Kako obdelati 1875 poročil prodajnih predstavnikov na teden?

V Podravki so avtomatizirali zaključevanje naročil na terenu. Podravka v slovenskih trgovinah prodaja skoraj celotno paleto izdelkov iz matične hrvaške tovarne, približno 400 izdelkov. Podravkino slovensko podjetje posluje s približno 800 trgovskimi podjetji in samostojnimi podjetniki. Za kupce skrbi 25 trgovskih predstavnikov, ki vsak dan obiščejo po 15 trgovin, pregledajo stanje v trgovinah in zberejo naročila za nove količine izdelkov. 25 predstavnikov vsak teden izpiše 1875 naročil.

Sistem zaključevanja naročil na podlagi notebooka so v Podravki uporabljali deset let in več. Prejšnje leto so se v Podravki odločili, da posodobijo zbiranja naročil na terenu. Izbrali so Špicin sistem Frontman, ki trgovskim predstavnikom omogoča hitrejše naročanje zahtevanih izdelkov, avtomatiziran prenos naročil do skladišč in odpremo blaga k naročnikom. Vsak Podravkini trgovski predstavnik ima v dlančnikih shranjene vse izdelke iz prodajnega programa in mesta dobave/kupce za svoje področje. Predstavnik na obisku v trgovini v dlančnik vnese naročilo, vpiše število kartonov in pošlje naročilo preko mobitela v prodajno centralo Podravke v Ljubljani. Iz centrale se prenesejo naročila v skladišče, kjer pripravijo komision in odpremo. "Čeprav ima Podravka obsežen asortima, se listanje po dlančnikih obnese - posebej za zaključevanje in za delo v trgovinah so to odlična orodja. Prodajni predstavniki so se hitro privadili novemu načinu dela. V nekaj tednih so obvladali vse funkcije dlančnikov in elektronsko pošiljanje poročil. Velik prihranek smo dosegli pri času, hkrati pa preprečili možnost napak pri kasnejšem vnosu naročil v notebooke. Ko predstavnik pošlje poročilo v centralo, že lahko obdelamo podatke, vnos v računalniško tabelo ni več potreben," pravi Špela Levstik, pomočnica direktorja prodaje. "Sistem zbiranja podatkov bomo v prihodnosti še razširili - s Frontmanom bomo spremljali tudi cene in akcije pospeševanja prodaje konkurence ter druge podatke o izdelkih na policah, ki jih potrebujemo za analize in načrtovanje."

Frontman, mobilna podpora

Frontman, programski paket, ki proizvajalcem omogoča upravljanje s kategorijami

Katero podjetje zmaguje v tržnih arenah? Tisto, ki bolje pozna trg, in tisto, ki hitreje in točneje obdeluje podatke o razmerah na trgu. Tržne podatke zbirajo in prinašajo (najhitreje gre, če jih brezžično pošiljajo) trgovski potniki in pospeševalci prodaje, ki so vsak dan v stiku s končnimi kupci in s posredniki v maloprodajni mreži.

Od načina zbiranja, pošiljanja in obdelovanja tržnih podatkov je odvisen pravočasen odziv na spremembe. Ko na policah ni ali pa ni dovolj vaših izdelkov, ker je trgovcu pošla zaloga; ko konkurenca nastopi z "najugodnejšo ceno", novimi okusi, novo embalažo; ko konkurenca zakupi več prostora v trgovini; ko so obrazi njenih izdelkov vedno obrnjeni proti kupcu... pričenjate izgubljati tržni delež.

Konkurenčnost podjetja je odvisna od hitrosti pretoka tržnih podatkov.

Če so podatki iz prodajnih mest vsak dan sveži in natančno zajeti, lahko iz statističnih kazalcev hitro razberete, kam merijo ukrepi konkurence. Če so poročila trgovskih potnikov na papirnatih razpredelnicah in jih je treba prenesti v računalnik in statistično obdelati, izgubljate dragocen čas... kar vas lahko privede do izgube vodilnega mesta, tržnega deleža in marsikaterih ugodnosti, ki jih prinaša vodilno mesto na trgu. Če ste v zadnji fazi testiranja nove embalaže ali pa ste pravkar lansirali nov izdelek, je razumljivo, da zahtevate takojšnje povratne informacije o odzivih kupcev. Le tako boste lahko pravočasno izvedli izboljšave, ki jih sugerirajo uporabniki.

Klasičen vnos podatkov v razpredelnico o situaciji v določeni trgovini določenega dne na listu papirja je zamudno opravilo, ki zahteva tudi natančno kontrolo. Zbrani podatki se običajno obdelajo enkrat na teden, trendi prodaje in situacija v prodajalnah pa so prikazani v mesečnem poročilu. Če proizvajalec iz papirnatih podatkov izlušči le temeljne statistične podatke, izgubi možnost poglobljenega vpogleda v tržno situacijo.

Drugače pa je če ob pregledu situacije v trgovini podatke vnesemo v elektronsko razpredelnico. Ob koncu dneva ali takoj po obisku trgovskega potnika v trgovini so rezultati že na razpolago prodajni službi, v skladišču pa naročila, ki jih je potnik zbral na terenu.

Hitro in točno zbrani podatki iz trgovin proizvajalcem omogočajo upravljanje s kategorijami izdelkov.

V Sloveniji deluje približno 4500 trgovin, marketov, supermarketov in blagovnih centrov, ki so v lasti posameznikov in več trgovskih podjetij. Zbiranje tržnih podatkov v trgovinah proizvajalcem širokopotrošnih izdelkov omogoča analizo situacije v posameznih trgovinah, z informacijami podprte argumente pri pogajanjih s trgovci in uspešno upravljanje s kategorijami izdelkov. Vsak proizvajalec zahteva hitre in točne podatke iz trgovin. Vprašanja, ki si jih vsak dan zastavlja, so na primer:

1. So izdelki na policah pravilno postavljeni (kupec mora na polici videti obraz izdelka)? 
2. Je na policah optimalno število izdelkov? 
3. So izdelki na dogovorjenih oziroma zakupljenih pozicijah na policah? 
4. So različne cenovne spodbude prisotne v trgovini (začetni popusti pri uvedbi novih izdelkov, kuponi za spodbujanje stalnih nakupov)? 
5. So v trgovinah razpostavljeni vsi promocijski elementi, kot je načrtovano (plakati, nalepke, navadni napisi, svetleči napisi, samostoječi kartoni s podobo izdelka)? 
6. Kakšne so cene konkurenčnih izdelkov v različnih trgovinah? 
7. Kako so predstavljeni konkurenčni izdelki?

Pospeševalec prodaje na delu - v marketu zbira podatke o kategoriji izdelka: s pomočjo Frontmana na podlagi vnaprej pripravljenih vprašanj zajema različne podatke o poziciji izdelkov na policah, o cenah, akcijah pospeševanja prodaje, založenosti in urejenosti polic... Zbrani podatki takoj po pregledu trgovine v obliki računalniške preglednice prispejo v prodajni oddelek. Direktor prodaje, vodja zastopnikov na terenu ali vodja trgovskih potnikov lahko potnikom vsak dan pošlje nova vprašanja in nov razpored obiskov.

Frontman pospeševalcem prodaje pomaga organizirati delo tako, da je vsak obisk maksimalno izkoriščen. Na priročnem računalniku teče specializiran program za zbiranje podatkov. Program uporabnika vodi skozi postopek zbiranja informacij o izdelku, ki je na določeni prodajni točki. Program je zasnovan tako, da je vnos podatkov skrajno poenostavljen - podatke vnašamo s peresom prek zaslona, ki je občutljiv na dotik. Nekateri podatki pa so vsebovani v črtni kodi, ki jo preberemo z vgrajenim skenerjem. Ko pospeševalec želi vnesti podatek o izdelku na polici, preprosto poskenira črtno kodo na izdelku, namesto da vtipkava ime izdelka.