Črtna koda za hitrejši popis osnovnih sredstev v Občini Kamnik

Izziv

Uprava Občine Kamnik upravlja s približno 200 nahajališči ter 4500 osnovnimi sredstvi, ki se nahajajo na različnih deloviščih: v občinski stavbi, muzeju, gasilskem domu, na avtobusni postaji ... Popis osnovnih sredstev je zaradi velikega števila lokacij in osnovnih sredstev predstavljal izziv predvsem z vidika usklajevanja popisnih komisij ter zbiranja podatkov na enem mestu. Popis namreč člani popisne komisije izvajajo izven uradnih ur občinske uprave ter se dogovarjajo med sabo glede na obveznosti in razpoložljivost - zato je ob nepričakovanih bolniških odsotnostih in dopustih prihajalo do zamud ter lovljenja strogo določenih rokov za opravljanje inventure. Težave so se pojavljale tudi zaradi premikov osnovnih sredstev med letom, ki se niso redno beležili, pri popisu pa so posledično imeli težave z lociranjem premeščenih osnovnih sredstev.

Rešitev

V občinski upravi so se odločili, da je čas, da preidejo na elektronski popis osnovnih sredstev. Izbrali so Špico, ki je, svojimi 25-letnimi izkušnjami in preko 400 instalacijami elektronskega popisa OS po celotni regiji, lahko zagotovila preizkušeno opremo in storitve na najvišjem nivoju. Odločili so se za rešitev FIND, ki sestoji iz programske opreme ter ročnega terminala. Za svoje potrebe so izbrali dva terminala. Sama instalacija ter usposabljanje za rabo sistema sta trajala dobro uro, tako da delovni proces praktično ni bil moten, v nadaljevanju pa je ekipa Špicine oddaljene podpore pomagala pri vseh dodatnih vprašanjih in dilemah. Ob prvi izvedbi popisa so predhodne nalepke, ki so jih popisovali ročno, zamenjali z nalepkami s črtno kodo, v istem koraku združili osnovna sredstva, kjer je bilo to potrebno ter sproti uskladili nahajališča posameznih osnovnih sredstev kar preko terminala. Sistem FIND so brez težav integrirali s svojim ERP ponudnikom - Grad, kar jim omogoča direkten izvoz popisnih podatkov ter enostavnejšo pripravo poročil.

»Popis s terminali poteka hitreje - imamo dva terminala, en je v rabi, drug se polni, ekipe popisne komisije se lahko nemoteno menjavajo, naslednji dan zjutraj pa imamo že vse podatke.« Bojan Mlakar, namestnik predsednika popisne komisije.

Rezultati

Z uvedbo elektronskega popisa osnovnih sredstev inventura na Občini Kamnik poteka hitreje, enostavneje ter praktično brez napak, saj bazira na odčitavanju enoličnih obstojnih črtnih kod. S terminali beležijo nahajališča osnovnih sredstev, kar poenostavi njihovo kasnejše iskanje, prav tako beležijo tudi stroškovna mesta OS, kar znatno olajša njihovo knjiženje. Ker se zbrani popisni podatki združijo z zaključnim poročilom inventure, lahko popis hkrati opravlja več popisnih komisij. Pri prvi inventuri so na Občini Kamnik preštevilčili vsa osnovna sredstva ter optimizirali označevanje. Dodajanje novih neoznačenih OS je v sistemu FIND možno na licu mesta, prav tako vnos vseh opaženih komentarjev, neskladnosti in popravkov, ki se lahko vnesejo kar neposredno na terenu. Enako lahko na terenu vnašamo predloge za odpis.

Nadzor nad premiki osnovnih sredstev je z elektronskim sistemom postal rutinski, znebili so se ročnih vnosov in pretipkavanja, s tem pa tudi skrajšali čas, ki ga namenijo popisu, torej lahko več časa posvetijo svojemu rednemu delu.

Prednosti:

• beleženje premikov sredstev in drugih aktivnosti med popisom,
• vnos komentarjev pri popisu,
• oddaja predloga za odpis med popisom,
• beleženje datuma in ure popisa,
• omogočeno popisovanje z več komisijami,
• povezava z večino računovodskih programov.