Kadrovska analitika: razvoj kadrov s pomočjo podatkov

V tem blogu bomo predstavili potencial kadrovske analitike ter odgovorili na vprašanja, zakaj in kako uporabljati to analitiko za spodbujanje poslovne uspešnosti. Razložili bomo, zakaj je kadrovska analitika postala nujna za kadrovsko službo in kakšne sposobnosti imajo znanstveniki s področja upravljanja in obdelovanja kadrovskih podatkov. 

Kaj sploh je kadrovska analitika? Jonathan Ferrar, priznani poslovni svetovalec na področju kadrovske analitike le-to opredeljuje kot odkrivanje, interpretacijo in sporočanje pomembnih vzorcev v podatkih, ki rabijo za informiranje pri odločanju in izboljšanje uspešnosti zaposlenih.

»Zaupati kadrovanje občutku se je izkazalo za slabo idejo. Analiza delovne sile je najhitreje rastoče področje sodobne analitike,« poudarja Thomas H. Davenport z univerze Babson College.

Kadrovanje na podlagi podatkov: izkoristite vrednost velike količine podatkov

V preteklosti je veljalo, da je bila kadrovska služba povsem v domeni ljudi in se ni pretirano ukvarjala s številkami. A stvari se spreminjajo. 

Kot ugotavlja Bernard Marr, strokovnjak za pametno uporabo podatkov v poslu: »Zdaj je pravi čas za uporabo podatkov za spodbujanje uspešnosti – tako zaposlenih kot organizacije kot celote.« 

Rezultati uporabe kadrovske analitike so prepričljivi. Številne študije kažejo, da spodbuja boljšo poslovno uspešnost, hkrati pa izboljšuje izkušnje in počutje zaposlenih. 

Najpogostejše meritve, ki jim spremlja kadrovska analitika, so podatkovni profili zaposlenih, npr. prihodki na zaposlenega, stroški usposabljanja in demografski podatki, izostanki z dela, zvestoba podjetju, plača in zgodovina napredovanja itd. 

Podatkovnih točk, ki jih je mogoče izmeriti, je veliko, edini izziv pa je ta, da so včasih ti podatki obsežni in nepovezani. Če niso pravilno interpretirani in komunicirani, pa se nanje podjetje težje zanese. 

Pri tem lahko podatkovni znanstvenik igra pomembno vlogo.

Zakaj se povečuje povpraševanje po kadrovski analitiki?

Vse več podjetij uporablja analitične rešitve, ki zaposlenim pomagajo pri sprejemanju odločitev. Kar zadeva kadrovanje, lahko ustrezna analitika odgovori na cel kup vprašanj.  

1. Izziv dokazovanja uspešnosti zahtevajo natančnejša poročila

Kadrovska služba in njeno povezovanje s poslovnimi rezultati je zelo težko opredeliti s številkami. Pogosto tudi ne gre za takojšnje vzročno-posledično razmerje.

Toda na drugi strani si vodstva podjetij želijo videti rezultate vlaganja denarja in energije v talente in kadre. Pri kadrovski analizi to morda ne bo imelo standardne oblike metrike »doba povrnitve naložbe« (t. i. ROI), vendar močno pomaga, kadar so koristi za organizacijo lahko prikazane na podlagi merljivih podatkov. 

Upravni odbori podjetij zahtevajo natančnejša poročila glede kadrov. V raziskavi, ki jo je naš svet za naložbe in poročanje o človeškem kapitalu opravil v začetku leta, vodstva podjetij zanima predvsem naslednje: 

• stopnja skupnega prometa (79,3 %),
• stopnja raznolikosti (58,6 %),
• rezultati zavzetosti zaposlenih/kulture (51,7 %). 

Drugi ključni trendi, ki jih je odkrila raziskava družbe PWC, so bili:

• demografski podatki zaposlenih (93 %),
• življenjski cikel zaposlenih (68 %),
• skupna vrednost nagrad (56 %),
• varnost zaposlenih (42 %).

2. Pridobivanje konkurenčne prednosti

V okoljih, kjer velja, da empirično sprejete odločitve prinašajo boljše rezultate, analitiko delovne sile dojemajo kot vrhunski pristop, ki podjetju omogoča izbiro vrhunskih talentov in oblikuje delovna okolja, v katerih se zaposleni lahko dokazujejo in so uspešni.

»Analitika delovne sile veliko pove o podjetju. Kaže na splošno analitično miselnost podjetja,« pravi Ferrar v svoji knjigi Moč ljudi.

3. Pritisk za zmanjšanje stroškov

V podjetjih, ki niso tako donosna, kot bi morala biti, je želja po spremembah toliko večja.

V številnih primerih se generalni direktor podjetja navadno najprej obrne na vodjo kadrovske službe z neprijetno nalogo: prispevati k dobičkonosnosti ali zmanjšati raven stroškov delovne sile (beri: odpuščati).

Pri reševanju tega izziva je analitični pristop v kombinaciji s tradicionalnimi kadrovskimi praksami lahko v veliko pomoč.

4. Lažje poročanje

Nastopila je doba poročil, globokih vpogledov in razkrivanja nefinančnih podatkov poslovanja – tudi podatkov o človeškem kapitalu. 

Neopredmetena sredstva v indeksu S&P 500 zastopajo že 90 % vrednosti indeksa, ljudje/zaposleni pa so njegov ključni del. V primerjavi z letom 1975 je vrednost tega indeksa zrasla zgolj za 17 %. Še nikoli ni bilo pomembneje meriti in upravljati vrednosti, ki jo ustvarijo ljudje, vlagatelji in delničarji si vse bolj prizadevajo za te pomembne informacije. 

Povpraševanje po kadrovski analitiki je tudi posledica potrebe, da se podjetje v poročilih regulatornim organom prestavi trdne podlage glede vrednosti nekaterih meritev človeškega kapitala (na primer razmerje med zaposlenimi in zavzetostjo ter razmerja plač).

Podatki so nova nafta, enako velja za kadrovske podatke

Po poročanju organizacije Nucleus Research je vsak dolar, vložen v analitiko ljudi, podjetjem ustvaril donos v višini 13,01 USD. Kako?

Z analizo podatkov, kot so stopnja odsotnosti z dela, nadure, stroški usposabljanja in produktivnost zaposlenih, ter izračunom stroškov dela in prepoznavanjem vzorcev v fluktuaciji zaposlenih lahko izvršni direktorji izboljšajo splošno izkušnjo zaposlenih, spodbudijo produktivnost in navsezadnje zmanjšajo stroške dela in poslovanja.

Danes se možnost prožnih delovnih urnikov ter dobro ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem dvigata na lestvici prioritet podjetij. S pomočjo analitike človeških virov je spremembe mogoče uvesti hitreje. 

Na začetku je bila kadrovska analitika osredotočena na sledenje osnovnim kadrovskim metrikam in zagotavljanju poročil vodjem o številu zaposlenih in odpuščanju. Danes ekipe za kadrovsko analitiko uporabljajo podatke, da bi razumele vsak del tega, kako ljudje vplivajo na vrednost in poslovanje podjetja. 

Kultura kadrovske analitike je pozitivno povezana s splošno uspešnostjo poslovanja: 65 % vprašanih, ki so dejali, da delajo v organizaciji z močno kadrovsko analitično kulturo, je izjavilo, da je njihovo podjetje posluje bolje kot konkurenčna podjetja. 

Nasprotno pa je le 32 % zaposlenih v podjetjih s šibko analitično kulturo poročalo o visoki poslovni uspešnosti.

Kako postati dober »podatkovni kadrovik«?

Vodja oddelka za kadrovsko analitiko (imenovan tudi ekipa za znanost o ljudeh ali oddelek za analitiko delovne sile) je ključni evangelist in vizionar za odločanje na podlagi podatkov in zagotavlja, da uporaba kadrovske analitike vedno prinaša dodano vrednost podjetju. 

Izkazati je treba močne veščine na področju znanosti o podatkih, hkrati pa biti sposoben aktivno poslušati in imeti močne netehnične, predvsem komunikacijske veščine, s katerimi vodstvu temeljito razloži pomen uporabe podatkov v kadrovski službi in posledice rezultatov analiz. 

Ferrar ocenjuje, da obstaja šest veščin, ki vodijo do uspeha v kadrovski analitiki: splošna poslovna žilica, svetovanje, človeški viri, delovna psihologija, poznavanje podatkov in komunikacija. Če ste v svoji organizaciji deležni odgovornosti za ta področja, je težko izbrati, kje začeti. 

Potrebujete vizijo in poslanstvo. 

Med argumenti za vpeljavo napredne kadrovske politike bi veljajo izpostaviti spodnje: 

• učinkovito poslovanje z boljšimi odločitvami ljudi.
• kadrovska služba se odloča na podlagi podatkov in analitike.
• postati vodilni na trgu s pomočjo analitike in načrtovanja upravljanja človeškega kapitala. 

Primeri vaše misije kadrovske analitike bi lahko bili naslednji: 

Postavitev okolja za analizo človeškega kapitala podjetja, ki bo omogočalo poglobljeno in inovativno pridobivanje podatkov za podporo poslovnim odločitvam. 

Vzpostavitev infrastrukture za vzdrževanje in zagotavljanje analitike delovne sile s ciljem ustvariti podatkovno usmerjeno kulturo, ki vodstvu omogoča vrhunske odločitve. 

Kadrovska služba je strateški partner, ki zagotavlja analitične rešitve za poslovne izzive, povezane z delovno silo, in zagotavlja, da ima podjetje na voljo pravo znanje in sposobnosti zaposlenih ob pravem času, kar mu bo prineslo konkurenčno prednost. 

Posredovanje obdelanih podatkov o zaposlenih kadrovski službi in vodstvu, da bodo bolje poznali svoje ljudi: kdo so, kaj počnejo, kako to počnejo in kaj potrebujejo za uspeh.

Podatkovno vodeno kadrovanje: Kako uporabiti analitiko in meritve za povečanje uspešnosti?

Čeprav mnogi govorijo o uporabi kadrovske analitike za doseganje boljših poslovnih rezultatov, v praksi le malo organizacij uspešno izkorišča svoje podatke. 

Kako lahko torej vaša organizacija izkoristi vse možne vpoglede v današnjem svetu množičnih podatkov?

Sprožite radovednost

Človeška želja po iskanju informacij se nikoli ne konča, podjetja in organizacije niso nobena izjema. Radovednost je vroča tema in danes velja za kritično veščino zaposlenih, ki se ukvarjajo z znanjem. 

Ko se sproži naša radovednost, bolj globoko in racionalno razmišljamo o odločitvah in najdemo bolj kreativne rešitve. 

Organizacija HBR poroča, da je radovednost povezana z boljšo delovno uspešnostjo in komunikacijo ter večjo ustvarjalnostjo in inovativnostjo. Poslovni voditelji nenehno iščejo znanje o svojih organizacijah, da pridobijo vpogled iz vseh obstoječih podatkov. 

Tako se lahko na podlagi dokazov odločijo za načine izboljšanja uspešnosti organizacije in pridobijo konkurenčno prednost na trgu. Prav zato obstaja kadrovska analitika.

Postavite v pravi kontekst

Malo podatkov v napačnem kontekstu je pogosto slabše kot biti brez podatkov. Zato je zelo pomembno, da v svoje analitične projekte vključite kontekstualne podatke. 

V nasprotnem primeru tvegate, da zainteresirane strani napačno razlagajo rezultate vaše analize ali v njih ne prepoznajo nobene vrednosti. Okrepite zgodbo s kontekstualnimi smernicami, saj boste tako v analizo vnesli novo globino in pomen. 

Najprej ugotovitve predstavite na način, ki je potopljen v poslovni kontekst in povezan s poslovno vrednostjo. Podatki, ki kažejo, da so zaposleni opravili 50 ur učenja, nimajo resne dodane vrednosti. 

Najti morate povezavo med učnimi urami in jasnim vplivom na posel. Vprašajte se, ali so učne ure privedle do povečanja spretnosti zaposlenih in kako se te povezujejo z izboljšanjem storitev ali promocijo izdelkov podjetja.

Zgodbe so le podatki z dušo

Poleg tega, kaj se meri in analizira, je morda najpomembnejša zgodba, ki nagovarja zaposlene, vlagatelje, kupce in vodstvo. 

Razumevanje ljudi, funkcij in skupin ter redno, primerno in jasno komuniciranje sta bistven del strokovnjakov za kadrovsko analitiko. 

Pomembno je, da uvide spremenite v prepričljive zgodbe, takšne, ki bodo spodbudile akcijo in spremembe. Pri predstavitvi stvari ne zapletajte. Bodite prijazni do svojega občinstva; ugotovitve jim predajte v enostavni in razumljivi obliki, naj se ne lovijo po nepreglednih vizualnih upodobitvah analiz. 

Glavni cilj mora biti smisel podatkov: vpletite jih v prepričljive zgodbe vašega občinstva. Upoštevajte pomen pripovedovanja zgodb za dokazovanje vrednosti!

Bodite potrpežljivi

Premik miselnosti in doseganje podatkovno gnane kulture poslovanja, take, ki sprejema uporabo množičnih podatkov v kadrovski službi, zahteva čas. Tudi ob hitrem napredku še vedno obstajajo kulturne in tehnične ovire na poti do popolnoma podatkovno gnane kadrovske službe.

Prediktivna analitika bo verjetno potrebovala vsaj 24 mesecev, da bo pokazala pomenljive rezultate.

5. Izberite najboljšo tehnologijo za svoje analitične potrebe

Pretvorba podatkov (posebej množičnih podatkov) v uporabne rezultate ni enostavna. Obstaja več ključnih značilnosti dobrih rešitev za kadrovsko analitiko, ki dajejo pravi vpogled v človeške dejavnike poslovnih rezultatov.

Podatkovno gnane pametne rešitve kadrovske analitike, ki so prijazne do uporabnikov, se ponašajo s 4 značilnostmi:

• odgovarjajo na pereča vprašanja direktorjev in upravnih odborov,
• z lahkoto jih uporabljajo posamezniki, ki niso podatkovni znanstveniki,
• temeljijo na računalniškem oblaku,
• podprte so s statistično analizo in tehnologijo strojnega učenja.

Na primer, beleženje delovnega časa je danes eno od vprašanj, zaradi katerega slabše spijo tako zaposleni kot direktorji. Izbruha virusa COVID-19 je povzročil, da so bila številna podjetja prisiljena prositi zaposlene, da delajo na daljavo.

Korona virus v ospredje še vedno potiska delo na daljavo, vendar morajo imeti podjetja vzpostavljene sisteme in procese za to novo realnost. Kadrovska analitika premore široko paleto rešitev.

Priljubljene rešitve, ki temeljijo na oblaku in ideji, da kar najbolje izkoristite svoje podatke, podjetjem pomagajo premagati težave s sledenjem delovnemu času ter pospešijo poročanje in izdajanje računov. 

Dokazano je, da so ekipe, ki uporabljajo ta orodja bolj produktivne, učinkovite in organizirane.

Kakšno kadrovsko analitiko ponuja programska oprema za spremljanje delovnega časa in upravljanje projektov?

Poročila o delovnem času in prisotnosti ter o spremljanju časa, porabljenega na projektih, so prav tako del kadrovske analitike. Zagotovijo vam lahko osnovno analitiko, obenem pa so tudi zelo dober in enostaven način za začetek uvajanja naprednejše kadrovske analitike. 

Nekaj primerov metrik, ki jih lahko vidite v programski opremi za spremljanje delovnega časa in prisotnosti:

• število opravljenih ur
• stroški delodajalca na zaposlenega
• opravljene nadure
• neizkoriščen dopust
• število odsotnosti iz različnih razlogov
• bolezenska odsotnost po oddelkih ali skupinah in druga odstopanja po oddelkih
• »Zgodnje ptice« in »zamudniki«
• povprečen čas začetka in zaključka dela
• prisotnost v podjetju v določenem trenutku
• prisotnost na lokaciji v določenem trenutku
• razčlenitev časovnih podatkov

Nekaj primerov metrik, ki jih lahko vidite v programski opremi za upravljanje projektov:

• vsi projekti, ki jih podjetje obdeluje v določenem trenutku
• porabljeni čas po projektu na zaposlenega/ekipo
• porabljen čas po vrsti dela
• obračunane in neplačane ure
• skupni čas dela
• načrtovano delo in prosti čas ekipe
• čas, porabljen za sestanke
• stroški dela in drugi stroški projekta
• poročila o stroških na projekt, zaposlenega ali skupino

Več kot le denar

Povpraševanje vodstva podjetja po robustni kadrovski analitiki ne temelji zgolj na prihodkih ali dobičku. Dejansko se razvoj analitike na področju človeških virov včasih rodi iz želje po ustvarjanju boljšega delovnega okolja. 

Ta postopek vodi podjetja do ravnovesja med dobičkom in dobrim počutjem zaposlenih. 

Izvršna direktorica podjetja McBassi na primer poudarja, da je njen poklicni cilj ustvariti boljše merilne sisteme, ki organizacijam pomagajo ustvariti trajnostno, donosno in opolnomočeno upravljanje svojih ljudi.