Skupne lastnosti teh aplikacij bi lahko strnili približno tako: gre za dostop do ažurnih informacij ter vnos podatkov na kraju dogodka, kar v sodobnih pogojih poslovanja pomeni možnost pravočasnega in pravilnega odločanja kjerkoli se že nahajamo. »Kjerkoli« v tem primeru pomeni marsikje – med obiskom pri stranki, v avtomobilu, na letalu, med sejmi … ali, najkrajše povedano, tam kjer se 'posel dogaja'.

Vir podatkov se nahaja tam, kjer so vaši predstavniki, trgovski potniki, serviserji, kurirji, pospeševalci prodaje, razstavljalci... Ni si težko predstavljati kakšne količine informacij morajo imeti pri roki, če želijo posel zaključiti učinkovito ter koliko novih informacij nastane med opravljanjem dela na terenu. Pravi odgovor na mobilne zahteve je prenosna pisarna. Ta se, najkrajše povedano, sestoji iz najrazličnejših priročnih računalnikov in terminalov, po potrebi z vgrajenim skenerjem za branje črtne kode. Te naprave podpirajo vitalne funkcije, ki so vam na voljo na vašem namiznem računalniku, seveda v obliki, ki je prilagojena terenskemu delu.

Pri tako zastavljenem poslovanju imamo torej centralni računalniški sistem na enem koncu informacijske verige, ter prenosno pisarno na drugem. Razumljivo je, da brez učinkovite povezave s centralnim računalniškim sistemom prenosna pisarna ne bi mogla zadovoljiti osnovnega namena – nemoteno nadaljevanje dela izven pisarne ob dostopnosti vseh potrebnih podatkov. Zato se komunikaciji med prenosno in stacionarno pisarno posveča posebna pozornost.

Danes so na voljo številne tehnologije za prenos podatkov na daljavo (mobilna telefonija, satelitske komunikacije, Internet, radio frekvenčne komunikacije – RF) . Poleg medija za prenos podatkov pa potrebujemo še programsko opremo, ki skrbi za komunikacijo ter t.i. primarno obdelavo podatkov. Ta pomembni vmesni člen imenujemo Prenosna pisarna (Front Office).

Poglejmo si nekaj osnovnih nalog tega vmesnika (za primer smo izbrali aplikacijo za podporo terenske zastopniško-pospeševalne službe, ki teče na ročnih terminalih): 

• prenos matičnih podatkov iz centralnega informacijskega sistema, 
• priprava podatkov za obdelavo v ročnih terminalih, 
• pomoč predstavniku pri planiranju poti, 
• prenos podatkov na ročne terminale, 
• prenos podatkov iz ročnih terminalov v centralni sistem, 
• primarna obdelava podatkov, 
• priprava dnevnih in mesečnih poročil, 
• priprava pregledov: za določeno obdobje, za določen nabor statusov, za določeno skupino prodajalcev, za določeno skupino prodajnih mest. 

Podatki na papirju ali ročno beleženje podatkov imajo nešeteto slabosti. Naštejmo nekaj najbolj očitnih: 

• delo je zamudno, 
• podvrženo napakam, 
• podatki so dostikrat nepopolni, nečitljivi, 
• potrebno jih je kasneje pretipkati za vnos v računalnik. 

Kaj pa manj očitne pomanjkljivosti? Te pogosto ostajajo povsem skrite, ker je določen način dela tako globoko zakoreninjen, da si sploh ne predstavljamo, kako bi lahko delali drugače.

Poskusimo našteti nekaj takih, ki smo jih zabeležeili na podlagi dosedanjih izkušenj: 

• 'Zavojček' podatkov, ki jih lahko odnesemo s seboj je zelo omejen in temu ustrezno je omejena naša prožnost pri izvajanju naloge. 
• Nestrukturirani podatki niso informacija, zato ne omogočajo učinkovitega odločanja na kraju poslovnega dogodka. 
• Pomanjkljive informacije zožujejo manevrski prostor, zato je naš nastop pri stranki, kljub temeljiti pripravi, manj učinkovit in samozavesten. 
• Zaradi pomanjkanja ustreznega orodja/okolja se marsikateri pomemben podatek preprosto ne zabeleži. Nezabeležen podatek pa pomeni izgubljen podatek. 
• Zaradi takšnih ovir je delo izven pisarne pogosto zgolj rutinsko opravilo, administrativni postopek pa se po nepotrebnem podaljšuje v pisarni, z neizogibno zamudo in zmanjšanim učinkom. 
• Manjše napake, ki nastajajo pri vnosu ali prepisovanju, v nadaljevanju postopka pridobivajo »težo« ter povzročajo zastoje, katerih vzroka se niti zavedamo ne več. 

Prenosna prisarna prinaša izboljšave na več ravneh: 

• Krajši čas, potreben za izvajanje naloge, saj je zajem podatkov (rutinsko delo) v večini primerov avtomatiziran, prijazna aplikacija pa nas po korakih popelje skozi celoten postopek. Npr.zbiranje naročil s pomočjo šifriranega kataloga, iz katerega podatke beremo s skenerjem črtne kode. 
• Optimizacija postopka. 
• Manjša možnost napake. 
• Omogočen je dostop do vseh potrebnih podatkov kjerkoli in kadarkoli. 
• Večja prilagodljivost, zato lahko vnesemo več kreativnosti v delovni postopek. Odločitve lahko prinašamo brez odloga, kar pogosto pomeni vitalno prednost v tekmi s konkurenco. 

V Špicini ponudbi za vašo prenosno pisarno so trenutno na voljo naslednji moduli: 

• Ambulantna prodaja 
• Zbiranje naročil na terenu 
• Pospeševanje prodaje

Če želite prejeti več informacij o naših produktih, storitvah ali čem drugem na teh straneh, izpolnite obrazec: