Idealna rešitev za spremljanje hibridnega dela

O podjetju Dhimahi: IT razvojne ekipe so že v treh državah

Podjetje Dhimahi s sedežem v Ljubljani je tehnološko podjetje, ki ima več kot 20 let izkušenj v razvoju spletnih in infrastrukturnih poslovnih rešitev. 

Na temeljih tehnične odličnosti, predanosti in kulture, ki postavlja zaposlene v ospredje, si je Dhimahi prislužil sloves zanesljivega partnerja za podjetja, ki iščejo po meri narejene, tehnološko kompleksne inovacije. Takšne, ki jim omogočajo optimizacijo poslovanja in povečanje produktivnosti ter spodbujajo poslovno rast. 

Sodelujejo z nekaterimi največjimi podjetji in blagovnimi znamkami v Evropi, predvsem Nemčiji, Avstriji in Švici.

»10 odstotkov sodelavcev je vedno v pisarni, 10 odstotkov redno dela od doma. Vsi ostali pridejo v pisarne od enkrat do štirikrat na teden. Delovno okolje pri nas je izjemno prilagodljivo in omogoča kombinacijo dela od doma ter v pisarni,« pravi Emilija Kercan, operativna direktorica. 

Podjetje je bilo ustanovljeno leta 2001, ko sta bila lastnika še študenta. Ime Dhimahi izhaja iz starega jezika sanskrt in pomeni »meditiramo«. Meditacija v širšem pomenu besede je vsako delo, ki se opravlja s fokusom in predanostjo, kar sta tudi temeljni vrednoti podjetja. 

Podjetje se je skozi leta naučilo poslušati trg in se s svojo prilagodljivostjo zelo hitro odzivati na posamezne priložnosti, kar jim je v zadnjih nekaj letih omogočilo izredno rast. Da so lahko uresničili vsa naročila, so morali kadre poiskati tudi v tujini. V Zagrebu in Beogradu so odprli dve hčerinski podjetji.

Z vsemi naročniki razvijajo dolgoročen partnerski odnos, ki temelji na zaupanju, kakovosti in doslednem doseganju rezultatov. Za vsak projekt zberejo agilno projektno ekipo strokovnjakov, ki se projektu popolnoma posveti. Naročnik poda vizijo produkta, Dhimahi pa ponuja tehnično izvedbo projekta oziroma celoten spekter storitev ter ga vodi skozi vse faze razvoja, od prototipa in MVP (najosnovnejšega sprejemljivega produkta) do končnega izdelka in operacij.  

Marca 2024 je bilo takšnih ekip že 15, znotraj vsake ekipe pa je od  3 pa do 12 zaposlenih. Vsaka ekipa ima svojega vodjo, ki ustrezno skrbi za člane ekipe, naročnika ter uspešno in strokovno izvedbo projekta.

Dhimahi ustvari na zahodnem trgu kar 85 odstotkov prihodkov, pri čemer se osredotoča na razvoj spletnih strani za nakup vstopnic, kjer je glavni naročnik Eventim. Poleg tega razvijajo tudi druge kompleksne poslovne aplikacije za naročnike, kot so Ticketcorner, Generali, Petrol, Churchpool, Decathlon ipd. 

»Naš cilj je ustvarjati dolgoročne projekte. Z nekaterimi strankami sodelujemo že več kot 15 let, saj se osredotočamo na razvojno naravnano delo,« pravi Emilija Kercan, operativna direktorica v podjetju Dhimahi.  

Rešitev: Produkt za različne oblike dela

»Leta 2021 smo prešli na rešitev Špica All Hours, ki je programska rešitev za evidenco delovnega časa v oblaku. Temu je botrovala selitev v nove prostore v BTC ter prehod na delo od doma zaradi epidemije. Iskali smo rešitev, ki bi našim zaposlenim omogočala evidentiranje na daljavo. 

V danem trenutku se je aplikacija All Hours izkazala za najbolj optimalno, saj zaposlenim omogoča evidentiranje delovnega časa na terminalu ob prihodu v pisarno, prek spletne verzije aplikacije ali z mobilnim telefonom,« pripoveduje Emiliija Kercan. 

»V povprečju je 10 odstotkov sodelavcev vedno v pisarni, 10 odstotkov redno dela od doma. Ostali zaposleni prihajajo v pisarno od enkrat do štirikrat na teden. Trudimo se ustvarjati prilagodljivo delovno okolje, ki omogoča kombinacijo dela od doma ter dela v pisarni,« pojasnjuje Emilija Kercan. 

Evidentiranje delovnega časa med zaposlenimi in vodstvom podjetja Dhimahi temelji na zaupanju. Zaradi zakonskih zahtev in podatkov, ki jih za obračun plače pridobivajo iz aplikacije AllHours, pa so zaposleni dolžni delovni čas evidentirati vestno in redno.

»Če bi zaposleni celoten delovni dan preživeli bodisi v pisarni bodisi na delu od doma, bi bilo lažje avtomatizirati prenos podatkov za obračun plač. Zaradi fleksibilnosti dela, ki jo omogočamo, pa to postane izziv, ko na isti dan opravljajo delo na obeh lokacijah,« pravi Tina Koželj, poslovna asistentka. 

Poslovna asistentka Tina Koželj zdaj vsak mesec temeljito pregleda in preveri vse podatke, jih po potrebi popravi ter nato izvozi v svojo bazo. Pregledane, obdelane in urejene podatke potem posreduje naprej v računovodstvo. 

»Ob takem številu zaposlenih se še vedno skoraj vsak dan zgodi, da nekdo pozabi evidentirati svoj delovni čas ali pa ob registraciji naredi manjšo napako, predvsem pri delu od doma. V tem primeru jih kontaktiram in nato vnos v aplikacijo All Hours popravim oziroma dodam. 

Če bi zaposleni celoten delovni dan preživeli bodisi v pisarni bodisi na delu od doma, bi bilo lažje avtomatizirati prenos podatkov za obračun plač. Zaradi fleksibilnosti dela, ki jo omogočamo, pa to postane izziv, ko na isti dan opravljajo delo na obeh lokacijah,« pravi Tina Koželj in dodaja, da je evidentiranje prek Špicinega All Hoursa ključnega pomena za uspešno obdelavo podatkov. 

Rešitev: All Hours razbremenjuje vodje ekip

»Za vodje ekip sistem evidentiranja pomeni razbremenitev, saj prek Špicine rešitve sledimo odsotnostim, delovnim navadam in potrjujemo dopust posameznim članom ekipe« pravi Matija Urh, vodja razvoja pri podjetju Dhimahi.  

»Za vodje ekip sistem evidentiranja pomeni razbremenitev, saj prek Špicine rešitve sledimo odsotnostim, delovnim navadam in potrjujemo dopust posameznim članom ekipe. Hkrati nam zagotavlja pregled nad dopusti vseh članov ekipe. 

Prednost je tudi ta, da so zaposleni vključeni v sistem koledarjev različnih držav. S tem imamo možnost videti praznike v posameznih državah, iz katerih prihajajo zaposleni. Pregled je dober,« pravi Matija Urh, vodja razvoja pri podjetju Dhimahi. 

Pregled, ki ga omogoča All Hours, vodjem ekip pri podjetju Dhimahi pomaga lažje planirati odsotnosti zaposlenih. Veliko število projektov, ki jih vodijo pri podjetju Dhimahi, zahteva ogromno prilagajanja in usklajevanja dela zaposlenih znotraj ekipe. 

Od narave projekta je namreč odvisno ali bo na dopust odšla celotna ekipa hkrati ali pa si bodo dopust morali organizirati na način, da bo vedno nekdo iz ekipe prisoten.  

S prenosom evidentiranja delovnega časa na aplikacijo All Hours so pri podjetju Dhimahi zaposlenim omogočili spremljanje lastne prisotnosti in odsotnosti z dela, obenem pa imajo možnost spremljati tudi svojo porabo letnega dopusta. 

»Špicino rešitev uporabljamo zaradi zakonskih zahtev, spremljanja prisotnosti in odsotnosti ter kadrovskih potreb. Druge sisteme imamo za evidentiranje specifikacije samega dela, k čemur nas obvezujejo pogodbe z naročniki,« pravi Emilija Kercan.  

Izpeljali so povezavo s komunikacijskim sistemom Slack. Zdaj se statusi, kot so dopust, bolniška odsotnost, malica ali drugi dogodki, vpisani v Špicin All Hours, avtomatsko prikažejo tudi v Slacku, kar omogoča, da pri takem številu ljudi takoj vidijo, kdo je odsoten. »Ko ima sodelavec status “na dopustu” ali “bolniška”, vemo, da trenutno ni v službi,« pravi Matija Urh. 

V podjetju Dhimahi imajo tudi sistem rezervacije delovnih miz in konferenčne sobe. Zdaj želijo s pomočjo aplikacije All Hours rezervacije in dejansko prisotnost uskladiti tako, da bi program avtomatično obveščal zaposlenega o rezervaciji mize ter jo samodejno sprostil, če zaposleni ne pride v pisarno do določene ure. 

Posebnost: Oblikovanje poslovnega modela na podlagi Špicine rešitve 

Emilija Kercan se spominja še enega uporabnega vidika Špicinih rešitev: »Z uporabo Špicine rešitve smo postavili svoj poslovni model obračunavanja storitev. Izračunali smo povprečno število delovnih ur, dopustov, bolniške in drugih odsotnosti za tri leta ter prišli do povprečnega števila opravljenih delovnih ur na zaposlenega.« 

S tem so postavili standard za povprečno število delovnih ur in sedaj ta izračun uporabljajo kot referenco za določanje potrebnega števila delovnih ur za posamezno ekipo glede na projekt.  

Prednosti 

• Zakonsko skladno evidentiranje delovnega časa.
• Lažja sledljivost in obdelava podatkov za obračun plač.
• Omogoča beleženje hibridnega delovnega časa.
• Lažje spremljanje prisotnosti in odsotnosti sodelavcev vtujini.
• Lažja organizacija dela za vodje ekip zaradi vpisanih praznikov za različne države znotraj All Hours.