Od uporabe geolokacije do odprave poslovnih napak

Upravljanje delovnega časa v tovarni in na terenu

Skupino BJELIN sestavljajo podjetja Bjelin, d. o. o., Bjelin Croatia, d. o. o., Bjelin Otok, d. o. o. in Spačva, d. d. Število zaposlenih v skupini nenehno narašča, trenutno pa zaposluje približno 1.800 oseb.

Poleg glavne dejavnosti, to je proizvodnje talnih oblog (3-slojnega parketa, talnih desk iz utrjenega lesa in keramičnih kompozitov) so njeni pomembni izdelki še žagan les, furnir, peleti, briketi ter notranja in vhodna vrata.

V Ogulinu stoji ena najsodobnejših tovarn 3-slojnega parketa, v teku pa je investicija v vrednosti 200 milijonov evrov, in sicer v gradnjo največje in najsodobnejše tovarne talnih oblog na svetu.

Izkušnje z uvedbo sistema Time&Space

"Po večmesečnem raziskovanju in zbiranju ponudb smo se odločili za implementacijo sistema za beleženje delovnega časa podjetja Špica. Poleg kakovostne strojne opreme in dostopnega uporabniškega vmesnika je njihova največja prednost ekipa, ki je na voljo in povsem predana projektu, od začetne implementacije do vsakodnevne pomoči preko help deska,« je dejal Nikola Paić, direktor tovarne OG2.

Sistem je bil implementiran v zelo kratkem času in v celoti prilagojen poslovnemu modelu Bjelina. V treh mesecih uporabe ni bil le olajšan postopek evidentiranja zaposlenih in administracije, temveč so odkrili in odpravili tudi nekatere napake v poslovanju, ki so splavale na dan po zagonu sistema.

V Bjelovarju uvedena kontrola dostopa za večjo varnost

Bjelin, d. o. o., je podjetje, ki se hitro razvija in raste. Tehnološki napredek spremlja tudi povečanje števila zaposlenih, tako v proizvodnji kot v razvoju. Večje število zaposlenih vodi do bolj zapletenega načrtovanja delovnega časa, kar zahteva kakovostno in zanesljivo beleženje delovnega časa.

Evidenca delovnega časa ni le zakonska obveznost (v skladu z delovnopravno zakonodajo), temveč tudi sodobna rešitev za povečanje produktivnosti in prepoznavanje zaposlenih, ki svoje delo opravljajo kakovostno v času delovnega urnika.

Sistem za beleženje delovnega časa je bil uveden v obratih podjetja Bjelin, d. o. o. na lokacijah Ogulin in Bjelovar. V Bjelovarju je bila dodatno uvedena kontrola dostopa za večjo varnost podjetja.

50 zaposlenih z možnostjo evidentiranja z mobilnimi telefoni

Zaposleni se registrirajo z RFID karticami, za 50 zaposlenih pa je bila omogočena registracija delovnega časa prek mobilnih telefonov. Prednost tega načina je, da se lahko zaposleni prijavijo s katere koli lokacije in kadar koli.

Poleg tega je omogočena uporaba geolokacije, kar omogoča preverjanje natančne lokacije, s katere se je zaposleni prijavil ali odjavil. Sistem ne spremlja lokacije zaposlenega ves čas, temveč le lokacijo prijave in odjave.

Vodje oddelkov podrobno načrtujejo delovni čas zaposlenih s pomočjo spletnega modula Time&Space, ki omogoča analizo delovnih ur, beleženje odsotnosti in izdelavo poročil. V sistemu Time&Space je omogočena podrobna razčlenitev vseh vrst prejemkov ter avtomatski prenos v program za obračun plač, kar prinaša dodatno optimizacijo.

Sistem je popolnoma skladen z GDPR, saj beleži in omogoča pregled, kdo, kdaj in kaj je delal z zaposlenimi podatki ter podatki o delovnem času (gre za tehnološke in organizacijske ukrepe za zaščito podatkov).

Od uporabe geolokacije do odprave poslovnih napak

• V 3 mesecih uporabe ni bil le olajšan postopek evidentiranja zaposlenih in administracije, temveč so odkrili in odpravili tudi nekatere napake v poslovanju.
• Zaposleni se registrirajo z RFID karticami, za 50 zaposlenih pa je bila omogočena registracija prek mobilnih telefonov. Tako se lahko prijavijo s katere koli lokacije in kadar koli.
• Z geolokacijo je možno preverjati natančne lokacije, s katere se je zaposleni prijavil ali odjavil. Sistem ne spremlja lokacije zaposlenega ves čas, temveč le lokacijo prijave in odjave.
• Podrobna razčlenitev vseh vrst prejemkov in avtomatski prenos v program za obračun plač prinašata dodatno optimizacijo.
• Sistem je popolnoma skladen z GDPR, saj beleži in omogoča pregled, kdo, kdaj in kaj je delal z zaposlenimi podatki ter podatki o delovnem času.

Rezultati

• Zmanjšana administracija in prihranek virov.
• Točna in zakonsko skladna evidenca delovnega časa.
• Možnost registracije s karticami in prek mobilnih telefonov.
• Povezava z obračunom plač.
• Hitro ustvarjanje in pregled kakovostnih poročil.