Banka Celje d.d. je največja banka v celjski regiji in tudi ena izmed večjih slovenskih bank. Poslovalnice imajo tudi v Ljubljani in Krškem. Do sedaj so osnovna sredstva popisovali ročno, kar pa je bil, glede na število osnovnih sredstev in število objektov v katerih se le-ta nahajajo, precej zamuden postopek. Poleg tega so objekti razpršeni po celi Sloveniji in tudi delu hrvaškega primorja, saj poleg poslovalnic vključujejo tudi počitniške kapacitete.

Včasih so za popis osnovnih sredstev, od začetka usklajevanja do zaključka dela, porabili skoraj pol leta. Zaradi reorganizacije in kadrovskih sprememb (zmanjšanje števila zaposlenih), je bilo nujno potrebno najti učinkovitejše in predvsem varčne rešitve za mnoga rutinska opravila, popis osnovnih sredstev pa je zagotovo sodil med časovno najbolj zamudna. Tako so lani, po uvedbi sistema za avtomatski zajem podatkov, za popis osnovnih sredstev potrebovali le nekaj več kot dva tedna. Nekoč je delo hkrati opravljalo 12 popisnih komisij, lani le 4. En teden so porabili za popis, v naslednjih treh dneh so podatke prenesli v računalnik, na koncu pa so potrebovali le še dva dneva za usklajevanje, nam je povedala ga. Vera Kropivšek, ki poleg mnogih drugih opravil že vrsto let vodi celoten postopek dela z osnovnimi sredstvi, od njihovega nakupa preko opremljanja s kodami in vodenja knjigovodskega stanja, do odpisa.

Ker med popisom najbolj trpi običajno delo, je bila osnovna zahteva Banke Celje d.d., da se s popisom ukvarja minimalno število ljudi, ter da mora biti delo opravljeno v čim krajšem času. Poleg tega je bil pomemben dejavnik tudi enostavnost uporabe, saj bi potreba po daljšem, sprotnem uvajanju v delo iz leta v leto spreminjajočih se članov popisnih komisij, bistveno zmanjšala pridobitve, ki jih sicer prinaša tak sistem.

Špicina rešitev z ročnimi terminali in namenskim programom za popis osnovnih sredstev se je izkazala kot optimalna. Gre za sistem za avtomatski zajem podatkov v katerem so tako nahajališča (posamezni prostori) kot tudi sami predmeti označeni z nalepkami s črtno kodo. Seznam osnovnih sredstev in nahajališč se pred popisom prenese iz osebnega računalnika oz. programa za upravljanje z osnovnimi sredstvi v ročni terminal. Prenos podatkov je enostaven, saj se opravlja prek komunikacijskega stojala, v katerega se po opravljenem delu odloži terminal. Postopek popisovanja poteka tako, da popisovalec najprej prebere črtno kodo, s katero je označeno nahajališče, potem kode, s katerimi so označeni posamezni predmeti v tem prostoru. Med popisovanjem je možno vnesti (če je funkcija omogočena) popravke obstoječih šifer, popraviti opis izdelka ali dodati nove podatke. Po končanem delu se podatki prenesejo nazaj v osebni računalnik ter izvažajo v program za upravljanje z osnovnimi sredstvi, kjer se podatki obdelujejo naprej.

Pred prvim popisom z novo tehnologijo je bilo potrebno vsa osnovna sredstva opremiti z novimi etiketami s črtno kodo. Zahvaljujoč funkcionalnosti specializiranega tiskalnika za tiskanje etiket Allegro, je ga. Vera Kropivšek lahko sama natisnila etikete. Podatke je črpala iz programa za vodenje osnovnih sredstev. Etikete je uredila po nahajališčih ter jih razdelila osebam, odgovornim za posamezen oddelek, skupaj z natančnimi navodili za lepljenje. Tako je bilo delo enakomerno porazdeljeno, opravljale pa so ga osebe, ki najbolje poznajo posamezna osnovna sredstva. Zaradi dobre organizacije je bil tudi čas lepljenja rekordno kratek, saj so večino etiket polepili v manj kot enem tednu.

Za sam popis so bile formirane štiri popisne komisije. Ker so imele na razpolago tri ročne terminale, so lahko tri komisije delale vzporedno, četrta, ki je popisovala osnovna sredstva v počitniških kapacitetah, pa je svoje delo opravila pred tem.

Vera Kropivšek nam je še povedala, da je bila presenečena nad tem, kako hitro so se uporabniki navadili na delo z ročnimi terminali. Bili pa so tudi zelo zadovoljni z opremo in samim potekom dela.

Popis osnovnih sredstev v Banki Celje nazorno kaže, kaj je možno doseči z dobro organizacijo in uporabo sodobne tehnologije. Končni rezultat novega načina dela je krajši čas popisa, manjše število vpletenih ljudi in mnogo večja natančnost.

Uporabljena oprema: 

• tiskalnik za etikete Datamax Allegro 2 
• program za pripravo in tiskanje etiket Nice Label Pro 
• ročni terminal Symbol PDT 3100 s 4,4 MB pomnilnika (3 kosi) 
• program za popis osnovnih sredstev FIND02 V5.0 

Številke: 

• 19.056 osnovnih sredstev 
• 38 zgradb

Če želite prejeti več informacij o naših produktih, storitvah ali čem drugem na teh straneh, izpolnite obrazec: