S Špicino rešitvijo do avtomatskega obračuna več kot 200 različnih vrst plač

O skupini STUDEN Holding: Več kot 850 zaposlenih v 10 državah

»Skupina STUDEN Holding ima mednarodni portfelj kmetijskih dejavnosti, ki zajema predelavo, trgovanje in distribucijo kmetijskih proizvodov, kot so sladkor, jedilna olja, oljarice, žita in kava. Skupino STUDEN Holding sestavlja več podjetij. BIMAL se ukvarja s proizvodnjo jedilnega olja, STUDEN AGRANA pa s proizvodnjo sladkorja. Tretji segment zajema kavo Mingos. To zaokroži našo ponudbo osnovnih živil,« pove Tijana Čolić, vodja kadrovske službe skupine BIMAL.

Holding je bil ustanovljen leta 1992 na Dunaju, kjer je tudi sedež družbe. Prek kapitalskih povezav je skupina STUDEN Holding vzpostavila svoja proizvodna in distribucijska podjetja ter zagnala sklop investicijskih projektov v živilski industriji na Zahodnem Balkanu. Skupina ima danes več kot 850 zaposlenih v 10 državah v jugovzhodni Evropi in na Bližnjem vzhodu: v Avstriji, Sloveniji, na Hrvaškem, v BiH, Srbiji, na Kosovu, v Albaniji, Združenih arabskih emiratih, Izraelu in Turčiji.

Skupina STUDEN Holding vlaga v živilsko industrijo Bosne in Hercegovine. V tri tovarne v Brčkem v BiH je vložila že več kot 100 milijonov EUR. V okviru strateških partnerstev z avstrijskima podjetjema AGRANA in VFI (VEREINIGTE FETTWARENINDUSTRIE) je v Brčkem zgradila velik agroindustrijski kompleks, v katerem delujejo tovarna za proizvodnjo jedilnega olja BIMAL, rafinerija sladkorja STUDEN-AGRANA, tovarna za proizvodnjo kave MINGOS in več storitvenih podjetij.

Več informacij o skupini STUDEN je navedenih na koncu članka.

Izzivi: Orodje za obračun plač ob upoštevanju zapletene regulativne v BiH, Dubaju, na Dunaju, v Srbiji in Ljubljani

»Programska oprema Špice omogoča načrtovanje delovnega časa in razvrščanje delavcev v izmene. To je za nas najpomembnejše.« Mirsad Lišić

Pri podjetju BIMAL d.d. kot največjem proizvajalcu jedilnega olja v Bosni in Hercegovini so se leta 2015 odločili nadgraditi svoj sistem za evidenco delovnega časa, saj pri dotedanjem sistemu ni bilo mogoče načrtovati izmen, pojavljale pa so se tudi težave pri prenosu podatkov iz časovnih terminalov.

Več podjetij je priporočilo Špico zaradi njene robustne in trpežne strojne opreme. Špica je za podjetje BIMAL organizirala obisk slovenskih proizvodnih podjetij, ki za registracijo delovnega časa in prisotnosti uporabljajo Špicino rešitev.

»Programska oprema Špice omogoča enostavno načrtovanje delovnega časa in razvrščanje delavcev v izmene. To je za nas pomembno, saj omogoča večjo preglednost samega plana dela. Sistem je bilo potrebno nekoliko prilagoditi. Pri Špici so to razumeli in skupaj smo ga nadgradili glede na naše potrebe. Torej Špica je zaradi kompleksnosti našega sistema svojo rešitev prilagodila za nas kot stranko. Zdaj to rešitev maksimalno uporabljamo, saj je preprosta, aplikacija pa je zelo pregledna in enostavna za uporabo,« pravi Mirsad Lišić, direktor agencije za varnost v skupini STUDEN Holding, ki je zadolžen za nadzor pristopa in upravljanje delovnega časa za približno 40 zaposlenih v agenciji. 

»Špicine rešitve se uporabljajo v vseh podjetjih, ki poslujejo v okviru agroindustrijskega kompleksa Brčko, in proizvodnih podjetjih skupine, ki poslujejo v Srbiji.« Tijana Čolić

»Ker je distrikt Brčko kondominij Bosne in Hercegovine, se je skupina STUDEN Holding soočila s številnimi izzivi, zlasti zaradi zapletenih pravnih predpisov, ki urejajo delovno pravo. V naših podjetjih zaposlujemo ljudi iz Brčkega, entitet Federacije Bosne in Hercegovine in Republike Srbske, kar je zaradi zakonodajne ureditve obeh entitet zelo zapleteno. V sodelovanju s Špico pa smo dobili podporo pri avtomatizaciji teh kompleksnih procesov in ustrezno rešitev za vse vrste plač,« pojasnjuje Vanja Grčević, administratorka kadrovske službe za obračun plač v podjetju BIMAL.

»Rešitev nam je olajšala pregled. Prej smo vodili klasično delovno evidenco, pri čemer je imel vsak zaposleni svoj list, podatki o prihodu in odhodu pa so se vnašali ročno. Na podlagi teh listov smo za vsakega delavca ugotavljali, katere vse vrste dela je opravljal. Predstavljajte si, kako se počuti zaposleni v računovodstvu, ko za obračun plač prejme več kot 200 takšnih listov. Poleg tega mora za vsakega delavca ločiti tudi vrste dela, tj. redno delo, nočno delo, nadure ...,« dodaja Vanja Grčević.

To je zelo zapleteno. Zato glavni cilj pri uvajanju rešitve Time&Space ni nobeno naključje: »Naš glavni cilj je bil spremljanje prisotnosti vseh zaposlenih v skupini. Na tem temeljita izvoz podatkov in obračun plač,« pojasnjuje Tijana Čolić.

Prej je vsakič bilo treba upoštevati, da niso vsi delavci prijavljeni v isti sistem zdravstvenega zavarovanja in isti davčni sistem ter niso v isti entiteti BiH. Šele nato se je ročno vnašalo podatke za vsakega zaposlenega glede vrste opravljenega dela v sistem ERP.

V praksi to pomeni, da bi na primer samo obdelava takih listov za 280 zaposlenih v podjetju BIMAL, enemu od podjetij skupine STUDEN Holding, trajala dan do dan in pol. Ročni vnos zneska vsake vrste prejemka za vsakega od delavcev pa je trajal še dlje. Če je imel vsak zaposleni povprečno sedem do osem različnih vrst prejemkov, to pomeni od 1500 do 1600 ročnih vnosov posamezne vrste prejemka.  

Eden izmed najpogosteje uporabljenih modulov v okviru rešitve Time&Space je modul za obračun plač Payroll Integration Framework (PIF), ki uporabnikom omogoča učinkovito obdelavo podatkov iz evidence delovnega časa in njihov prikaz po različnih vrstah plačil (»counters«). Na ta način uporabnik bistveno zmanjša potrebo po ročni obdelavi podatkov, podatki pa so hitro in brez tveganja za človeško napako pripravljeni za analizo ali vnos v plačni program. 

V podjetju BIMAL se z modulom PIF obračuna preko 200 različnih vrst plač, pri čemer se na podlagi podatkov uporabnikov samodejno izračunajo vrste plač za različne kombinacije (npr. redno delo v Federaciji BiH, redno delo v Republiki Srbski, redno delo v distriktu Brčko).

Poleg tega Zlatan Zimonjić, direktor IT v skupini STUDEN Holding, pojasnjuje: »Imeli smo dva ali tri različne sisteme ERP in module. S Špico smo morali poiskati skupno rešitev za same datoteke. Največji izziv pa je bil dostop do podatkov«.

Danes je vse to veliko enostavnejše. 

»Vsakič je bilo treba upoštevati, da niso vsi delavci prijavljeni v isti sistem zdravstvenega zavarovanja in isti davčni sistem ter niso v isti entiteti BiH,« pove Vanja Grčević. 

Rešitev: »S pasjanse na PlayStation.«

Podjetje BIMAL je rešitev implementiralo poleti 2016, tako da je najprej vzpostavilo postopek sledenja času za del delavcev in 16 vodij. Eden najpomembnejših delov je bila uvedba avtomatskega planiranja, ki bistveno zmanjšuje potrebo po ročnem planiranju, saj Time&Space ponuja dinamično, »sprotno« porazdelitev delovne sile v primeru nepredvidljivih odsotnosti zaradi bolniških dopustov ali podobnih dogodkov.

Jeseni 2016 je podjetje BIMAL začelo pripravljati obračun plač s Time&Space modulom PIF, ki omogoča avtomatski izračun podatkov o prisotnosti na podlagi več pravil. Ker delavci podjetja BIMAL prihajajo iz različnih delov Bosne in Hercegovine, je moralo podjetje upoštevati tri različne zakonodaje o delu (Federacija, Republika Srbska, Brčko).

»Lahko bi rekli, da je bila selitev iz prejšnjega sistema v Špicino rešitev kot prehod s pasjanse na PlayStation,« je kaj kmalu po uvedbi prehod na novi sistem opisala ena od zaposlenih v kadrovski službi podjetja BIMAL.

»Špicina rešitev se zdaj uporablja v vseh agroindustrijskih podjetjih v skupini STUDEN Holding,« pravi Tijana Čolić, pri tem pa dodaja: »Ljudje imajo odpor do kakršnih koli sprememb. Na začetku tega niso vsi dobro sprejeli. Toda sčasoma so ugotovili, da sistem ne koristi samo nam, ampak tudi njim. Gre za nekaj, kar je neizogibno, nujno. In pravila so zato, da se jih upošteva ali ne. Ni bilo potrebe, da bi morali kogar koli sankcionirati.« 

Uporabljajo se mobilne in stacionarne naprave.

Zdaj so rešeni vsi naši izzivi pri obračunu več kot 200 vrst plač, kot so nadomestilo za nočno delo, delo na proste dneve, nižja plačna osnova zaradi bolniškega staleža, porodniški dopust, delno plačilo nadur in prenos preostalih v naslednji mesec, nadomestilo za malico.

Ko so podatki za obračun plač pripravljeni, se avtomatsko prenesejo v sistem ERP s pomočjo integracije PIF in ERP znotraj podjetij skupine STUDEN Holding, tako da so računovodske službe pripravljene za obračun plač.

Na področju odsotnosti z dela je bilo težko vse povsem centralizirati. Spremembe so ponekod dobrodošle in zlahka sprejete, drugod pa ne. Vendar pa se je absentizem zmanjšal, saj so ljudje enostavno začeli razumeti, da je sistem sprejet in da obstajajo pravila, ki jih je treba spoštovati. Dodatno  discipliniranje ni bilo potrebno. Ljudje so zavestna bitja in so odgovorni za svoja dejanja,« pojasnjuje Tijana Čolić.

»Uporabljajo se mobilne in stacionarne naprave. Mobilne naprave lahko uporabljajo vozniki tovornjakov.« Zlatan Zimonjić

Rezultati

Danes Špicini terminali v celotnem agroindustrijskem kompleksu skupine STUDEN Holding zbirajo podatke o prisotnosti in prikazujejo stanje. Vodje načrtujejo in preverjajo prisotnost na svojih spletnih modulih. Administrator, kadrovska služba in računovodske službe pripravijo podatke o plačah z uporabo Time&Space modula PIF in končne podatke prenesejo v sistem ERP podjetja BIMAL. Najpomembnejše prednosti uvedenega sistema so naslednje:

• znatno sta se zmanjšala ročno delo pri obračunu plač in zapleteno poročanje organom (zavod za zdravstveno zavarovanje in davčna uprava);
• delo vodij v zvezi z upravljanjem podatkov o prisotnosti in načrtovanjem dela za njihove zaposlene se je poenostavilo;
• podatki o prisotnosti so preglednejši tako za delavce kot za vodje;
• zmanjšal se je absentizem;
• manj je izgubljenega časa med registracijo delavca na terminalu in začetkom njegovega dela.

Zakaj? Vanja Grčević pojasnjuje, kako so v skupini STUDEN Holding pri sami registraciji šli še korak dlje. Vsak obrat ima svojo napravo za dostop do delovnega mesta. Delavci se v terminal prijavijo takoj, ko vstopijo v obrat. Zato se ne izgublja čas na poti od vstopa v podjetje do vstopa v obrat in začetka opravljanja dela na delovnem mestu.

»Zdaj je cel proces avtomatiziran. Administratorji potrdijo podatke za pretekli mesec. Če je treba kar koli popraviti, se to naredi. Takšno končno skupno poročilo gre v računovodstvo. Računovodstvo pa avtomatično izplača plače,« pove Vanja Grčević.

Več podrobnosti o skupini STUDEN

Pod krovnim holdingom sta bili zaradi obsega poslovanja in razvoja poslovne mreže jasno opredeljeni dve poslovni skupini, in sicer skupina BIMAL in skupina AGRANA-STUDEN.

Skupina BIMAL

Skupina BIMAL je proizvajalec izdelkov iz semen oljaric in zajema šest operativnih podjetij. Skupina BIMAL v okviru svoje proizvodnje, prometa, storitev in distribucijskih podjetij opravlja vse naloge, začenši s predelavo oljaric, proizvodnjo surovih olj in beljakovinskega zrnja, promet z njimi in trgovino z žiti ter na koncu s proizvodnjo jedilnih olj, zrnja, lecitina in maščobnih kislin ter trgovino z njimi, pa tudi zagotavljanjem skladiščnih storitev in storitev poslovnega parka.

Skupina AGRANA-STUDEN

Skupina AGRANA-STUDEN je odgovorna za trgovino, predelavo in distribucijo sladkorja in sladil v vseh oblikah. Trenutno ima deset operativnih podjetij, ki tesno sodelujejo s ciljem ugodne nabave surovin različnega porekla iz vseh delov sveta, predelave surovega sladkorja v beli kristalni sladkor in distribucije končnega proizvoda v skladu z zahtevami proizvajalcev hrane in pijač, veleprodaje in maloprodaje.

Skupina STUDEN GLOBAL

Skupina STUDEN GLOBAL ima sedeža v Dubaju in Sao Paulu in trguje predvsem s surovo kavo. Uporablja se široka paleta surovih zrn Arabice in Robuste, ki se kupujejo neposredno na plantažah kave v Braziliji, Indiji in Vietnamu. V Brčkem distriktu v Bosni in Hercegovini se nahaja proizvodnja pražene kave MINGOS Coffee. 

Obsežne izkušnje s praženjem zrn in proizvodnjo različnih vrst mlete kave podpirajo poslovanje STUDEN GLOBAL v diviziji kave. Blagovne znamke v tem segmentu so mešanica najboljših vrst surove kave na svetu, kar zagotavlja vrhunsko kakovost, okus in aromo.