V resnici si brez Špicine rešitve dela več ne predstavljamo

O podjetju Danfoss Trata

Danfoss Trata, d.o.o., je v lasti danske multinacionalke Danfoss. Kot proizvodno podjetje se ukvarja z ogrevalno tehniko, klimo in prezračevanjem. Na dveh lokacijah v Sloveniji, v Ljubljani in Kamniku, zaposluje več kot 564 oseb. Gre torej za veliko slovensko podjetje, ki je v lasti enega od glavnih proizvodnih in razvojnih akterjev na omenjenem področju v svetovnem merilu.

Danfoss Trata je uvedel Špicino rešitev Time&Space konec avgusta 2020, pozneje pa so jo skupaj še nekajkrat nadgradili zaradi različnih potreb podjetja.

Zmanjšali možnost napak in prihranili pri času

»Danfoss Trata že nekaj let aktivno nadgrajuje področje digitalizacije, zato smo zelo veseli partnerskega sodelovanja s Špico. Soustvarjamo spremljanje prisotnosti in odsotnosti na delovnem mestu. Hkrati Špicine rešitve, ki omogočajo povezanost z našimi ostalimi internimi sistemi, prispevajo k še večji avtomatizaciji in k brezpapirnemu poslovanju. 

Še posebej bi izpostavila dostopnost in transparentnost podatkov. Podatki o stanju ur in dopustov so nam dostopni 24/7 in so vedno aktualni. Avtomatizacija pa zmanjšuje možnost napak in prihrani čas,« pravi Saška Rihtaršič, generalna direktorica Danfoss Trate.

»Po eni stani lažje obvladujemo podatke, ki se oblikujejo v pomembne informacije za nas v kadrovskem oddelku. To nam daje vpogled v dogajanje v podjetju. Vodjem pa omogoča lažje vodenje ekip.«  Nuška Vihar Rakovec

Izziv: »Počutila sem se kot detektiv.«

»V času začetka epidemije še nismo imeli Špicine rešitve za registracijo in evidenco delovnega časa. Ko sem vsak dan spraševala zaposlene, ki so takrat delali od doma, sem se počutila kot detektiv. Kolikor ur si delal? Kaj si delal? Kje si delal? Kako si delal? Špicina rešitev mi je polepšala življenje. Zaradi preglednosti podatkov tudi zaposlenim,« pravi Hana Čuček, HR specialistka v Danfossu Trati.

Podobno svojo izkušnjo opisuje Nuška Vihar Rakovec, HR menedžerka: »V resnici si brez Špicine rešitve sploh več ne predstavljamo našega dela. Po eni stani lažje obvladujemo podatke, ki se oblikujejo v pomembne informacije za nas v kadrovskem oddelku. Po drugi strani pa nam te dajejo vpogled v dogajanje v podjetju. Vodjem pa omogočajo lažje vodenje ekip.«

Rešitev: Najmanj 8 koristi

Kje vse je Špicina rešitev pomagala zaposlenim Danfossa Trate? Poglejmo nekaj koristi.

1. korist: transparentnost.

Špicina rešitev je omogočila transparentnost, saj lahko vsi zaposleni, vključno z zaposlenimi v proizvodnji, dostopajo do podatkov o delovnih urah. Na treh info kioskih InfoZone dobijo podatke. 

Tam lahko tudi oddajajo svoje vloge, denimo za dogovorjen podaljšan delovni čas. Vedno lahko pogledajo vse svoje podatke na temo evidence delovnega časa. »V Ljubljani imamo dva takšna kioska, v Kamniku pa enega,« pravi Hana Čuček.

»Ker nam je uspelo avtomatizirati vsakodnevno poročilo, samo zaradi tega vsak dan privarčujemo kar nekaj časa.«  Hana Čuček

2. korist: boljši pregled za vodje in olajšana administracija.

Imamo veliko zaposlenih, ki poročajo vodjem, ki niso locirani v Sloveniji. Tudi njim je omogočen pregled nad delovnim časom zaposlenih in lahko potrjujejo vloge iz tujine, torej na daljavo.

»Vodje imamo sicer možnost dostopanja do različnih poročil. Zelo hitro lahko pregledamo stanje ur, stanje dopustov, bolniških odsotnosti,« pravi Matjaž Lavriha, vodja montaž. To so poročila o aktualnem stanju dopustov (prej je moral vodja pregledovati stanje za vsakega delavca posebej), pregled dela od doma, odsotnosti, službenih poti …

»Zelo dobri so tudi analitični podatki za upravljanje s kadri, denimo koliko oseb dela v podjetju, koliko pa od doma,« pravi Hana Čuček in dodaja: »Vsak dan privarčujemo v HR službi kar nekaj časa, ker nam je uspelo avtomatizirati vsakodnevno poročilo. Ta nam omogoča pregled prisotnosti, na podlagi katere vodje izračunajo produktivnost v proizvodnji. To je bila ena od izboljšav, ki smo jo skupaj nadgradili.«

Trenutno delajo še na integraciji njihovega primarnega sistema kadrovskega sistema SAP Sucess s Špicino rešitvijo. Cilj je, da bi se podatki o prihodu novih zaposlenih, spremembi vodij in drugi podatki samodejno prenašali iz našega sistema v Špicino rešitev in tako odpravili dvojno delo. Gre za izmenjavo matičnih kadrovskih podatkov ipd. Integracijo pripravljajo Špicini razvojniki v sodelovanju z danskimi implementatorji sistema SAP v Danfossu.

Boris Rustja, svetovalec za proizvodne sisteme, poudarja še eno prednost: »Nadgradili smo povezavo Špicine rešitve s proizvodnim sistemom MePIS MES. Prej so novega zaposlenega morali najprej vpisati v kadrovski sistem, nato pa še ročno v proizvodnega. 

Vmes so se zato dogajale tudi napake. Zdaj je povezava avtomatska. Samo enkrat vpišemo novega zaposlenega v Time&Space, ki se preko Rest API klica kreira in posodobi tudi v proizvodnem sistemu.« Prav tako se v MePIS MES pošilja dnevno registriran čas zaposlenih, ki se primerja z registriranim časom na proizvodnih linijah.

»Vodje v Danfossu Trati načrtujejo razpored dopustov izključno samo še prek Špicine rešitve.« Matjaž Lavriha

3. korist: popravki podatkov.

Hana Čuček: »Zaposleni v režiji lahko sami oddajamo vloge, če smo pozabili registrirati svoj odhod, prihod, dopust, delo od doma ipd. Vsi v režiji in nekateri v proizvodnji imamo uporabniške račune in s tem dostop do »overview« in »approval« modula na intranetu podjetja, kjer je mogoče tudi spremljati registracijo svojih delovnih ur.«

Dostopa do svojih podatkov na telefonih sicer še nimajo zaradi varnostnih razlogov na ravni celotne korporacije Danfoss. Upajo pa, da bo posodobljena mobilna aplikacija omogočila tudi to. »Z veseljem bi jo uporabljali,« pravi Čučkova.

4. korist: pripomoček za planiranje in oceno klime.

Po beseda Matjaža Lavrihe je Špicin Time&Space odličen pripomoček za planiranje. Vodje v Danfossu Trati načrtujejo razpored dopustov izključno samo še prek Špicine rešitve. Imajo pregled po oddelkih. Edino, kar Matjaž Lavriha še predlaga, je možnost, da bi vodje v programu lahko odkljukali točno določene oddelke in jih pregledovali več naenkrat.

Nuška Vihar Rakovec ob tem dodaja: »Zaradi aktualnih in ažurnih podatkov lažje odreagiramo. Po uvedbi Špicine rešitve se denimo bolj pogosto pogovarjamo o stanju bolniških odsotnosti po različnih oddelkih. Lahko zasledujemo aktualna stanja. 

V proizvodnji lažje planirajo zasedenost delovnih mest, v kadrovskem oddelku pa je denimo to lahko eden od pomembnih podatkov pri oceni klime v podjetju. Lahko spremljamo sezonska nihanja bolniških odsotnosti po mesecih. Lahko domnevamo, kaj se bo zgodilo v prihodnosti, in se na to pripravimo. Analitika je odlična za optimizacijo in planiranje.«

5. korist: primerjava med ključnimi podatki.

V proizvodnem sistemu lahko spremljajo, koliko časa je zaposleni delavec registriran na delovnem mestu. »A zdaj ta podatek lahko primerjajo s podatkom o registraciji prihodov in odhodov v službo,« pravi Boris Rustja.

6. korist: avtomatska zaznava nočnega dela.

Ročno nastavljanje nočnih izmen ni več potrebno. Špicina rešitev izmeno samodejno prepozna glede na čas registracije. V  Ljubljani namreč delo poteka 3-izmensko, v Kamniku pa 4-izmensko.

7. korist: avtomatska obdelava glede na vrsto refundacije.

Bolniške odsotnosti so obdelane avtomatsko glede na vsa tri državna pravila za refundacijo izplačil. To rešitev uporabljajo pri obračunu plač.

8. korist: odlična vizualizacija.

»Vizualizacija funkcij je zelo prijazno oblikovana in intuitivna,« pravi Matjaž Lavriha. Terminali so zelo pregledni.

 Tehnični podatki

• Registracija delovnega časa Špica Time&SPace.
• Sistem v najemu.
• Registriranje na 7 terminalih na 2 lokacijah (Ljubljana in Kamnik)
• Moduli:
  • PIF – izvoz podatkov za pripravo plač
  • AW – modul za oddajo in potrjevanje vlog
  • TSWP – osebni spletni dostop za zaposlene
  • AATL – aplikativna revizijska sled
• 3 InfoZone kiosk terminali, na katerih lahko zaposleni pregledujejo svoje podatke in oddajajo vloge.
• Integracija z rešitvijo SAP Success Factors HRM.
• Time API modul, ki preko REST API protokola omogoča integracijo z drugimi sistemi.
• Posebnost: natisnilli RFID kartice (personalizacija). 

»Prej so novega zaposlenega morali najprej vpisati v kadrovski sistem, nato pa še ročno v proizvodnega. Vmes so se zato dogajale tudi napake. Zdaj je povezava avtomatska.«  Boris Rustja

Rezultati

Prednosti je več:

• Za zaposlene: transparentnost pri spremljanju lastnih podatkov.
• Za kadrovsko službo: ažurnost podatkov – dostop do realnih podatkov v vsakem hipu (nič več seštevanja po tabelah).
• Za menedžment: optimizacija procesov – avtomatski prenosi podatkov in avtomatsko generiranje poročil.

Foto: Arhiv Danfoss Trata