• Potni nalogi

    V Špici smo razvili modul Potni nalogi, ki poskrbi za sodobno vodenje potnih nalogov skupaj s tehnološkimi prednostmi, kot so spletno potrjevanje nalogov, elektronsko sprotno dodajanje fotografij računov stroškov, ki nastajajo med potjo, ustrezno arhiviranje, sinhronizacijo z evidenco delovnega časa in seveda zakonsko skladno poročanje potnih nalogov.

Potni nalogi

Proces vodenja in poročanja potnih nalogov od leta 2014 naprej ureja tudi zakonodaja. Podjetja, katerih procesi tečejo na sodobnih, tehnološko ustrezno podprtih procesih, uvajajo rešitve za elektronsko vodenje (in posledično poročanje) potnih nalogov.
  • Potni nalogi

    Modul potni nalogi

    Modul Potni nalogi deluje znotraj Špicine rešitve za upravljanje z delovnim časom in kontrolo pristopa Time&Space, saj se podatki o službeni odsotnosti iz modula Potni nalogi prenašajo v evidenco delovnega časa, kot se tudi samodejno ustvari vloga za odsotnost v modulu Approval Workflow za najavo in odobravanje odsotnosti.

    Modul je sicer možno dobiti tudi neodvisno od rešitve Time&Space.

    Za temeljit pregled funkcionalnosti modula priporočamo branje brošure, ki jo objavljamo spodaj, tu pa navajamo le kratek pregled glavnih prednosti modula:

    • Skladnost z zakonodajo
    • Uporabniku prijazen vmesnik in enostavna uporaba modula
    • Prihranek administrativnega dela in časa
    • Enostavno in hitro izplačilo stroškov zaposlenemu ter poročanje na REK-1 obrazec
    • Povezljivost med moduli Approval Workflow in Time&Space
    • Dostop z računalnika, mobilnega telefona ali tablice
    • Sinhronizacija s tečajnicami
    • Možnost dodajanja prilog (računi, poročila, ...)
    • Možnost vodenja več podjetij (hčerinska podjetja) in držav
    • Centralne nastavitve (kilometrine, dnevnice, ...)
    • Možnost vodenja po kontih in priprava temeljnice
    Prenos brošure Potni nalogi
  • Proces dela v potnih nalogih

    Elektronsko vodenje potnih nalogov

    Zaposleni v modulu Potni nalogi najavi službeno pot. Odpre se vloga za službeno pot v modulu Approval Workflow, ki jo sicer uporabljamo za najavo odsotnosti (dopusti, bolniške, službene poti, izraba nadur,...). Vlogo po emailu prejme njegov nadrejeni, ki prošnjo odobri ali zavrne. Če je prošnja odobrena, se zaposlenemu v evidenci delovnega časa Time&Space zabeleži, da bo takrat odsoten.

    Nadalje zaposleni beleži stroške poti (preko fotografiranja računov ali ročnega vpisa) na potni nalog in potem odda stroške v potrditev. Tu je dobro omeniti, da zakonodaja predpisuje, da se povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi.

    Ko nadrejeni stroške odobri, zaposleni prejme obvestilo po emailu. Za potni nalog se potem naredi plačilni nalog, temeljnica, ki se jo uvozi v ERP sistem in REK-1 obrazec, ki se ga preko xml uvoza ustrezno poroča.

  • Izračun kilometrine

    Izračun kilometrine in dnevnic

    Potni nalogi običajno zahtevajo tudi izračun kilometrine in dnevnic. 

    Tako je za vsak potni nalog potrebno izračunati kilometrino ter dnevnice, pri tem pa upoštevati vse interne kot zakonske omejitve za povračilo kilometrine in dnevnic (na primer: zakon določa cenovno lestvico maksimalnih dnevnic, ki se ne upoštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja, tako če je delavec od 6 do 8 ur na službeni poti, mu pripada do višine 5,26 € dnevnice).

    Ker pa je pri večji količini potnih nalogov izračunavanje dnevnic in kilometrine zamudno in po nepotrebnem ročno delo, je primerno uvesti elektronsko urejanje potnih nalogov.

    Kilometrina in dnevnice se v Špicinem modulu Potni nalogi izračunavata samodejno. To deluje tako, da se centralno vpišejo pravila in višine kilometrin ter dnevnic v sistem. Ko se naredi potni nalog in vpišejo podatki o dolžini potovanja ter porabljenem času, sistem samodejno izračuna tako kilometrino kot dnevnice.

    Več o zakonskih ureditvah pa na spodnji povezavi.

    Uredba o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo

Kontaktna oseba

MATJAŽ ZUPAN
041 787 714
matjaz.zupan@spica.com
Kontakt

Sodelujemo z: