TIME&SPACE

  • Kazalo vsebine

  • 1. Time&Space Manager

    Pogosta vprašanja

  • Q: Katera poročila v Time&Space Managerju si lahko sami uredimo?

    A: Time&Space ima vrsto prednastavljenih poročil, poljubno pa si lahko prirejate Dnevna, Sumarna zgoščena ter Sumarna podrobna. 

  • Q: Kje lahko v sumarnem zgoščenem poročilu dodam novo kolono (kategorijo)?

    A: Vsa Dnevna, Sumarna zgoščena in Sumarna podrobna poročila lahko sami priredimo. To storimo tako, da se postavimo na pogled En dan ter v menuju Orodja izberemo Predloge poročil.
    Tukaj lahko prednastavljena poročila kopiramo, jih odpremo ter v njih dodajamo, odvzemamo kategorije, spreminjamo širine kolon, prikaze, itd. 

  • Q: Zakaj kartica ne odpira vrat?

    A: Kartica sama po sebi ne bo odpirala vrat, v kolikor ni dodeljena uporabniku (v Time&Space Managerju pogled Uporabniki). 

  • Q: Uporabniku smo dodelili kartico, nastavili pristopne profile, a vseeno se vrata ne odprejo. Kaj moramo še storiti?

    A: V kolikor ima uporabnik dodeljene pristopne pravice pa vseeno ne odpira vrat, je zelo verjetno, da nimamo nastavljenega sodelovanja s Špica Communication strežnikom. Špica Communication strežnik skrbi za komunikacijo med Time&Space Managerjem, Event Collectorjem in podatkovno bazo in bo poskrbel, da se bodo ob vpisu pristopnih profilov takoj ažurirali na krmilnikih (terminalih). Sodelovanje s Špica Communication strežnikom nastavimo v Time&Space Managerju v meniju »Datoteka\Sodelovanje med Time&Space Moduli\Nastavitve«, kjer vpišemo ime računalnika, na katerem teče ta servis, ter izberemo vse 3 opcije, ki se ponujajo. 

  • Q: Zakaj na terminalu izpiše "Neznan uporabnik"?

    A: Kot kaže, ima oseba v sistemu Time&Space dodeljeno napačno kartico. Številko kartice najlažje preverite v Event Collector Managerju, ki ga odprete, s kartico opravite na čitalcu poljubno registracijo ter izpišete številko kartice, ki jo je zapisal Event Collector Manager. 

  • Q: Ali v WebTS lahko dodajam nove kartice, ter jih dodelim uporabnikom?

    A: Nove kartice v WebTS ne moremo vpisati, to je potrebno storiti v Time&Space Managerju. Osebi pa v WebTS lahko dodelimo obstoječo kartico. 

  • Q: Zaposleni je izgubil svojo kartico in mu moramo dodeliti novo. Ali bomo s tem izgubili vse podatke o registracijah?

    A: Kartico lahko brez skrbi zamenjate. Registracije, ki jih je naredil s prejšno kartico so že zapisane v Time&Space in ne bo izgubil nobenih podatkov. 

  • Q: Kako vpišemo letno kvoto dopusta vsem zaposlenim naenkrat?

    A: To najlažje storimo s pomočjo orodja SimpleImport ter Excel datoteke, ki jo pripravimo skladno z navodili. Orodje SimpleImport ter navodila za Excel datoteko se nahajata na instalacijskem CD-ju Time&Space. 

  • Q: Zakaj mi pri uvozu podatkov preko simpleimport.exe javlja I/O error 103?

    A: To napako javlja v primeru če želite podatke uvoziti medtem ko imate odprt excelov dokument. 

  • Q: Osebi smo preko Approval Workflow odobrili dopust vendar se v Time&Space Managerju to ni evidentiralo.

    A: Po vsej verjetnosti oseba nima določenega urnika in plana na dan, ko naj bi imela dopust. 

  • Q: Zaposleni ima še 5 dni lanskega dopusta. Ali mu bo v primeru dopusta odštelo letošnji ali lanski dopust?

    A: Če ima zaposleni še vedno lanski dopust sistem avtomatsko odšteje lanskoletni dopust. 

  • Q: V Approval Workflow ne vidim drevesa za organizacijske enote. Kaj lahko naredim?

    A: V nastavitvah združljivostnega pogleda v brskalniku odkljukajte možnost »Prikaži intranetna mesta v združljivostnem pogledu«. 

  • Q: Kako nastavimo rezanje salda ur ali nadur konec meseca?

    A: Rezanje salda konec meseca je poljubno nastavljivo. Prvi pogoj, da se rezanje avtomatsko izvaja je, da je v Koledarju za vsakega prvega v mesecu vpisan Plačilni dan. 

    Nato mora biti v Delovni shemi, ki je dodeljena uporabnikom, nastavljen tudi parameter "Najvišji prenos salda" oz. "Omejitev prenosa na plačilni dan". Ustrezno tej vrednosti se bo saldo ur oz. nadur konec meseca rezal.

  • Q: Zakaj ima uporabnik prečrtan saldo ur?

    A: Očitno so se spreminjali kakšni parametri in ko je sistem javil, da je potrebno narediti ponovni obračun za uporabnike, tega niste izvedli. Saldo bo spet kazalo normalno, ko boste ponovili obračun za uporabnika/uporabnike. 

  • Q: Kako nastavimo terminal, da ob registraciji izpiše »Vse najboljše!« za osebo, ki ima rojstni dan?

    A: Sistem to naredi avtomatsko če imajo zaposleni vpisan rojstni datum v osebnih podatkih. 

  • Q: Ko vpisujem datum mi javi napako »Neveljaven datum rojstva«

    A: V Windowsih nastavljeno drugačno obliko zapisa datuma. Obliko lahko spremenite ali pa pišete datume v drugačnem formatu.
    V primeru, da imate Windows 7 in vam noče spremeniti oblike datuma sledite naslednjim korakom :
    1) Odprite Območne in jezikovne možnosti
    2) Pri »Oblika« izberite karkoli drugega. (npr. Angleščina(ZDA)).
    3) Pritisnite »Uporabi«
    4) Pri »Oblika« sedaj izberete želeni format (Slovenščina)
    5) Pritisnite »V redu« 

  • Q: Ali lahko izvozim poročilo v Excel?

    A: Da, vsako poročilo lahko izvozimo v več različnih formatov, tudi v Excel. Ko izvedemo poročilo in se nam prikaže "list", kliknemo z desnim miškinim gumbom na poročilo ter izberemo opcijo Izvoz -> Excel. 

  • Q: Osebo hočemo »arhivirati«, torej nočemo več videti na poročilih, na pogledih v Drsečem oz. Industrijskem modulu ter je nočemo pobrisati.

    A: Osebo lahko umaknemo s "time" pogledov oz. poročil tako, da ji spremenimo status na "neaktiven". To storimo na pogledu Zaposleni, kjer osebo odpremo, ter na zavihku Parametri spremenimo Status na Neaktiven. 

  • Q: Zaposleni bo nekaj časa v suspenzu/mirovanje pogodbe. Kaj naredimo, da se ne bodo prenašale ure v obračun?

    A: Če ne želite, da se zaposlenemu štejejo ure v času suspenza, lahko ustvarite novo delovno shemo brez urnika. Tako se zaposlenemu ne bo upoštevalo ur. Ko se vrne mu dodate staro delovno shemo. 

  • Q: Ali bomo izgubili vse dogodke (registracije), če iz sistema pobrišemo kartico?

    A: Ne, dogodki (registracije) so vezani na uporabnika in ne na kartico. 

  • Q: Time&Space Manager smo instalirali na nov računalnik pa se sedaj ne moremo prijaviti v aplikacijo.

    A: Ob instalaciji Time&Space Managerja je potrebno določiti tudi strežnik, kjer se nahaja podatkovna baza. Najlažje to storimo tako, da zaženemo aplikacijo TsStartup, ki se nahaja v instalacijskem direktoriju za Time&Space
    (običajno C:\Program Files (x86)\Spica\TimeSpace). Tukaj moramo vpisati serijsko številko sistema Time&Space, ter ime SQL oziroma Oracle strežnika, kjer se nahaja naša podatkovna baza. Prav tako ponovno vpišemo geslo za uporabnika TSSPICA, saj s tem preverimo ali je povezava do podatkovne baze uspešna. V nekaterih primerih je potrebno TSStartup.exe zagnati 2x ( klasično in kot administrator). V obeh primerih naredite zgornji postopek. 

  • Q: Zakaj na praznik, ki pride med tednom, nimam Prazničnega bonusa 8h?

    A: Pogoji, da se obračuna Praznični bonus so, da je na praznični dan veljaven urnik z dnevnim planom (recimo 8h), da ima urnik izbrano opcijo "Za praznik obračunaj praznični bonus", ter da je praznik v Koledarju vpisan. 

  • Q: Kako nastavimo, da bo program sam izbiral urnik glede na čas prihoda?

    A: To nastavitev se naredi na delovni shemi. Tip delovne sheme postavimo na Avtomatično/prioriteta. Vsi urniki, ki jih postavimo v polje Avtomatska izbira, se bodo izbirali glede časa prihoda. Izbran bo najbližji urnik. 

  • Q: Kje lahko vidimo, kdo je pobrisal registracijo, urnik, osebo iz sistema Time&Space?

    A: To se lahko preveri v Revizijski sledi. V kolikor je nimate, se obrnite na nas in svetovali vam bomo, kako jo pridobite. 

  • Q: Zakaj pri zabeleženih dogodkih lahko vidim samo 500 zapisov?

    A: Število zapisov lahko poljubno nastavite na Orodja -> Nastavitve, kjer boste našli »Maksimalno število prebranih zaposov«. 

  • Q: Zaposleni je prišel na delo v soboto, pa mu program ne šteje ur prisotnosti.

    A: Tukaj je potrebno preveriti, ali ima ta zaposleni v svoji delovni shemi urnik, ki je veljaven na soboto. Lahko se ta urnik doda delovni shemi ali se kreira novo delovno shemo (kopija) v kateri bo tudi sobotni urnik, ter to delovno shemo dodeli osebi z veljavnostjo od želenega datuma naprej. V kolikor gre za izredno situacijo, se zaposlenemu lahko ročno samo na ta dan naredi zamenjava urnika. 

  • Q: Ali ima zaposleni lahko 2 kartici in bodo vse registracije zabeležene nanj?

    A: Da, vsaka oseba ima lahko več kartic. Dodatne kartice se osebam dodeli na pogledu Uporabniki. Na pogledu Uporabniki odpremo osebo ter pri opciji Dodatno dodamo želeno kartico. 

  • Q: Občasno se servis ne zažene avtomatsko po restartu strežnika.

    A: To se zgodi v primeru, da se povezava z bazo še ne vzpostavi, servisi pa se že poskušajo zagnati. Predlagamo, da pri »Startup type« nastavite na Automatic (Delay start). 

  • Q: Registracije iz terminala ne prihajajo v sistem.

    A: Preverite v Event Collector Managerju ali DAPu (odvisno kaj uporabljate), če je terminal sploh online/omogočen. Če je offline/onemogočen ga poskusite omogočiti in narediti rekonfiguracijo terminala.
    Če to ne pomaga poskusite terminal restartati, torej izključite napajanje za nekaj sekund. Če tudi to ne pomaga bo verjetno potreben obisk serviserja. 

  • Q : Prejeli smo nove licenčne datoteke. Kaj moramo sedaj narediti?

    A: Priloženi datoteki shranite na disk in zaženite program Time&Space Manager (TSM) ter se prijavite z administratorskimi pravicami. Nato izberete v meniju Pomoč -> Licenca -> Naloži, pokažete na poslano .lic datoteko, potrdite in zaprete program TSM; nova licenca je tako ažurirana.
    Za aktivacijo nove inštalacije je potrebno obiskati še spletno stran https://support.spica.si/sl/ts_activation skladno s priloženimi navodili. Po restartu TSM, lahko novo licenco preverite v meniju pod Pomoč/Licenca; zadeve se morajo skladati s pripeto txt datoteko. 

  • 2. PIF (modul za plače)

    Pogosta vprašanja

  • Q: Kaj pomeni kratica PIF?

    A: Povezovalni modul za plače, ki pripravi podatke za obračun plač. 

  • Q: Kako prenesti podatke iz T&S v PIF?

    A: Potrebno je izbrati obdobje obračuna in narediti obračun za vse uporabnike. 

  • Q: Ali je možen kakšen izpis podatkov?

    A: Izpis podatkov je mogoč preko predlog poročil. Predloge poročil se nahajajo na pogledu Nastavitve->Predloge poročil. Predloge si lahko oblikujete sami. 

  • Q: Kakšen je postopek če v T&S-u kreiramo novo celodnevno odsotnost?

    A: V PIF-u je potrebno kreirati novo vrsto plačila in jo povezati s kategorijo v T&S-u. 

  • Q: Ali PIF omogoča izračun števila malic na mesečnem nivoju?

    A: Izračun števila malic lahko nastavite v Obračunskih parametrih pri Sistemskih vrstah plačil. 

  • Q: Ali lahko v PIF-u obračunamo nočni dodatek?

    A: Nočni dodatek nastavimo v Razširitvi, ki se imenuje Advanced Category Calculation. Najprej izberemo vrsto plačila npr. Nočni dodatek in določimo pravila. Pravila pa so lahko: obdobje od kdaj naprej naj se uporabnikom obračuna nočni dodatek, omejitev glede na urnik npr. nočni dodatek se obračuna samo pri nočnem urniku, omejitev glede na dan npr. za praznik naj se nočni dodatek ne obračuna, omejitev glede na vrednosti npr. izračunaj nočni dodatek če fizična prisotnost presega eno uro. 

  • Q: Ali PIF omogoča izračun nočnega dodatka za samo določene uporabnike?

    A: Lahko. Potrebno je kreirati seznam uporabnikov, za katere želite obračun nočnega dodatka in ga dodati v omejitev glede na zaposlenega v razširitvi Advanced Category Calculation. 

  • Q: Ali PIF omogoča avtomatski prenos v sistem za plače (brez ročnih vnosov podatkov)?

    A: Prenos se lahko izvede preko izvozne datoteke, ki jo PIF pripravi. Nato pa to izvozno datoteko uvozimo v sistem za plače. 

  • Q: Zaposlenemu smo spremenili status na neaktiven vendar mi ga kljub temu prenese v PIF. Kaj moramo še storiti?

    A: V Time&Space Managerju ima ta delavec verjetno še vedno določen ID. PIF ne gleda na status zaposlenih ampak gleda na ID zaposlenih. Ko mu boste odstranili ID ga ne bo več prenašalo v PIF. Če potrebujete njegov ID ga lahko zapišete v kakšno drugo polje. 

  • 3. Potni nalogi

     Pogosta vprašanja

  • Q: Kako izvozimo podatke iz potnih nalogov?

    A: Potni nalogi imajo 3 možne finančne izvoze:

    - Priprava plačilnih nalogov vam kreira xml dokument, ki ga lahko uvozite v banko. 

    - Priprava temeljnice vam kreira temeljnico, ki ustreza uvozu v vaš računovodski program.

    - Priprava REK obrazca vam kreira xml dokument, ki ga lahko uvozite v e-davke.

     

  • Q: Naše podjetje ločujemo na več manjših podjetij, kjer veljajo drugačna pravila. Kaj lahko naredimo?

    A: V aplikaciji je možno narediti več podjetij, kjer za vsakega lahko veljajo drugačna pravila in drugačni šifranti. 

  • Q: V podjetju ne uporabljamo zakonsko predpisanih dnevnic, ampak jih imamo določene po internem pravilniku.

     A: Vse možne dnevnice in zneske dnevnic nam lahko pripravite v excel dokumentu, ki ga uvozimo v aplikacijo. Tako bo aplikacija upoštevala vaše interne dnevnice.

  • Q: Po internem pravilniku izplačujemo drugačen znesek za povračilo kilometrine, kot je zakonsko določeno. Kje lahko spremenimo znesek?

     A: Znesek kilometrine na km lahko dodate v šifrantu Stroški kilometrine. Prav tako je potrebno dodati datum veljavnosti zneska, da aplikacija od tistega datuma naprej računa z novo vpisanim zneskom.

  • Q: Ali lahko ena oseba izdeluje potne naloge za vse zaposlene?

     A: V kolikor osebo navedete kot naprednega uporabnika, potem pridobi opcijo izdelovanja potnih nalogov za vse zaposlene.