Uspeha projekta, ki zadeva avtomatizacijo nekega postopka, ni mogoče oceniti s pomočjo absolutnih kriterijev. Ko je projekt končan in se orodja začnejo uporabljati, bodo uporabniki ocenjevali uspešnost ali neuspešnost na osnovi subjektivne presoje oziroma lastnih pričakovanj. Zato je nujno, da imajo vsi udeleženci v projektu v zelo zgodnji fazi dostop do ustreznih informacij. Na osnovi le-teh bodo lahko oblikovali realistična pričakovanja, ki bodo omogočila objektivno vrednotenje projekta.

Večji projekti se praviloma začnejo z utemeljitvijo naložbe. Njen namen ni zgolj pridobitev soglasja in potrebnih denarnih sredstev. Utemeljitev mora podrobno opisati pridobitve, ki jih lahko pričakujemo od sistema.

Opis pridobitev seveda terja podrobno poznavanje ciljev, ki jih želimo doseči in v enaki meri tudi postopkov, ki se bodo na poti do cilja spemenili. Če npr. utemeljujemo svoj predlog s 25% zmanjševanjem obsega dela, moramo točno vedeti, kako se bo manjši obseg dela odražal v realnem delovnem okolju. Recimo, da gre za avtomatizacijo popisa artiklov v skladišču. Dobra utemeljitev bo vsebovala natančno število vmesnih dokumentov in delovnih nalogov, ki bodo odpravljeni z avtomatizacijo. Ko zberemo tovrstne podatke in imamo dober vpogled v pridobitve, pristopimo k naslednji ključni točki - svojo vizijo moramo predstaviti sodelavcem in sicer tako, da jo bodo privzeli še preden si oblikujejo subjektivna videnja na podlagi nepopolnih informacij.

Ključne skupine

Pri predstavitvi predloga so ključnega pomena tri skupine zaposlenih, ki bodo tako ali drugače sodelovale pri projektu. Na prvem mestu je vodilno osebje, ki se bo predvsem osredotočilo na povračilo investicije. Pri tem se moramo zavedati, da naš predlog projekta zagotovo ni edini, ki ga vodilno osebje obravnava v določenem trenutku, zato njihovo ocenjevanje naložbe sloni na številnih primerjavah in ocenah tveganja, ki jih sami morda ne vidimo, ter splošni razvojni strategiji. Operativno osebje je, po drugi strani, dodobra seznanjeno z resursi in pozna podrobnosti delovnih postopkov. Njih bo predvsem zanimalo kako se bo projekt umestil v obstoječe delovno okolje in vplival na poslovni postopek kot celoto. In končno, tukaj je še tehnično osebje in morebiti tudi zunanji svetovalci, ki dobro poznajo informacijske sisteme in so seznanjeni z njihovim delovanjem v različnih okoljih. Za njih je pomembno, da razumejo kako pričakovanja preslikati v tehnične specifikacije in zahteve po zmogljivosti sistema. Naloga tistega, ki predlaga projekt, je združiti interese vseh treh skupin v enoten, vsem razumljiv cilj.

Ključna slika

Naša osnovna naloga pri predstavitvi projekta je, da abstraktne zamisli pretvorimo v otipljive predstave o tem, kaj in kako se bo spremenilo. Kljub vsem elektronskim pripomočkom bo najbolj učinkovito delovala preprosta risba na papirju. Dobro je, če ta upodablja obstoječe delovno okolje vključno z vso uporabljeno opremo ter ponazarja pretok materialov in infromacij med komponentami sistema. Taka grafična predstava bo nedvoumno izpostavila točke, kjer se delo podvaja, prihaja do zastojev ali nastaja odpadni material ipd. Udeleženci se bodo tako osredotočili na fizične razsežnosti postopka in bodo lažje dojeli načrtovane spremembe. Poleg tega nam tak vpogled lahko "razširi obzorja" in nakaže smeri razvoja, ki lahko segajo izven izvirno zastavljenega okvirja ali področja ožjega zanimanja soudeleženih. Pridobitve moramo orisati v realnih številkah ali slikah. Če, na primer, gre za uvedbo sistema za avtomatizacijo skladišča, bomo izračunali povprečno dnevno število izdanih artiklov in s tem čas, ki ga bomo pridobili s skeniranjem črtne kode namesto ročnega vnosa podatkov. Na podlagi teh izračunov lahko določimo ciljni koeficient obračanja blaga v skladišču in ga primerjamo s trenutnim. Dobro je poudariti tudi točke, kjer se blago v trenutnem sistemu zadržuje zaradi čakanja na informacijo ter izračunati koliko bo avtomatiziran postopek skrajšal čakalne dobe. Predstavljajmo si, da pretok blaga v skladišču pospešimo za 50%. To lahko pomeni, da zalogo lahko zmanjšamo za 20 milijonov tolarjev, skrajšamo rok dobave za 2 dni, in proporcionalno zmanjšamo tudi izgubo zaradi zastarele zaloge. Nekaj konkretnih številk je dovolj, da se abstraktni koncepti dokaj hitro spemenijo v realnejše predstavitve in pričakovanja.

Zakaj sprememba? 

Sprememba, ki jo predlagamo, ne sme sloneti na pavšalni utemeljitvi. Argumentacija, kot je na primer "dolgi roki dobave niso zaželjeni, zato jih je potrebno skrajšati" ni produktivna. Treba je natančno vedeti, kakšne posledice imajo dolgi roki dobave na poslovanje, tako bo tudi lažje določiti, kakšne izboljšave bo prinesel krajši dobavni rok.

Vzemimo za primer načrt za osvojitev novega tržnega segmenta. Pričakovani zaslužek lahko relativno hitro izračunamo na podlagi predvidenega obsega prodaje in načrtovanih cen. Vendar pa je zaslužek predvsem odvisen od sprememb, ki jih bo treba vpeljati v proizvodni cikel, da bi zadovoljili potrebe novega segmenta. Natančne izračune je treba opraviti v zgodnji fazi projekta ob upoštevanju dinamike tržnih procesov in povpraševanja. Pilotska namestitev je skoraj nujna zahteva pri uvedbi večjih sistemov. Prav tako je pomembno, da neposredni uporabniki razumejo, da je pilotska namestitev neke vrste praktična vaja, končni izdelek pa rezultat lekcij, ki smo jih osvojili v testnem obdobju.

Če povzamemo 

uspešna uvedba sistema je tridimenzionalna naloga, ki sloni na učinkoviti združitvi tehnologije, samih gradnikov ter konkretnih delovnih postopkov. Projekt je dobro utemeljen, ko bo vsak soudeleženec v procesu lahko s številkami ali besedami nedvoumno opisal pričakovane pridobitve.
 

Če želite prejeti več informacij o naših produktih, storitvah ali čem drugem na teh straneh, izpolnite obrazec: