi zaposleni delajo na lokaciji podjetja. Če je kakšno odstopanje, zlasti starejši delavci v kolektivu to javijo Tini Izlakar kot poslovni asistentki oziroma skrbnici evidentiranja delovnega časa, ki to informacijo ročno vpiše v sistem.

Nekateri, ki so bolj spretni pri uporabi telefonov in aplikacij, pa odstopanja – na primer službena potovanja – sporočajo tudi neposredno preko aplikacije. »Letne dopuste načeloma vsi najavijo preko aplikacije, jaz pa jih potrjujem, če ni kakršnih koli zadržkov« pravi Tina Izlakar.

Direktor ima pregled nad spoštovanjem delovnega časa

Direktor je po besedah Izlakarjeve zadovoljen z delovanjem Špicine rešitve, saj ima avtomatski pregled nad delovnim časom v firmi. Tina Izlakar: »Če kdo krši delovni čas, ga pokličemo na pogovor in razmere se nato izboljšajo. Prej bi morali stati na vhodu, če bi hoteli ugotoviti, ali delavci pravočasno prihajajo v službo ali odhajajo iz nje. Zdaj imamo podatke.«

Glede kršitev delovnega časa ni bilo presenečenj. Pričakovali so, da bo nekaj delavcev nova rešitev na začetku motila, drugi pa jo bodo smatrali kot dobrodošlo. Tina Izlakar glede na majhno število zaposlenih dnevno lahko preverja, ali delavci redno beležijo prihode, odhode in izhode. Za vsaka odstopanja sproti zabeleži razloge. Vse to je bistveno lažje kot pred uvedbo Špicine rešitve.

Deloma se že pozna boljše spoštovanje delovnega časa, čeprav še niso povsem na cilju. Večina zaposlenih svoje delo sicer opravlja dobro, izzivi so predvsem pri točnosti prihoda. Z digitalnim sistemom in sprotnim spremljanjem postopoma gradijo kulturo večje odgovornosti in preglednosti.

Medtem pa Špicina podporna služba skrbi, da so odgovori na vprašanje iz Dualisa in rešitve zanj na voljo še isti dan.

Prednosti

Zaposleni:

• tisti, ki si želijo reda pri delovnem času, so zelo zadovoljni.

Direktor:

• ima pregled nad spoštovanjem delovnega časa s strani zaposlenih.

Poslovna sekretarka:

• ni ji več treba preverjati informacij po načelu zaupanja, saj ima zdaj na voljo avtomatske podatke o evidentiranju.