info@spica.com
01 568 08 00
S papirno evidenco delovnega časa podjetja veliko izgubljajo
Kaj pridobimo z elektronsko registracijo in evidenco delovnega časa?
Kljub temu, da se morda na prvi pogled prehod na digitalna orodja za vodenje evidence delovnega časa zdi stroškovno neupravičeno, pa temu še zdaleč ni tako. Analize kažejo, da tudi z digitalizacijo opravljanja »nepomembnih nalog« veliko prihranimo na različnih področjih, sprostimo čas za pomembnejše delovne obveznosti, ohranjamo motivacijo zaposlenih, še najpomembneje pa je, da dobimo globlji vpogled v stanje naše organizacije, kar nam na dolgi rok omogoča večjo konkurenčno prednost.
Papirne evidence delovnega časa nižajo produktivnost
Podatki, ki smo jih pridobil s pomočjo spletnega vprašalnika* na www.spica.si kažejo, da 46,7% vprašanih beleži čas, torej odsotnosti z dela kot so dopusti, bolniške, službene poti, … v papirni obliki, nadure pa v takšni obliki beleži in odreja kar dve tretjini (69,5%) sodelujočih. Razlogi za takšno stanje so večplastni, eden izmed njih pa je zagotovo tudi pomankanje zavedanja, da nam beleženje delovnega časa pomaga pri izboljšanju produktivnosti, saj z evidenco delovnega časa pridobimo podatke o doseženih rezultatih in času, ki je bil porabljen za dosego teh rezultatov.
Težko si je namreč predstavljati, da bi lahko v podjetju, kjer podatke o odsotnosti in nadurah beležijo v fizični obliki lahko v kratkem času in brez porabe večje količine časa dostopali do objektivnega podatka o tem, kateri oddelek je kadrovsko podhranjen in v katerem imajo morda izzive z motiviranostjo, preobremenjenostjo, kar omogoča elektronsko beleženje in analiziranje podatkov o nadurah in odsotnostih. Brez tega se sklepi o tem oblikujejo na podlagi subjektivnih poročil zaposlenih, ki pa so velikokrat nezavedno pristranski. S tem, ko imamo v vsakem trenutku na voljo podatke o tem, v katerem oddelku se kopiči povečan obseg opravljenih ur, nadur in v katerem povečan obseg bolniških, lahko pravočasno in učinkoviteje ukrepamo; razporejamo zaposlene in s tem optimalno porabljamo omejene resurse, prihranimo veliko časa kadrovskemu oddelku, ki mu ostane več časa za strateško pomembnejše naloge, olajšamo in zmanjšamo potrebno število ur v računovodskemu oddelku, saj elektronska evidenca delovnega časa, elektronsko obračunavanje plač, priprava potnih nalogov in potrjevanje odsotnosti ter razporejanje delovnega časa zaposlenih poteka neprimerljivo hitrejše in enostavnejše v primerjavi s pisnimi evidencami.
O tem, ali je narobe, če evidenco delovnega časa vodimo na papirju, preberite tukaj.
Digitalno je korak k trajnosti
Z digitalnim poslovanjem pa podjetje postaja tudi bolj trajnostno naravnano, če že ne zaradi lastnih vrednot, pa mora to zagotovo postati tako zaradi potrošnikov kot zaradi zaposlenih. Poleg še zdaleč ne zanemarljive odprave količine papirja, pa precizna analitika opravljenih delovnih ur in natančna analiza prisotnosti ljudi v določenih delovnih prostorih omogoča optimalno porabo energije delovnih prostorov in objektov. Zakaj bi prostore ogrevali do 18.ure zvečer, ko pa nam podatki pokažejo, da večina ljudi iz pisarn odidite ob 16.uri, in zakaj moči ogrevanja ne bi zmanjšali med 12h in 14h, ko je največ ljudi na malici, hladnejši zrak pa tudi dokazano poveča budnost, ki jo po kosilu potrebujemo?
Prihajajoča zakonska uredba bo vnesla spremembe v vodenju evidenc o delovnem času
Žal pa, kot je pokazala naša anketa več kot tretjina podjetji (35,3%), nima podatkov o tem, koliko zaposlenih je na določen dan prisotnih na delovnem mestu, saj prihodov in odhodov na delovno mesto sploh ne beležijo, prav tako ne beležijo odhodov na malico. To pomeni, da nimajo nobene evidence delovnega časa. To se bo v letošnjem letu moralo sicer spremeniti, saj evropska direktiva do vseh držav članic zahteva beleženje ure prihoda in odhoda ter izrabe zakonsko določene pravice do počitka. Inšpektorat za delo RS zadnje leto tudi poostreno nadzoruje kršitve delovnega časa in zakonsko določene izrabe počitkov.
Zaradi tega velja, da ima pametno upravljanje z delovnim časom v podjetju lahko ogromne finančne učinke. Če delovni čas ni optimalno organiziran, ima podjetje višje stroške dela, kot bi bilo glede na število zaposlenih potrebno, težje in pozneje odkriva zlorabe ter sprejema ukrepe za zmanjšanje števila absentizma, ki je še posebej v Sloveniji zelo pogost pojav. Nacionalni podatki kažejo, da imamo eno največjih odsotnosti z dela zaradi zdravstvenih razlogov med državami EU. Le stroški nenačrtovane odsotnosti predstavljajo kar 8,7% celotne vrednosti, ki jo podjetje nameni za plače. Zgolj s pametnim upravljanje odsotnosti podjetja tako lahko odklenejo 20 odstotkov skritih rezerv produktivnosti.
Kako povečati produktivnost s pravilnim beleženjem?
Raziskava, ki so jo opravili pri Harward Business Review je pokazala, da obstaja mit o tem, da digitalizacija pomeni drastične in celo distruptivne spremembe v delovanju podjetji. Resnica pa je ta, da uvedba enostavnih digitalnih nalog pri vsakem podjetju lahko sprosti ogromno časa, ki ga lahko nameni opravljanju bolj ključnih nalog, ki na koncu povečajo vrednost za njihove stranke.
Z uporabo modula za planiranje delovnega časa Dynamic Schedulling naše stranke pridobijo kirurško natančen vpogled v evidenco delovnega časa in stanje delovne sile; od tega, kateri oddelek in/ali posameznik ima največje število bolniških odsotnosti, najpogosteje zamuja na delo, predčasno odhaja iz delovnega mesta do tega, ali smo sploh skladni z zakonodajo recimo pri tem, da ne presegamo zakonsko dovoljenega števila nadur oziroma da, če nadur nimamo, te uvedemo in se tako izognemo nepotrebnemu zaposlovanju novega kadra, kar na letni ravni prinaša nižje stroške za plače in bolj optimalne količine zalog. Podatki naše ankete kažejo, da ima 42,1 % podjetji manj kot osem nadur na teden med vsemi obračunanimi nadurami, 47,3% odstotkov pa več kot osem nadur na teden.
Je bolje imeti več nadurnega dela ali manj?
Večjemu številu nadur se je dobro izogibati. Preveliko število opravljenih nadur se lahko pokaže v zdravstvenih težavah, nezadovoljstvu zaradi slabega ravnovesja med osebnih in službenim časom, izgorelosti, slabši produktivnosti in absentizmu. Po drugi strani pa recimo danes večkrat slišimo, kako podjetje ne dovoljuje opravljanja nadur, kar pa na koncu ponekod rezultira v tem, da zaposleni na delovnem mestu preživijo večje število ur od tistega za katerega so plačani zaradi česar se počutijo izkoriščane in frustrirane. Nenazadnje je to tudi nezakonito. Tudi s tem namenom prihaja nova, strožja zakonodaja, ki bo od podjetji zahtevala natančno beleženje opravljenih ur, prihodov in odhodov ter pravice do počitka. V izogib prevelikemu številu nadur, je delo s pomočjo evidence delovnega časa potrebno ustrezno planirati, s tem se v veliki meri lahko izognemo nezadovoljstvu med zaposlenimi.
Več o tem, kako se z učinkovitim planiranjem zaposlenih izognemo nepotrebnim naduram, smo zapisali v tem blogu.
Je zaposleni len ali ima preveč časa?
Tukaj velja opozoriti, da beleženje časa preživetega na delovnem mestu samo po sebi ne daje odgovora na vprašanje, ali je razlog v preveliki količini dela, ali v posameznikovi neučinkovitosti. Za to so potrebna dodatna orodja, na primer myhours.com, ki omogoča vodenja čas po projektih in nalogah. Naša anketa je pokazala, da 51,9% podjetji ne razpolaga s podatkom o rezultatu opravljenega dela v časovni enoti. Kaj to za podjetnika pomeni? Četudi imajo dvakrat boljše finančne rezultate kot konkurenca, to ne pomeni, da so od nje uspešnejši, saj konkurenca lahko za dvakrat slabše rezultate porabi trikrat manj časa, kar pomeni, da je glede na vložek časa (in posledično denarja, ki ga nameni za opravljeno delo) finančno uspešnejša.
Tega pa preprosto ne moremo vedeti, če nimamo podatka o tem, kakšna količina dela je opravljena v določenem času. Prav tako ne neučinkovitih in neproduktivnih zaposlenih ne moremo ustrezno izobraziti ali prekvalificirati, saj za njih niti ne vemo, ali pa vemo le iz govoric za katere nimamo opredeljivih podatkov. Z ustrezno evidenco delovnega časa tako lahko izboljšamo tudi klimo v podjetju, delo zaposlenih in vodstva postane veliko lažje, odločitve pa se lahko sprejmejo na podlagi podatkov in ne intuicije. Naše stranke pravijo, da so z uvedbo sistema Time&Space razbremenile številne oddelke, od informatike, finančne in kadrovske službe ter izboljševale produktivnosti, ki je rak rana slovenskih podjetji. Tudi zato, ker zmotno mislijo, da za njeno izboljšanje potrebujejo velike spremembe, čeravno že z majhnimi koraki lahko veliko storimo.
Brezplačen preizkus aplikacije My Hours za spremljanje časa, porabljenega po posameznih projektih
*V anonimni raziskavi je sodelovalo 73 oseb, obiskovalcev spletne strani www.spica.si. Raziskava je bila opravljena v novembru 2019.
