Time&Space so nadgradili za terensko delo, bolniške izostanke in obračun malice

Izziv

Pred leti, še pred uvedbo rešitve Time&Space, v ljutomerskem Cleangradu niso imeli programa, ki bi omogočal sodoben načina beleženja delovnega časa. Zato se je vodstvo odločilo, da ga zamenja.

O razlogih zato največ ve direktor Jernej Zupančič: »Pravilno beleženje časa in s tem obvladovanje stroškov, predvsem na montažah v tujini, je za nas ključnega pomena.« 

Želeli so digitalizirati beleženje delovnega časa, uvesti sodoben način beleženja, ki bo dostopen vsem zaposlenim. Zdaj lahko vsak zaposleni zase preverja stanje ur, število dni dopusta, odobrene odsotnosti … Vse je transparentno. Vodje oddelkov pa lahko spremljajo podatke za celoten oddelek. Seveda tudi v administraciji za celotno podjetje.

»To je najbolj preprost, hiter, avtomatiziran način beleženja. Vse je zabeleženo v enem sistemu. Ni potrebnih posebnih evidenc. Tudi različni izpisi so avtomatizirani: o stanju delovnih ur, dopustov, bolniških odsotnosti, koriščenja nadur,« pravi Snežana Bokan Kuprivec, vodja kadrovske, pravne in administrativne službe v Cleangradu

Po besedah Snežane Bokan Kuprivec je sistem zelo fleksibilen in ga je možno nagrajevati. Tudi prilagoditi organizaciji. V Cleangradu so ga nadgradili za delo na terenu, z vmesnikom Pif pa za obračun plač. Iz potnih nalogov za različne države avtomatsko dobijo vse podatke, čeprav več kot sto delavcev dela po različnih krajih. Kmalu bodo digitalizirali tudi potne naloge.

O Cleangradu: več kot 100 zaposlenih na terenu

»Imamo dve proizvodni lokaciji v Ljutomeru: proizvodnjo čistih prostorov in proizvodnjo opreme in pohištva. V prvi je zaposlenih 33, v drugi pa 29 delavcev. Več kot 60 je zaposlenih v pisarnah. Večina, okoli 100 oseb, pa dela v montaži na terenu,« pravi Snežana Bokan Kuprivec.

Projektov je na terenu okoli 100 na leto. Trajajo od enega tedna pa do leto dni ali pa celo več let. Vsaj 20 ali 30 jih je naenkrat. Na enem projektu dela od pet do 20 oseb.

Glede na kompleksno organizacijo podjetja in dela v Cleangradu pri uporabi sistema Time&Space ločijo med proizvodnimi in pisarniškimi zaposlenimi. V pisarnah imajo namreč drseči, v proizvodnji pa fiksni delovni čas.

Time & Space je povezan s programom Pantheon, in sicer z vmesnikom Pif. Na ta način se podatki iz Time & Space-a samodejno izvažajo v Pantheon z enim samim klikom. S pomočjo Pantheona pa vodje oddelkov dobijo v pregled tabele z obračunanimi plačami in ostalimi podatki. Dokončno podatke potrdi direktor.

Zdaj je to tudi zanj bolj preprosto. »Potrditev oddelanih ur in dodanih stimulacij je pregledna in hitra. V primerjavi s predhodnim potrjevanjem se je zmanjšala iz 2 ur na vsega 10 minut,« pravi Jernej Zupančič.

»Pazljivi moramo biti pri vnosu podatkov. Zgodi se, da se kdo pozabi kartico ipd. Vodje to rešujejo z nadzorom in reševanjem sproti,« pa dodaja Snežana Bokan Kuprivec.

Rešitve

a. Terensko delo

Posebnost Cleangrada je zlasti delo na terenu. Zato imajo na terenu mobilne registratorje, ki jih zadolži vsak vodja monterske ekipe. Z vsako ekipo kamorkoli v tujino gre tudi mobilni registrator. Tako lahko beležijo delovni čas na terenu.

Ure celotnega projekta na terenu razdelijo po delovnih nalogih. Tako vedo, koliko delovnih ur je bilo porabljenih za posamezni delovni nalog. Ta podatek je pomemben pri analizi, saj tako vedo tudi za v prihodnje, koliko delovnih ur je potrebnih za določen projekt. Vidijo pa se tudi odstopanja in možna izboljšanja, da se lahko več naredi v krajšem času ali z manj delavci.

To je ključnega pomena za optimizacijo dela in za bodoče ocene proračuna projektov oziroma Cleangradove cenovne ponudbe. Poleg tega ti podatki olajšajo komunikacijo s kupci v primeru nepredvidljivih dogodkov, ki vplivajo na izvedbo projekta.

»Zgodi se, da kupci včasih tudi razumejo takšne situacije,« se rada pošali Snežana Bokan Kuprivec.

b. Malice

Sistem so nadgradili tudi tako, da evidentirajo število malic. Avtomatsko beležijo, koliko je v menzi v podjetju kdo od zaposlenih zaužil malic. Temu primerno se ob koncu meseca samodejno obračunajo stroški prehrane. Seveda glede na število zaužitih malic.

»Tako zaposleni ne potrebujejo za malico več denarja pri sebi, ampak samo kartico. Če imaš pri sebi kartico za beleženje delovnega časa, dobiš lahko tudi malico,« pravi Snežana Bokan Kuprivec.

c. Bolniške odsotnosti

Podatke v Time&Space črpajo tudi iz zdravstvene aplikacije e-Bol, kje so zabeležene bolniške odsotnosti. Ni jim več treba tiskati bolniških listov in jih ročno evidentirati. Delavci javijo, da so odsotni zaradi bolezni. Podjetje pa vsakega 5. v mesecu prek e-Bola počrpa podatke v Time & Space.

Za dneve, ko zaposleni nima evidentiranega prihoda na delo, ima pa na ta način evidentirano bolniško odsotnost, saj se ta avtomatsko obračuna pri plači. V Cleangradovi kadrovski službi morajo samo vnesti številke zdravstvenih kartic zaposlenih v aplikacijo e-Bol.

Se pa res zgodi, da zdravniki pravočasno ne zaključijo bolniškega staleža. To se je kar pogosto dogajalo lani in v začetku letošnjega leta. Zlasti v času pandemije.

»V takšnih primerih moramo poklicati zaposlenega, da to uredi s svojim osebnim zdravnikom,« še pojasni Snežana Bokan Kuprivec.

Rezultati

1. Iz pisarn imajo nenehen pregled nad beleženjem delovnega časa na terenu.
2. Avtomatsko lahko izpišejo opravljene terenske ure po posameznih projektih.
3. Podatke o bolniških odsotnostih lahko z enim klikom prenesejo v Time&Space.
4. Avtomatsko lahko obračunavajo tudi stroške prehrane.
5. Prenos odgovornosti in skrbi za beleženje delovnega časa je na zaposlenih.

Anekdota: Na gradbiščih kdaj pa kdaj ni signala. Pa tudi kakega evidentiranega delavca ne. 😊

Snežana Bokan Kuprivec se spomni tudi anekdot. »Včasih so izzivi na terenu, ko ni signala, pa so vodje zato nejevoljni. V teh primerih sistem ne dela ali je počasen. Ampak to vse mi potem rešimo. To so bolj dnevne cvetke.
Zgodilo se je tudi že, da nekoga ni bilo na gradbišču, pa je bil vseeno evidentiran, da je prišel na delo. Nekdo je prišel na delo z dvema karticama, tudi s kartico sodelavca, ne le s svojo. V tem primeru pa deluje le nadzor.«