Od zvezkov in Excela do podatkov za obračun plač neposredno v SAP

Vodilni proizvajalec domačih prigrizkov v regiji

Podjetje Chips Way posluje več kot 50 let in je eden vodilnih domačih proizvajalcev prigrizkov. V svojem proizvodnem programu ima čips in pokovko ter podobne prigrizke, v začetku letošnjega leta pa je zagnalo tudi novo proizvodno linijo za novo generacijo prigrizkov različnih oblik in okusov.

V zadnjih letih podjetje intenzivno vlaga v razvoj in posodobitev proizvodnje. Zgrajena sta bila nova upravna stavba in sodobno visokoregalno skladišče, proizvodne zmogljivosti pa se nenehno širijo.

Kot eden redkih neodvisnih proizvajalcev tovarna uporablja izključno domači krompir, pridelan na več kot 500 hektarjih, kar zagotavlja vrhunsko kakovost izdelkov. Podjetje posluje v skladu z najvišjimi standardi IFS Food, pri čemer je vsaka faza proizvodnega procesa pod strogim nadzorom, da potrošniki dobijo izdelke najvišje kakovosti.

Proizvodnja poteka v Čačku, skladišče krompirja je v Novem Bečeju, podjetje pa ima tudi pisarno v Beogradu. Danes zaposluje približno 190 ljudi, od proizvodnje prvega čipsa leta 1971 pa je zraslo v regionalno blagovno znamko, katere izdelki so prisotni na devetih trgih – v Srbiji, Severni Makedoniji, Bosni in Hercegovini, na Hrvaškem, v Sloveniji, Grčiji, Bolgariji, Avstriji in Moldaviji.

Evidenco delovnega časa so v podjetju Chips Way sprva vodili ročno, v zvezkih in Excelovih preglednicah. Obračun plač je temeljil na ročno vnesenih podatkih, kar je zahtevalo veliko preverjanj in dodatnih popravkov. Z rastjo podjetja je tak način dela postal počasen, nepregleden in podvržen napakam.

Špica kot partner pri digitalizaciji evidence delovnega časa

O izkušnjah s sistemom in uvedbo rešitve sta spregovorili predstavnica kadrovske službe Slađana Milovanović in specialistka za denarne tokove Bojana Stefanovic.

„Za Špico smo se odločili zaradi enostavnejšega vodenja delovnega časa. Evidenca delovnega časa je bila pred tem vodena ročno prek evidence prihodov na delo, ki so jo vodili vratarji in je predstavljala podlago za evidenco delovnega časa na delovnih listih zaposlenih. All Hours je vse to združil in zagotovil enotno evidenco za več vidikov spremljanja in uporabe podatkov. Zaposleni so se na tak način registracije prihoda in odhoda z dela takoj pozitivno odzvali in ni bilo nobenih ovir, da sistem ne bi deloval, kot je treba. Vodje izmen so tako že v prvih minutah izmene imeli informacijo o prisotnih delavcih v izmeni." – je poudarila Bojana Stefanovic, specialistka za denarne tokove

Na vprašanje, koliko časa je trajala uvedba in ali so bili spoštovani vsi roki, Bojana Stefanovic, specialistka za denarne tokove, odgovarja:

„Uvedba sistema je trajala približno mesec dni in je zahtevala čas, da smo program uskladili s potrebami našega podjetja. Ker je zastopano tudi delo v 3 izmenah, je bilo pomembno uskladiti vse nastavitve za pravilen izračun delovnega časa in ustrezen prikaz časovnih linij. Obstajajo sezonska dela, ki za določene kadre zahtevajo prilagodljiv delovni čas, zato je bilo treba vse to razumeti in uskladiti s potrebami podjetja Chips Way."

Danes podjetje Chips Way rešitev All Hours uporablja na dveh lokacijah, v Čačku in Novem Bečeju. Registracija prihodov in odhodov poteka prek registratorjev in kartic, vsi podatki pa se centralizirano obdelujejo v sistemu.

Največja korist rešitve All Hours se kaže v natančni evidenci delovnega časa in bistveno enostavnejšem obračunu plač. Sistem omogoča pregled rednih in nočnih ur ter nadur, odsotnosti in vseh sprememb, podatki pa se neposredno izvozijo v SAP, s čimer je odpravljen velik del ročnega dela.

„Špičino poročilo smo povezali s SAP-om in danes podatke za obračun plač uvažamo neposredno. To nam je bistveno olajšalo delo," poudarja Slađana Milovanović, vodja kadrovske službe.

Poleg kadrovske službe imajo koristi od sistema tudi vodje izmen, ki prek rešitve All Hours enostavneje načrtujejo izmene, spremljajo prisotnost zaposlenih in imajo pregled nad delovnimi urami v realnem času.

Ena največjih sprememb po uvedbi je večja transparentnost do zaposlenih.

„Kadar imajo zaposleni vprašanje glede obračuna, lahko podatke zdaj takoj preverimo v sistemu. Vse je jasno zabeleženo in nejasnosti ni več."

Podjetje posebej izpostavlja tudi kakovost sodelovanja s Špičino ekipo.

„Kadar koli smo imeli vprašanje ali težavo, je bil odziv hiter in strokoven. Na podporo res nimamo nobenih pripomb," pravi Slađana Milovanović, vodja kadrovske službe

Z nadaljnjim razvojem proizvodnje je načrtovana tudi nadgradnja sistema, predvsem z namestitvijo dodatnega registratorja v proizvodnem obratu za natančnejše spremljanje efektivnega delovnega časa zaposlenih.

Za podjetje Chips Way rešitev All Hours danes predstavlja zanesljiv temelj za upravljanje delovnega časa in obračun plač. Sistem, ki združuje natančnost, preglednost in enostavno uporabo.

„Sistem je stabilen, zanesljiv in bistveno nam je olajšal vsakodnevno delo. Vsekakor bi ga priporočili podjetjem, ki želijo natančno in pregledno evidenco delovnega časa," zaključuje Slađana Milovanović, vodja kadrovske službe.

Ključni rezultati

• Natančna in zanesljiva evidenca delovnega časa
• Odprava ročnega vnosa podatkov in nepotrebne administracije
• Enostavnejše upravljanje delovnega časa in pravic dostopa